说服力：让你的PPT会说话

张志 包翔 刘俊

前言

优秀的幻灯片是内容和形式的完美统一，掌握配色排版特效的技术也很重要，不过对大部分人，这些基础操作都已经初步掌握了。要进一步提高，技术不是制作高水平PPT的主要障碍，掌握PPT的思维模式才是关键。

1.1　关于PPT的那些事

PowerPoint不是微软公司最初发明的，而是美国名校伯克利大学一位叫Robert Gaskins的博士生发明的，但是微软公司最终通过收购的方式将PowerPoint收入麾下，并最终把它发扬光大。

1.3　真正认识PPT的作用

美国PPT制作专家赛斯·高汀说过“一页上只有不超过7个字才好”，这种观点把很多人搞糊涂了，因为很多场合根本没办法用这么少文字做出他们需要的幻灯片。困惑是因为没有分清楚存在“商业演示”和“页面阅读”两类PPT，PPT使用场合不同，对幻灯片制作的要求是不同的。

所以，未必文字多的幻灯片就不好，一切都服务于你的演示目标和听众。

笔者认为更多情况下我们更需要学习比尔·盖茨的风格，因为我们大部分人并没有乔布斯的演讲天赋，我们需要幻灯片来帮助我们进行演讲。不过如果我们适当学习视觉化的表达思维和手法，我们就可以做出一种兼具“演示+阅读”优点的PPT。

客户永远是缺乏耐心的，所以他们没耐心看长篇大论的Word稿子。

老板永远是没有时间的，所以他们没空看你唠唠叨叨地讲个不停。

听众永远是喜新厌旧的，所以他们不会喜欢满页的“项目符号+文字”的页面。

能抓眼球的PPT不一定是好的PPT，但连眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT。

能看懂

如果听众很难或发散理解PPT的内容，那么他们也不会有效理解演讲者意图

1.6　关于PPT和Word的不同

从Word到PowerPoint是一种思维模式的转变！

2.1　没有站在观众的角

站在观众角度去考虑过吗？

过多文字会给听众造成“看”的信息负担，反而影响“听”的效率。

较少文字比大量文字的PPT更能够让听众有效地掌握和吸收内容。

建议

1．你提供的信息量越大，听众记住的信息量就越少

2．不要老想着你要说什么，要想听众希望看到什么

别让PPT成为你的提词器，多下点功夫熟悉素材

复杂对听众的理解能力是一种挑战

简洁对制作者的提炼能力是一种挑战

大脑偏爱简洁

你提供的信息量过度复杂，听众就失去继续浏览的兴趣

不仅要想到别人看到的是什么，还要想想别人看到后是否可以产生一致的理解

2.2　你看到的PPT是不是这样

错误可能有许多种，但他们都有几个共同点：

杂、乱、繁、过

我们的目标：

齐、整、简、适

3.1　向广告和大师学习

观众的忍耐力是有限的，

不是放的信息越多，观众就越容易记住。

必须尽量让你的幻灯片看起来简洁。

对绝大部分人来说，字少的PPT肯定比字多的PPT质量高。

但字少的PPT不一定就是简洁，可能是简陋。字多也不一定是繁杂，可能是强调。

听听专家对“简洁”二字的观点：

晦涩永远是低水平文案的避难所（假如你认为幻灯片也是文案的一种）

简洁与【表达内容的多少】没有关系

简洁与【表现形式】也没有必然关系

简洁取决于【对元素的安排是否有逻辑性】

简洁往往被表达成简陋（精致的简陋令读者没有所得）

3.2　好幻灯片：逻辑化和视觉化

幻灯片上你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去。

专业=高质量图片+专业的模板+正确的使用

清晰=统一的排版+有力的逻辑+新颖的转场

简洁=合适的母版+逻辑化、视觉化的构思

make it simple：越简单越好

2．Psychological：要符合阅读心理期望，例如内容的显示顺序是从左到右和从上到下

make it easy to follow：不要让观众去猜想你接下去要讲什么内容

4．Attractive：要吸引人

这些都要求你的幻灯片满足“逻辑化”和“视觉化”的设计要求。

3.3　让幻灯片逻辑化的最核心方法

Word中更多是利用垂直思考法（左脑）。强调连贯性，总在利用逻辑思维去推导

PPT中更多是利用水平思考法（右脑）。富有跳跃性，对要陈述的结论寻找更好的表达方案

3.4　让幻灯片一目了然的5个方法

一页PPT中不超过7个词

每张幻灯片传达5个词效果最好，7个词恰好，超过9个词大脑负担太重了。

幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可。

一段话最好不要换行。

标题最好只有5～9个字。

正文内容不要超过10~12行，控制在5~6行以内。

只要不影响理解，可省略标点符号和连接词。

慎用听众不理解的英文缩写。

当文字减少后，不但可读性增强，而且所有的人对PPT内容的理解都不会发生偏差。

对策建议：

不要过度使用换页动画；

如果无助展示主题，不推荐使用动画；

统一设计PPT的设计模板，体现企业CI；

统一标题文字字号、字体、色彩；

统一正文文字字号、字体、色彩；

统一正文的项目编号大小，色彩和图案；

统一正文一致的字体；

统一整套PPT主色调；

使用风格统一的模板库

注意

在同一个幻灯片里不要使用过多的字体。

同级段落标题的字体大小要一致。

用于演示的PPT最小字体建议不要小于16号字。

用于阅读的最小字体建议不要小于12号字。

3.5　为幻灯片配上绝妙好图

Visual原则（视觉化原则）

Visual（可视性）：采用的字体要足够大，让每个人都能清晰看到。

Interest（兴趣）：要使用图表、图案和色彩等方式增强幻灯片趣味性。

Simple（简单）：内容简单明了，突出关键概念。

Use（实用）：帮助演示者和听众保持介绍主题的同步。

Accurate（准确）：演示PPT要和听众使用材料内容吻合。

Long（持久性）：让人们对演示内容产生深刻的记忆。

1．给版面视觉冲击力

2．有故事性

3．让你有身临其境感觉

4．更好理解主题传递的信息

6．直接感动你的内心

7．促使行动

用文字难以表述的抽象内容应该用图形来表述，例如相貌、逻辑、过程等。所有的人都会先看图，再看文字，所以别写那么多字，除非你打算照着念。

PPT中要尽量少用文字、多用图片似乎已经成了一个公理。为什么？答案就是图片的视觉冲击力明显要强过文字。

不同的图片视觉表现力的强弱是不同的。本节主要探讨一下图片的视觉度。

1．生物类图片的视觉度高于静物类图片

2．真实高清图片的视觉度高于虚假图片

3．创意型图片的视觉度高于平淡型图片

4．能联想主题内涵的图片高于漂亮图片

没有图库，没有素材光盘，如何找到好图？

秘诀一：到微软网络剪贴画库中用关键词搜索。

秘诀二：到谷歌或百度图片中用中文关键词搜索。

秘诀三：如果中文关键词搜索质量不高，请翻译成英文关键词搜索。

秘诀四：如果英文关键词搜索质量不高，请用英文同义词搜索。

秘诀五：如果中文谷歌搜索质量不高，请用英文谷歌图片搜索。

秘诀六：联想哪些特别能表达你概念的场景或比喻，然后用这些词去搜索。

秘诀七：当你发现好图随时保存，建立私人图库。

推荐经常Google一下的单词：business (people)、question/Exclamation、money。

4.2　商业PPT的构思步骤

1．演示辅助，那么不妨考虑多用好图片刺激听众的思维跟上演讲者思路。

2．页面阅读，那么要认真选择封面，版式，文字风格还有各种图表说话。

3．会场播放，那么就要设计精美的多媒体动画、背景音乐和配声来强调。

4．教学课件，那么对VBA功能利用，超级链接、导航目录设计是侧重点。

你可以按如下步骤进行。

1．写出你的演示或汇报目标。

示例：

我希望王总批准我提出的预算；

向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准；

动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展；

让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势；

我希望客户了解我们的方案/我希望客户相信我们的能力/我希望客户选择我们的方案。

2．分析你的听众，找到他们感兴趣的叙述结构。

3．写出支撑演示目标的核心要点，展开思维导图。

4．为每个核心要点寻找对听众有说服力的子要点和论据材料，细化思维导图。

5．如果想到每个要点好的表达形式，把灵感写在要点边上。

把大纲转化为PPT的小标题页。

为每一个小标题页创建一个PPT页面。

把现成素材对应到对应的页面上。

构思合适形式去表达页面主题。

结合素材和构思设计页面。

美化你的页面直到满意。

4.3　在PPT中建立逻辑

忽略了材料在逻辑上的严谨性，而幻灯片的说服力就是建立在逻辑上的。

考虑幻灯片设计的特点，让幻灯片看上去一目了然和充满视觉冲击力

幻灯片的逻辑，一个要素是用怎样的逻辑说话，这点提高很难。

另一个要素是用怎样的图形来展示逻辑最合适，这点提高很快。

在初中学习写作议论文的3要素（论点、论据和论证）与金字塔原理在很多方面道理是相通的。金字塔原理的核心是“逻辑性地分解”，从这个层面讲，金字塔原理的确是一个普适性的原理，尤其在PPT这种“跳跃性思维”的呈现形式方面有较好的使用价值。

封面文字就是整个PPT内容的概括。

如果PPT很长，应该有一个对内容的摘要页，把最关键的内容写上去。

每页PPT的大标题就是这一页内容的概括。

概括的标题不是罗列问题，而是具体的意见。

如果是图表，图表标题要说明数据指示的含义或趋势。

如果整个PPT谈了几个要点，在转场页前或最后陈述时应该有一个再次总结强调。

站在听众角度再思考一遍：

你是否提出了一个明确的问题或有价值的假设？

你是否提供了解决问题的方法或明确提出阻碍解决的现状？

你是否提出了判断问题成功解决的衡量标准或方法？

1．事物的分类方式从来不是唯一的。

2．同样的数据可以有多种分类方式。

3．不同的分类方式可以用于不同的场合。

4．对某一场合而言，往往存在最佳分类。

5．好的分类要依据一定的逻辑。

6．最好的逻辑要符合大家都认可的共识。

这种类型的逻辑树先确定问题，然后将问题分成不同的部分，再对每一部分给予解答，从而最终解决问题。

这种类型的逻辑树先给出解决问题的假设方案，然后再列举所需的充分理由来验证或推翻这个假设，从而找到最终解决问题的方法。

人更喜欢用演绎推导，但归纳更容易让听众理解。特别在幻灯片制作过程中，让听众回忆起你上上一页到本页的演绎结构是很困难的。

你必须把和你核心主题没有直接关系的子问题、素材毫不犹豫的删除掉，即使这些材料很吸引人，但只要和你整个PPT的主题无关，你就必须进行删除。

每次做完你的PPT，请思考三个问题

哪些信息你很关注而别人未必关心？

哪些话可以一笔带过而不需要强调？

哪些话不讲可以让核心主题更突出？

明托说：如何在幻灯片中应用金字塔原理

先亮出你的结论。

幻灯片只传递最重要的信息。

所有的信息必须经过分类。

每张幻灯片只演示和说明一个论点。

论点应该用陈述性语言，别用标题性语言。

学会讲故事（利用各种SCQA结构）。

提高幻灯片的趣味性（趣味性取决于布局，字号选择和颜色应用，并非动画）。

降低幻灯片的复杂性（可以采取“搭积木”的动画方式逐步展示幻灯片）。

4.4　PPT中常用的商业陈述逻辑

大部分刚开始做幻灯片的朋友往往都关注功能的掌握、美工的提升，其实这些方面加以培训都是很容易快速掌握的。

对专业人士来说，好的幻灯片要让听众能清楚把握整个幻灯片的内容。

5.1　结构化思考，用图表说话

好的图表可以代替一千句话，而不是要你用一千句话去解释图表。不要总想着把表格数据都塞到图表中，图表要比表格更简单，有时候强调关键信息用文本更好。

5.4　让数据活起来

图表是展示语言的一种重要形式，图表贵精不贵多，运用得当的图表比表格更能明快清晰地进行沟通。很多情况下，表格一样具有丰富的表现力，传递丰富的信息，所以请不要迷信任一种形式。决定图表形式的不是数据，是你想说明的主题、你想指出的数据或内容要点，一切从服务你想表达的主题出发。

四个你不能忘记的图表原则

• 只在需要的时候使用图表，图表要服务于内容。

• 不过多堆积图表，图表贵精不贵多。

• 每张图表都表达一个明确的信息，一页PPT最好只放一个主要图表。

• 图表要简洁地展示有意义的数据，有助防止读者曲解数据。

5.6　表格大变身

Lonely Fish：需要表格的思维，但无需拘泥表格的形式，你就会挖掘出无数的表格美化的灵感。

5.7　常用图表美化方法

使用透明的矢量图。

5.8　这些图表不能这样做

1．数据正确

数据一定要能支持你的论点。

2．图表正确

同样的数据，不同的图表说明的问题不同，一定要让图表与你想说明的问题匹配。

3．观点明确

同样的图表，表达的信息也是不完全相同的。把你的观点写在标题位置，不要让观众去猜测你的图表表达了什么意思。

4．适当美化

去掉表格里不需要的网格线，背景，图标说明等，留下能说明问题的信息就可以了。

5．创意更好

如果你厌烦了图表，适当的场合里你不妨多一点创意。有时候为了表达数据，并不一定需要图表，一个大大的数字，也可以给观众很好的视觉冲击。

6．分析而不是罗列数据

罗列数据只能说明你收集了很多数据。对这些数据进行分析，找到数据背后隐藏的信息，你的这页幻灯片才有意义。

6.1　节约你修改时间的常用操作

请您尽可能保留版式中的“标题”占位符，因为只有写在“标题”里的文字，才能被系统识别成这一页幻灯片的标题并在侧边栏“大纲”里作为标题显示出来。

如果你的PPT每一页上的对象都能够和某一条看不见的线对齐，会显得你的PPT做得很专业。

格式刷：学名应该叫复制格式。通俗的讲就是把一个对象的格式复制给另一个对象。

格式刷是一次性把某个对象的所有格式属性复制到另一个对象，所以，当你需要复制部分格式属性的时候，格式刷就没有用了。

文本框的三维效果属于文本框的属性而不是文本的属性。所以当你在文本框里给文字设置了三维效果，还想用格式刷刷给另外一个文本框的时候，请注意选择文本框而不是文本。

6.2　制作让人眼前一亮的封面与目录

一个好的封面和目录应该能够唤起听众的热情，使听众甘心情愿的留在现场并渴望听到以后的内容。

6.3　通过排版突出重点

我现在有一个关于幻灯片排版的更好的方法，称为一个中心三个基本点。

在你的每一页幻灯片里，都应该只有一个中心，不超过三个分论点。三个分论点可从以时间、地域或其他三个角度去组织。

如果在投影仪上播放，请充分考虑投影仪的播放效果。很多投影仪显示颗粒较粗，这个时候宋体字的显示效果会非常差，建议采用黑体或雅黑字体。

现在还是有很多电脑没有安装微软雅黑字体。所以当你采用了雅黑字体，并且要在别人的电脑上演示，请记得在将字体嵌入文件前打上勾，保存时会把字体嵌入PPT文件。

6.4　让你的PPT图片活起来

现在做PPT是再也离不开图片了，在用图片之前，先了解一些关于图片的简单知识吧。

常见图片格式

BMP格式、JPG格式、GIF格式、PNG格式、WMF格式、AI格式。

位图，文件超大，而且不能放大太多倍数。做PPT一般不用。如果实在找不到其他合适的图片，先用windows软件自带的“画图”软件另存为jpg格式的吧。

位图，这是常用的格式，同样像素的文件也是体积最小的，和BMP格式图片一样，不能放太大。

位图，这是会动的图片，动起来没完没了，所以放在PPT页面上会非常吸引眼球。用不用就看你的需求了。

位图，这种格式的图片很酷的，有透明效果，我经常会选择这样的图片。

矢量图，这平时好像不常见，实际上微软的剪贴画里有很多是这个格式的。关键是这是矢量图。

矢量图，这是Adobe公司的Illustrator软件的输出格式。

用设置透明色的方法去掉图片背景色，如果图片比较小，基本上是没有问题的，但是图片比较大，就有问题了。

6.5　给PPT配个好颜色

我们的显示器、投影仪都是采用RGB色系，与我们常说的太阳光的三原色红、黄、蓝所不同的是，RGB色系的三原色是红、绿、蓝。

用投影仪播放，由于大部分投影仪的灯泡老化严重，而且投影仪色彩还原度也比较差。所以如果你的PPT主要用来在投影仪上播放，色彩尽量简单，对比强烈。背景色最好取色，可以避免办公室关灯看投影的尴尬场面。

注意：显示器上显示的颜色和投影仪播放的颜色是会有所不同的。所以我们再三强调，播放用的PPT配色请尽量简单。

6.6　为PPT添加动画

将大型的图示化整为零，逐步出现、讲解，再出现、再讲解。引导观众，让他们的注意力集中到你讲解的那一部分，从而简化整个图示。

所以当你在一个PPT文件里重复使用同一张图片时，请在PPT文件内部复制图片而不是反复选择插入图片。

6.8　插入视频的方法

缺点：PPT文件转移后视频文件不能播放，一定记得把视频文件和PPT文件一起转移过去，或选择打包成CD数据包后再转移文件。

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