十二、项目采购管理

1、规划采购管理

​ 规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。

1,1、关键输入

1. 组织过程资产

   组织使用的各种合同协议类型也会影响规划采购管理过程中的决策。能够影响规划采购管理过程的组织过程资产包括（但不限于）：

   • 预先批准的卖方清单
   • 正式的采购政策、程序和指南
   • 合同类型

   常见的合同类型分为以下三种

   合同类型	简介
   总价合同	此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用
   成本补偿合同	此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于：工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更。
   供料合同	在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持

   总价类合同细分：

   总价合同	简介
   固定总价	是最常用的合同类型。大多数卖方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已经确定，并且不允许改变
   总价加激励费用	这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给于相关的财务奖励
   总价加经济价格调整	合同包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货捧场、某些特殊商品成本增加（或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整

   成本补偿合同细分

   成本补偿合同	简介
   成本加固定费用	为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用
   成本加激励费用	为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用
   成本加奖励费用	奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主管判断来决定，并且通常不允许申诉

1.2、关键技术

1. 自制或外购分析

   自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。在自制或外购分析中，可以使用回收期、投资回报率（ROI）、内部报酬率（IRR）、现金流贴现、净现值（NPV）、收益成本（BCA）或其他分析技术，来确定某种货物或服务是应该在项目内部自制，还是从外部购买。

1.3、关键输出

1. 招标文件

   招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。

2. 采购工作说明书

   采购工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果

   采购工作说明书	信息邀请书（RFI）	报价邀请书（RFQ）	建议邀请书（RFP）
   工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果	如果需要卖方提供关于拟采购货物或服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议书。	如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。	如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关严格的采购规则。

3. 供方选择标准

   在确定评估标准时，买方要努力确保选出的建议书将提供最佳质量的所需服务。供方选择标准可包括（但不限于）：

   • 能力和潜能
   • 产品成本和生命周期成本
   • 交付日期
   • 技术专长和方法
   • 具体的相关经验

4. 独立成本估算

   对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。

2、实施采购

​ 实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程主要作用是，选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。

2.1、关键技术

1. 广告

   广告是就产品、服务或成果与用户或潜在用户进行的沟通。在大众出版物（或指定的报纸）或专门行业出版物上刊登广告，往往可以扩充现有的潜在卖方名单。大多数政府机构都要求公开发布采购广告，或在网上公布拟签署的政府合同的信息。

2. 投标人会议

   投标人会议（又称承包商会议、供应商会议或投标前会议）是在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议，其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待。

3. 建议书评价

   对建议书进行评估，确定它们是否对包含在招标文件包中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出了完整且充分的响应。

3、控制采购

​ 控制采购是管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更纠偏，以及关闭合同的过程。本过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。

3.1、关键技术

1. 绩效审查

   对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析，以审查合同工作的绩效。其中包括确定工作包提前或落后于进度计划、超过或低于预算，以及是否存在资源或质量问题。

   ISO9001
   ISO9001国际质量管理体系标准是迄今为止世界上做成熟的一套管理体系和标准，是企业发展和成长之根本。
   

2. 索赔管理

   如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，或对变更是否发生存在分析，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。此类有争议的变更成为索赔。如果不能妥善解决，它们会成为争议并最终引发申诉。

3. 采购审计

   审计是对采购过程的结构化审查。应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。

   常见审计类型区分

   审计类型	区别	共性
   质量审计	识别全部正在实施的良好及最佳实践； 识别所有违规做法、差距及不足	总结出良好实践要补充汇总到组织的组织经验教训知识库里
   风险审计	评估风险管理过程的有效性
   采购审计	对采购过程进行结构化审查