1. 任务规划
有效的任务管理始于适当的规划。取决于预算、资源、范围和时间表；有效的任务规划需要通过结构化方法将工作分解为多个阶段。

有了一个好的任务管理工具，您应该能够将您的工作分解为易于管理的更简单的任务。此外，应该有一个根据需要组织任务并确定任务优先级的选项。

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2. 任务调度
任务管理背后的理念是每天组织工作，无论是个人工作还是专业工作，使其更加精简。

一个好的管理工具应该允许创建和管理时间表。当每天、每周或每月计划工作时，不仅更容易错过重要任务，而且有助于监控进度。通知和提醒可以让您更好地安排任务，因为它们可以让您保持警惕，并且可以避免您在单个任务上花费太多时间。

3. 重复任务
大多数优秀管理工具的另一个选项是创建任务并出于各种目的将其安排在多天内。

有些任务需要每天重复，例如每日闹钟，而其他任务则需要偶尔重复，例如医生的预约。

当涉及专业项目时，一项任务有时可以服务于多个项目。例如，可以为多个团队每天、每周或每月安排在周末之前更新时间表的任务。

4. 优先权
清单上有这么多事情，在按优先级排序任务时很容易感到困惑。高效的任务管理软件可以通过允许选择任务优先级来帮助解决这一问题。任务通常根据任务本身的紧急程度或其他任务的依赖性来确定优先级。

一个好的工具应该能够提供一种机制来指定这些优先级以及任务。这有助于抢先完成紧急工作，加快项目关键阶段的实施。

5. 任务跟踪
当安排了许多任务时，尤其是在团队中，跟踪所有已完成的任务可能会很困难。为了使这个过程变得更容易，明智的做法是采用一种工具来帮助您准确跟踪哪些活动已开始、正在进行和已完成。

通过根据分配的团队成员、所属项目及其紧急程度正确定义任务，您可以获得使用任何条件搜索和过滤任务的额外好处。当您可以跟踪任务时，您可以使任务和项目规划变得更加容易，同时节省不必要的重新执行任务的时间。

6. 日历
一个好的任务管理工具应该能够轻松地与易于管理和访问的简化日历集成。通过日历，您可以组织和安排任务，并使用它来处理项目时间表和会议。

无论您是需要在日历上标记截止日期以帮助团队轻松跟进工作进度，还是需要安排会议和会议，中央日历都至关重要。

7. 协作
在团队中，协作与任务管理齐头并进。这就是为什么我们认为任务管理工具的设计应该致力于改善团队协作。复杂或性能不佳的应用程序会极大地影响沟通，进而对任务管理产生负面影响。

高效的协作渠道是任务管理平台中寻找的关键要素。团队应该能够交换信息、共享任务并接收任务更新。无论是文件附件还是详细说明分配的任务，团队都应该能够及时轻松地传达信息。

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8. 时间追踪
简化工作的核心要素是跟踪每项活动的时间。通过这种方式，您可以衡量完成每项任务所花费的时间，是否值得花费时间以及如何在预算和时间方面对项目做出贡献或产生总体影响。

与团队合作时，跟踪时间的重要性体现在两个方面：计算资源在每项任务上花费的时间以及根据工作时间计算工资。然后，这些时间会被记录到需要管理层审查的时间表中。

另外，如果您想投资一个，请查看我们的顶级时间跟踪工具列表。

9. 报告和可视化
任务管理的一部分是监视和观察任务进度。这是为了规范任务流程，以避免错过最后期限并使任务进展更有效。