如何建立数字化招标采购(系统)评价体系?

前言

长期以来,采购的经济目标占据了主导地位,采购人、采购代理机构或出于“经济人”的本性,或迫于采购资金的限制,极易采购便宜的产品、工程和服务,而忽略了采购的价值。

有效的采购制度,不仅仅以控制成本为主要目的,而是要最大化地实现该制度的价值。也就是说,采购部门不仅仅是成本控制部门,还应该树立实现价值最大化的理念,例如促进合理公平竞争、发展韧性供应链、支持绿色环保、鼓励自主创新。

招采评价体系

采购评价需要科学的评价标准,通过科学理性的评价体系来保证既定目标的实现,达到合理分配并优化资源的目的。

在信源众多的项目经验中,政企用户重视供应商评价、专家评价、代理机构评价、项目评价。信源信息数智化招采平台构建多方位的评价体系,提升评价信息在招标采购活动中的共享和运用,促进招采活动的全过程监管。

评价体系解决方案

为了全面、客观、科学地评价招标采购活动实施效果,需建立全面的评价指标体系和具有可操作性的量化模型,对招标采购活动进行多角度、全方位和数据化评价,从而提升采购管理的效率和效果。

1、供应商评价

需求意义:供应商评价是评价体系中的至关重要的一环。评价供应商的表现可以促进采购人获得高质量的产品和服务,同时也能减少风险和提高效率,维护供应链稳定,提升采购管理深度。信源信息在深耕大量项目案例和场景应用的基础上,已形成一套成熟的供应商评价解决方案。

确定评价范围:根据实际情况,选择合作过单次及以上供应商,或年度合作供应商,进行评价。

设立评价要素:针对货物类供应商,可从产品质量、产品供应、价格、服务、应急处理等多个维度设立评价标准。针对服务类供应商,可从服务效率、服务质量、服务人员、应急事件等多个维度建立评价标准。针对工程类供应商,可从履约管理、施工管理、施工后情况、质量事件等多个维度设立评价标准。

组织评价方式:支持履约评价、验收评价、日常评价、季度/半年/年度评价等不同时点的评价方式。

量化评价得分:支持多层级单位、多部门共同参与,通过加权汇总自动形成供应商评价得分。

反馈与改进:根据供应商评价得分,对应生成供应商整改意见、智能标记供应商等级。对于整改后仍不达标,发生重大事故、违纪违规的供应商,可将其列入黑名单。对优质供应商,可施行邀请招标、长期合作、直接签约等激励措施。

此外,供应商评价还可结合供应商大数据画像(基础能力、经营风险、财务指标、知识产权、法律诉讼、履约评价等综合能力体系),建立更完善的供应商可视化管理体系,以帮助采购人更好地选择和管理供应商,实现供应链的稳定发展。

2、专家评价

确定评价范围:企业通常会对参加过评审的专家进行评价。政府采购中,一般对参与政府采购活动的评审专家进行履职评价。

设立评价要素:企业采购中,对专家评价通常有专业水平、评审质量、评审态度、行为规范等评价要素。

政府采购中,通常分为一般评价行为(影响采购活动公正公平、破坏市场正常秩序的行为)和重点评价行为(违反政府采购领域法律法规、行政规章规定的行为)等评价要素。

组织评价方式:企业采购中,分为项目评价、日常评价、季度/半年/年度评价;政府采购中,分为履职行为相互评价、监督检查考核评价。

量化评价得分:支持多层级、多部门、多评价主体进行评价。通过加权汇总自动形成评审专家评价得分。

反馈与培训:根据评价结果,对评审专家进行反馈,并提供必要的在线培训学习以提升评审能力,或对不合格的评审专家进行解聘。

此外,专家评价可结合评审专家大数据画像(出勤率、评审态度、评审能力、异常行为、违法行为、专家评审偏好等综合画像体系),建立更完善的评审专家管理体系,保障招标采购活动的客观、公平、公正。

3、代理机构评价

需求背景:通常政采交易中,对采购代理机构进行监督评价。在企业招采方面,对于大型集团采购量大且业务多样复杂,需要遴选或建立招标代理库的情况下,可以对招标代理进行评价来提升管理深度。

设立评价要素:包括诚信评价、业绩评价、专业知识评价、文件制作能力、服务态度评价、机构基本情况(基本信息、资质信息、中选记录、信用信息)等评价要素,对代理机构实行动态评价和管理。

评价数据来源:系统通过内部数据(多层级、多部门、多主体的评价),以及与招标代理机构行业监管平台、企业第三方信用平台的互联互通,建立招标代理机构的信用管理体系。

合作与反馈:根据评价结果,与代理机构进行深度合作,共同提升代理效果,并及时反馈问题,促使其改进。

4、项目评价

招标采购活动的实施效果表现涉及多个方面,可按照组织实施、采购管理、采购效益等方面对招标采购项目做出评价。

组织实施:从立项准备、采购方案、组织程序、合同履约执行、文件归档等方面全面评价招标采购全过程。

采购管理:从招标采购主体在规划策略、资源投入、组织协调、决策审批、监督管控和技术手段等方面评价招标采购管理的完善性和规范性。

采购效益:从招标效率、节资效果、供应商参与度、采购结果以及成果满意度等方面评价招标采购活动的效果;从执行力、制度优化、内部控制、人才培养、风险防范等方面评价招标采购活动的管理效益;从绿色环保、产业链经济、项目推广、自主创新等方面评价招标采购活动的社会效益。

此外,项目评价可结合项目大数据分析(需求量、项目量、交易金额、节资金额、采购时效、采购方式、物资排名、供应商排名、交易趋势等信息),建立更完善的项目全过程监督管理。

结语

通过对供应商、评审专家、代理机构和项目的评价,从而提升评价信息在招采活动中的共享和运用,促进采购活动的全过程监管。

招采评价体系并不是只有以上四大方面,信源信息将不断丰富评价维度、完善评价指标和改变评价策略,最大限度地运用信源数智化招采平台挖掘采购的作用和价值,最终实现为政企用户降本增效、提质增收的目标。

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