讲时间管理的书很多,但这本是专门讲给管理者的时间管理。
在职场中,许多管理者都会碰到工作计划执行不下去、组织目标难于实现的问题,搭进了自己所有可以支配的时间,仍旧是焦头烂额,顾此失彼;而下属则因为被授权的层次过低,乐得静候差遣,无事一身轻。
为了避免授权失灵、管理不当,管理者应该将注意力放在任务指派、分配与掌控猴子的工作上——主管必须与下属一起协同照顾并且负担起喂养猴子的责任。
如何避免猴子跳到背上
避免猴子源源不断的跳上来,首先需要搞清楚猴子是从哪里、怎么跑过来的。书中用了很多实例描述猴子跳到背上的场景,非常形象。总结起来,大部分原因是混淆了问题的归属/责任人。下属提出问题,并有意无意的将管理者划为问题的责任人,于是猴子就抛给上级去照看了,自己只需要等待结果即可。
认识清楚了这一点,可以更清楚的定义“猴子”的概念:猴子就是两人谈话结束时的下一个行动步骤,即PDCA中的A(Action)。所以管理者需要认识到,无论问题是什么,下属永远是承接下一步骤的一方,他背上的猴子必须待在他那里。
和教育孩子一样,管理者需要采取一些行动,让下属没有选择1、2自由层级的机会,推动其将自由层级提高到3级以上;同时,保证猴子待在下属背上的同时,需要通过业务对话的动作,保证猴子不被饿死(任务得到推进)。书中对此也给出了一些建议,如利用好工作内容报告、共识任务的自由层级、授之以渔而非授之以鱼等。
如何喂养猴子
确定了猴子的归属,还需要明确照顾猴子的责任,要达到的效果是:给予下属明确的行动自由,足以让猴子存活,却不足以让猴子茁壮成长,这样才能让下属和猴子在喂养的过程中共同成长。书中提出了6大原则,帮助管理者实现上述目标。
- 规则1:不要让猴子活活饿死,要么喂养,要么射杀。
- 规则2:不要让猴子过量。
上面两条规则有一定的相关性。就像我们经常讲好的产品需要聚焦一样,领导和员工的可支配的时间无法无限增长,如果产生的猴子过多,最终的结果必然是有很多猴子无法得到照顾,会被饿死,散发出异味,影响整体环境。因此,管理者需要控制猴子的总量,确保其数量在可负荷范围内;对于选出的猴子进行喂养,其余的杀掉。对于需要喂养的猴子,明确其归属,和下属沟通喂养的优先程度,明确喂食进度表。
- 规则3:喂养猴子的责任必须落在下属身上。
明确了猴子的归属后,管理者需要放手,因为按照进度表的时间地点喂猴子是下属的责任,管理者不应该再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱喂食。管理者需要做的只是按照检查喂食进度表,确认没有猴子被饿死。
- 规则4:更改预定的喂食时间需要双方沟通同意;事情没有进展不能作为重新安排时间的借口。
重点在后半句:如果事情没有进展可以作为重新安排喂食时间的借口,那人的惰性往往会导致喂食一拖再拖,然后猴子被饿死。类似的事情在我们日常工作中可以说屡见不鲜。管理者坚持这个原则,才是对下属和猴子的负责。
- 规则5:尽可能面对面喂养猴子,避免遭到误解。
很多管理者出于忙碌或偷懒的原因,忽视了面谈的重要性,代之以邮件、备忘录等间接的形式进行沟通。这种间接的方式很容易造成误解和误用,因为一方面有些文字会让人产生模棱两可的理解,另一方面“弦外之音”(真正需要了解的内容)很难通过面对面以外的方式表现出来。
- 规则6:展开即时的对话。
企业应以活动为中心,所以活动才是有意义的。即时的对话有助于管理者快速掌握喂养结果的中心主旨,从而确定下一个步骤——为了要达成目标所需采取的特定行动。下一步骤应以可量化的语句来表达,执行时的不确定度才会降低,表现才能改进。
总结
回顾这本书的整个内容,其实都是在讲如何明确管理者的定位。管理者需要明确自身的工作职责,不要让本该属于下属的问题落到自己身上,通过辅导下属提高自由层级的方式来帮助其提升,同时推进问题解决。处理问题的6个原则则很好的说明了正确执行业务对话和PDCA的方式。