《Outlook时间整理术》一创建和使用自己的文件夹结构

本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者：【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者：欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

创建和使用自己的文件夹结构

花费约两小时为电子邮件设计和创建一个有含义的文件夹结构，并将保存的电子邮件归档到合适的文件夹。经验显示，最好不要使用超过7个文件夹（除了收件箱、草稿等Outlook默认文件夹之外）。对于每个主文件夹，还可以创建子文件夹。每一级也同样尽量别超过7个子文件夹，以便后续能快速找到位置。

最佳设置取决于您的工作领域和个人思维方式，每个人的思维方式各不相同。例如，如果您管理5个大型项目，可能会为每个项目创建一个主文件夹，然后按主题对邮件进行排序。有些用户可能更喜欢按时间排序，因此文件夹也类似于“已完成”、“今晚答复”、“本周处理”、“本月处理”、“等待答复”、“周末跟进”等。您也可以采用组合方式。对于某些团队，可能会要求所有团队成员采用相同的文件夹结构。对于各种情形没有一成不变的规则。适合自己的就是最好的。

尽量找到适合自己的文件夹结构。例如，与负责类似工作的同事协商一下，两个人的智慧往往能够擦出火花。也可以询问在文件夹结构方面有经验的其他人，他如果成功地让收件箱保持整洁，则可以让其与您分享经验与技巧。

下面列出了可帮助您划分文件夹结构的一些示例准则。

人员/联系人（同事、客户、供应商）
主题/专业领域
项目/产品
优先级（参见第2章)
位置（国家/地区、城市、公司位置、工厂）
产品编号、参考编号、客户编号
截止日期（今晚完成、周末完成、本月完成）

最初使用这个新文件夹结构可能会有一段熟悉时间。不过，最多3到5周，如果发现这个结构仍然混淆不清，仍然很难分配和查找邮件，则应该修订这个文件夹结构，根据您的使用经验进行修改。

如何建立新文件夹
1．在文件夹列表中，右键单击想要建立文件夹的父文件夹（如收件箱的名称或“个人文件夹”），然后在快捷菜单中选择“新建文件夹”。作为一种可选方式，也可以按Ctrl+Shift+E组合键，然后选择要放置新文件夹的位置。

2．在“新建文件夹”对话框中的“名称”框中输入合适的文件夹名称。

3．如有必要，将“文件夹包含”列表框中的条目更改为“邮件和公告项目”。仅当对话框未从电子邮件视图打开时需要更改。

4．单击“确定”按钮，关闭对话框，即可创建新文件夹。

提示
√
Outlook自动按字母顺序排列文件夹。以@、z或数字打头的文件夹名称将被放置在列表的开头、中间和结尾位置。
如何将邮件移至合适的文件夹
1．在收件箱（或任何其他文件夹）中，单击想要移动的邮件。

2．将邮件拖至目标文件夹上，释放鼠标按键，即可将邮件放入该文件夹。

若想要复制（而不是移动）邮件，右键单击邮件，拖至目标文件夹上，然后在快捷菜单中选择相应的命令。还可以按住Shift键或Ctrl键后单击以同时选择多封邮件，然后右键单击并拖动选中部分，将它们移动/复制到某个文件夹中。如果想要移动文件夹结构中的某个文件夹（不仅仅是邮件），只需单击文件夹，将其拖至另一个文件夹或主文件夹（如个人文件夹或Microsoft Exchange邮箱）中。

收藏夹——快速访问最重要的文件夹

使用“收藏夹”文件夹可快速访问最常用的文件夹，而无需每次都要单击通过数层文件夹，如图1-6所示。方法是将文件夹或子文件夹拖至“收藏夹”区域。由于在收藏夹区域无法看到父子文件夹层次，为文件夹添加某种形式的辨识很重要，可以在文件夹名称前面或后面加些标识，如技术数据（产品D）。像所有其他文件夹一样，“收藏夹”中的文件夹可以单击打开，也可以作为通过拖放方法移动邮件的目标文件夹。