高效时间管理法则

你是否天天在忙，是否忙的不得要领，认真领会时间管理的四象限工作法，它会让你的工作变得高效。

一、时间管理的误区

二、时间是如何被浪费的？

内部因素

外部因素

三、时间管理的5个阶段

1.公鸡型时间管理：

2.仓鼠型时间管理：

3.北极熊型时间管理：

4.群狼型时间管理：

5.熊猫型时间管理：

四、时间管理四象限法则

1.重要又紧急：

2.重要不紧急：

3.紧急不重要：

4.不重要不紧急：

五、时间管理法则--80/20原则

六、如何应对各方面的干扰

1.应对来自上司的干扰：

2.应对来自同事的干扰：

3.应对来自下属的干扰：

4.应对来自自己的干扰：

一、时间管理的误区

时间本身不能够被管理，时间管理归根到底是对单位时间内事件的管理。离开事件的管理就谈不上时间的管理。时间管理也就是选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。

【以前我一小时只能做完5件事情，学习时间管理后能够在一小时内做完8件事情，我的时间管理不错吧。（×）】

其实这是时间管理认识的误区，并不是说单位时间内做的事情越多，效率就越高。学习时间管理的目的是在单位时间内能够轻松自如地创造最大的价值。

二、时间是如何被浪费的？

内部因素

1.目标不明确。每天就像无头苍蝇一样任杂事摆布，忙忙碌碌。好像每天都有做不完的事，抽不出时间考虑重要的或全局性的问题。再加上性情烦躁，问题成堆，工作效率很低。

2.做事拖延。做事拖延是因为没有目标或者是性格导致。表现为直到deadline才着急，经常把事情推到明天再做，导致陷入不能按时完成工作的焦虑中。等待解决的问题越急越多，最终不得不放弃。

3.环境干扰。例如电话铃声、同事的谈话声，突然来客的干扰都会占用你的时间，打断安排好的正常工作秩序，导致经常不能集中在一件事情上，效率低下。更可怕的是这些干扰导致的工作效率低，还被认为是理所当然的。

4.揽事太多。有些管理者总是插手不该揽的事，总要管一管本来不需要自己亲自去做的事，结果导致自己精力分散，因小失大，错过重要的事情。管理者们要注意了，如果你经常这样做会影响下属和同事的积极性。

5.压力疲劳过度。这里主要是指抗压强人或工作狂魔，压力大，累了也要硬撑着不休息，结果导致精力不能集中，产生抑郁烦躁情绪，导致身体疾病。

外部因素

1.计划。计划的因素是指员工从来不做计划或者不懂得变换事情的优先次序，不确定最后的实现以及不切实际的预算时间。

2.组织。组织的因素是指管理者多头管理，混淆职责和职权，重复劳动。

3.人力。人力的因素是指员工没有经验，依赖性太强或者是管理者没有充分发挥员工的作用，没有给新员工做培训。再次就是能力与岗位要求不匹配，导致的效率低下。

4.指挥。指挥的因素是指管理者没有应变措施，当员工发生争执时，管理者不能协调。再者管理者缺乏对员工的激励或者给予了无效的授权。

5.控制。控制的因素是指电话干扰、来客干扰，或者是不敢拒绝、自我约束力不够。

6.信息联系。信息联系的因素主要是指被安排参加大量的会议，不准确、不可靠的信息资料，或者是重复的过多的信息资料导致的时间浪费。

7.决策。决策的因素主要是指仓促的决策，或者是优柔寡断，或者是要求事实精细导致的时间浪费。

三、时间管理的5个阶段

1.公鸡型时间管理：

这种管理方式有一个详细的备忘录，有什么事情就记下来，然后按照记录一件一件地做完，这种人已经有一定的时间管理知识和时间管理能力。公鸡型时间管理的优势在于，通过这种时间管理和对事件的记录，可以知道做了哪些工作。但是也有缺点，公鸡型时间管理中，不是人控制事件，而是事件控制人，这种时间管理方式过度关注每一个事件的完成，按照记录去做、需不需要做、该不该做都不清楚，执行力没有太大的效果。

2.仓鼠型时间管理：

仓鼠的生活方式是夏季在田里偷粮食，然后搬到洞里储存起来再过冬。它先有储粮计划，然后再去收集，但是收集没有章法，到处打洞藏粮，有些地方存上粮食后自己都忘记位置了。

这种时间管理方式就是事先有一个明细的工作计划，按照计划逐项办理，有条不紊，具有追求效率的意识，效率能明显提高。缺点就是虽然有计划，但是计划没有目的性，虽然效率高，但是效益不明显。这样管理时间的人，他的人生目标和价值取向并不明确，即使有计划也是盲目的，甚至有些计划本身就是在浪费时间。

3.北极熊型时间管理：

北极熊在动物世界里非常孤独，它独自寻找食物，从来不与其他同类分享，在它的头脑里就没有他人的观念。

这种时间管理方式首先明确自我的价值观及个人的人生目标，再按照价值观和人生目标决定做还是不做这件事。北极熊型时间管理的优点是能够在制定方案控制自己的时间时，有明确的价值目标。缺点就是由于过度强调个人的价值观和自我的人生目标，会缺乏团队观念。北极熊型管理方式的人，由于没有其他人的观念和团队观念，其行为常常不被他人和上级理解支持，独木不成林。因此，他的行为的执行力很有限，很难产生较大的成果。

4.群狼型时间管理：

群狼有集体作战的团结精神，它们在作战前精心计划，分工合作，集体捕获猎物，所有的狼都会为计划的实现而勇往直前、奋不顾身，这种作风在企业界一直备受推崇。

这种管理型要求个人的利益，首先必须符合团队的利益，为了团队的利益，你必须有所牺牲、有所取舍，团队和集团的利益是至高无上的，每一个人都要为之做出牺牲，为之做出奉献。群狼型时间管理的优点是，它追求的是集体利益，这一时间管理类型的工作方式集中强调了选择确定最重要的事情，然后把这件事情做好，这可以说是一个很好的时间管理方式。缺点就是过分地强调团体的利益，强调为团队的利益不惜牺牲个人的幸福。群狼型的时间管理方式，往往使部分具有奉献精神的员工得不到应有的报酬或者适当的生活满足，从而造成员工的管理者懈怠，最终导致工作效率降低。

5.熊猫型时间管理：

经过对前面四个阶段的时间管理分析，发现它们都存在着不同的问题，都不是最优的时间管理方式，因此有了第五阶段，熊猫型时间管理方式。

熊猫型时间管理方式在追求社会公益的前提下，同样要追求自己人生的价值，一个人应有社会公德心，并且在服务群体利益的同时，不放弃个人的价值。熊猫型时间管理强调认真工作、幸福生活、劳逸必须结合、服务社会的同时享受人生，二者必须均衡。

每个人的时间管理方式不外乎这五种，要真正把握自己的人生，就必须改掉不良习惯，学习先进的时间管理方法。

四、时间管理四象限法则

1.重要又紧急：

举个例子：例如应付难缠的客户，准时完成工作等等，这些都属于重要又急迫的事，第一象限的本质是缺乏有效的工作计划，导致本来处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

2.重要不紧急：

第二象限主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。如果忽略这个象限将会使第一象限的问题日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，如果多投入一些时间在这个象限有利于提高实践能力。

做好事先的规划，准备与预防措施，缩小第一象限的范围，很多急事就无从产生，能否处理好这个象限的事情，是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域，建议管理者要把80％的精力投入到第二象限的工作。

3.紧急不重要：

在职场中，很多管理者每天都在冲锋陷阵，他们每天解决的事情很多，在他们看来也是非常紧急的事情。然而有些事情虽然紧急，但都可以交给相应的部门来处理，对于管理者来说并不是特别重要的事情。第三象限的工作表面看起来很像第一象限的工作，让我们产生“这件事很重要”的错觉，实际上就算重要也是对别人而言，我们花很多时间在上面，自以为是在第一象限其实不过是在满足别人的期望与标准。

4.不重要不紧急：

例如：阅读令人上瘾的无聊小说，毫无内容的电视节目，办公室聊天，刷抖音等都属于第四象限的工作。我们往往在第一象限、第三象限来回奔走，忙的焦头烂额，不得不到第四象限去休息一下再出发，但一定要杜绝类似上面几个例子的现象发生！对内自控，对外要学会说“不”！这部分范围的不一定都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

现在，你不妨回顾上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多。第一象限和第四象限是相对立的，而且壁垒分明，很容易区分，第一象限是紧急又重要的事情，第四象限是既不紧急又不重要的事情，企业都会分析判断那些紧急而重要的事情，并把它优先解决。第二象限和第三象限最难区分，第三象限很紧急的事实很容易造成它很重要的假象，以至于耗费大量的时间，区分这两个象限不能仅依据紧急情况，必须看这件事是否重要，如果它不重要，就属于第三象限的内容。

高效时间管理法的核心，先轻重，后缓急，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，在考虑事情的“缓急”，用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系。

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三象限事情的顺序问题，还要注意划分好第一和第三象限的事，都是紧急的，第一象限的事能带来价值，实现某种重要目标，而第三象限的不能。

你是否天天在忙，是否忙的不得要领，认真领会时间管理的四象限工作法，它会让你的工作变得高效。

五、时间管理法则--80/20原则

所谓80/20法则就是用80%的时间做20%最重要的事情，因为这20%的重要任务能够创造80%的业绩。因此需要合理安排工作时间，尽量压缩一些不那么重要的事情的工作时间，减少一些不在职责范围内的工作时间消耗，将大量的时间预留给那些最重要的事情。

时间管理规则：

1.制定以SMART为导向的目标。目标要具体的、可衡量的、可达到、相关的、具有实现性的。

2.排序工作事项。在项目的所有工作中，20%最为重要的工作对项目的贡献高达80%，另外80%的贡献度只有20%，所以要优先找到这20%最为重要的工作，并对其进行排序。

3.建立时间日志。准确记录时间是怎样花掉的，并且按照固定的时间周期，根据自己的工作进度修改自己原先设定的检查点和更新点。

4.防范未然。充分预估可能遇到的意外，制定应变的计划或方案，并且预留解决问题的时间和一些可控资源。提前完成计划中可控部分，为整体计划做一定时间的预留。

5.依据轻重缓急配置人力。根据项目时间标准要求的高低，有选择的让团队成员并行不着急的工作，着急的工作，请专人单独平行负责。

六、如何应对各方面的干扰

我们的时间总是被各种各样的事情所干扰，别人对你时间的占用就是对你的控制，你无法控制时间被人占用，时间就这样消逝了。如何判断干扰和非干扰呢？

你可以问自己这些问题：是否经常有人打扰你的工作，这是判断干扰是否存在的前提条件，经常有人打扰就有干扰存在；是否清楚别人打扰你的目的，明白了别人打扰你的目的，就能很容易分清这个人是来工作还是来调侃；目的、程序、制度是否确，有了明确的目的、程序、制度就能有效地避免干扰的出现；紧急突发状况是否经常出现，一般情况下，紧急突发状况并不经常出现，如果紧急突发状况很多，就要警惕干扰的存在。