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第6章 准时与专注

自己预定的会议一定要准时参加。如果无法准时出席呢？当你意识到自己即将迟到时，必须第一时间通知所有与会人员，让大家有充分的准备。这是基本的社交礼仪，更重要的，它还能最大限度地减少大家的时间浪费，同时还能树立良好的个人品牌。

想象一下这种情况：与会人员上周收到通知，今天上午10点要开会。为了按时参加会议，临近10点时，大家停下手头正在进行的工作，提前5分钟到会议室，而你却没有准时到会。大家都在等你，会议无法开始，他们又不能离开，因为他们不知道是否刚离开你就来了。

要知道，所有的与会人员为了参加你预定的会议，他们中断自己手头的工作，他们停下的每一分钟都是你从他们身上偷走的一分钟生产力。这不仅关乎到彼此的尊重，还关乎到生产力和形象问题。如果对方是客户、投资者或候选人，我很难相信他们会选择与你合作；如果对方是你的员工，即便口里不说，心里定会存在不满。所以，浪费他人的时间没有赢家，只有双输。

准时的确重要，但计划往往赶不上变化。会议之前接到一个重要电话；两个会议时间间隔较短，而前一个会议严重超时导致下一个会议无法按时参加；有时候，交通堵塞也来添乱；有时候，即使精心策划，也难保万无一失。这就是生活，没关系，我们不必对太过于苛求完美。

迟到没关系，重要的是：当你意识到自己会迟到时，及时通知所有人。记住，不是在会议开始之后再通知大家，而是在会议开始之前，当你意识到自己会迟到的第一时间。理想情况下，在大家还没有中断自己的当前工作而准备参加你的会议之前，你得告诉他们你会迟到（或者推迟会议），这样就不会浪费大家的时间。

除了准时，你还必须保持专注。专注意味在会议之前，你对会议主题做了精心准备，包括会议材料。“变得专注”可能还需要多花费几分钟――准备会议，研究主题，了解与会者，在两个连续的会议之间去趟洗手间，茶歇或吃点心等等。

以上事项都需要额外的时间来处理。对于外部会议，我建议你计划提前15分钟到达现场；对于内部会议，在会议之前先预热即将讨论的主题；在预定会议时，如果有连续的会议，设置一定的缓冲时间，两个会议之间至少相隔5 ~ 10分钟。

方便起见，建议会议时长设置为25或50分钟（Google日历还有自动设置），这样就有了5 ~ 10分钟的缓冲。

在会议中，不少CEO经常犯这样错误：不停检查是否有新的邮件、短信等。即使检查操作只需一两秒钟，他们也无法摆脱“在线”状态。要知道，这非但不尊重与会者，而且还违背了会议的目的（即同与会者讨论问题）。在会议上发送消息，意味着相对而言，会议并不重要。此外，这也在公司树立了一个坏榜样，大家争相效仿之后，想纠正就很难了。

在每次会议期间，将手机放在口袋里或屏幕朝下。坚持第4章（收件箱清零）中提到的策略有助于专注会议。让你的员工充分发挥他们的能力吧，不要浪费大家的时间。如果会议效率不高，那就让它变得高效（参见第21章）。

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