每个组织都拥有一定的内部知识储备，可以让组织不断运转、持续发展。这些知识资产对于每个企业来说都是独一无二的，并且高度依赖于为您工作的人员。问题是，这些知识常常储存在员工的头脑中。如果知识被记录下来，它通常隐藏在 Slack 频道或消息、电子邮件链或其他工具中。您的文档没有单一的真实来源，员工必须浪费宝贵的时间和精力来寻找他们需要的信息。
有更好的解决方案吗？是的。答案是在一个工具中记录您的知识以供将来参考，员工在有问题时可以参考。
什么是内部文档？
内部文档在您真正需要之前可能看起来像是浪费时间。如果您遇到问题并发现有一个可以提供帮助的文档页面，那么它就会变成金粉。
内部文档是公司所有内部知识的记录，包括流程和程序、最佳实践、IT 和软件规范等等。内部文档旨在供员工参考以完成工作并标准化整个组织的绩效。
它的存在与外部文档形成鲜明对比，外部文档针对的是用户和客户。内部文档仅供在您的企业内部使用，旨在增强员工体验。您通常希望将其托管在私有知识库中，只有具有登录详细信息的用户才能访问该知识库。
内部文档的类型
您的组织可能会遇到几种不同类型的内部文档。
流程文档
流程文档描述了与业务内部工作执行方式相关的公司政策、程序和流程。它包括指导员工如何开展工作的操作指南、最佳实践、标准操作程序和清单。
项目文档
项目文档涉及特定公司项目的所有信息，包括项目提案、业务计划、战略、会议纪要、风险分析、问题日志等。他们可能属于在该项目上进行协作的多个团队。
技术文档
技术文档描述软件和IT基础设施、产品规格和要求、开发流程等。技术文档不仅限于您的工程师，产品团队、支持团队等也可以访问。
人力资源文件
人力资源文档是您的人力资源团队发布的任何文档，从入职文档、公司政策、培训材料到员工手册。当公司中的每个人需要了解公司政策时，人力资源文档通常需要可供公司中的每个人访问。
另外，请查看我们的技术规范文档创建指南
内部文档的好处
内部文档对于希望提升知识的公司有很多好处。
团队内清晰的沟通和知识共享
首先也是最重要的，记录你的内部知识意味着团队之间的沟通得到加强。公司可以从异步通信中受益，无论谁在值班，都可以在一天中的任何时间访问文档。
公司内的个人也会意识到他们不知道的事情，因为知识很容易被发现。浏览内部知识库的员工可能会偶然发现以前未知的信息，因为知识已经变得明确。
更快的入职体验
当新员工能够访问内部文档时，他们可以快速了解公司的期望和政策。他们需要知道的一切都可以在一处获得，这意味着同事需要花更少的时间培训新员工。尽管指导和工作见习等活动仍然很重要，但员工有权掌控自己的学习过程。当入职体验得到改善时，员工保留率会提高 82% 。当员工流动率得到控制时，内部文档确实可以为您的组织节省资金。
提高生产力
当员工不必花时间向同事寻找小问题的答案时，他们的工作效率就会显着提高。即使他们在半夜醒来时遇到一个紧迫的问题，在一天中的任何时间，答案都触手可及。
当信息易于访问时，员工可以将更多时间花在重要的活动上。
更快地做出决策
让我们面对现实吧——商业中面临的大多数问题以前都已经遇到过。当负责制定业务决策时，员工可以向同事学习并加快得出结论所需的时间。
当员工能够获得集体智慧时，决策可以在几分钟或几小时内做出，而不是几天或几周。员工可以放心，他们已经考虑了所有相关因素，因为过去的决策已被记录下来。
避免技术错误
当员工了解产品规格和开发流程时，他们犯技术错误的可能性就会大大降低。如果您的公司涉及构建软件或硬件等技术产品，则需要为所有从事该产品工作的员工记录规范和基础设施。
文档意味着任何在产品上进行协作的人都可以快速了解技术问题，而无需询问工程师。您可以保护您的公司免受因产品开发缺陷而产生的责任。
更好的学习体验
当公司中的个人承担项目或任务时，记录您的学习成果是有意义的。当员工能够从过去的错误中吸取教训时，团队绩效就会更加有效。
如果不记录您的经验教训，您的企业就会面临一次又一次犯同样错误的风险。这浪费了宝贵的时间和资源，而这些时间和资源本来可以更好地用于为业务增加价值的活动。有了内部文档，团队就更有可能尝试新事物，因为他们已经知道什么不起作用。
使信息易于访问
正如我们已经提到的，缺乏内部文档使得信息难以获取。员工必须通过 Slack、电子邮件链或向同事发送消息，而不是从现成的知识中受益。
内部文档意味着您的公司知识汇集在一个单一的事实来源中，通过执行简单的搜索即可轻松找到文档。几秒钟内即可获得答案，员工可以放心信息是准确的。
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如何编写好的内部文档
第 1 步 – 定义明确的目标
首先也是最重要的，您需要明确您希望通过内部文档实现什么目标。这可能是改善知识管理、提高生产力或促进知识共享。
文档是团队合作的成果，因此在创建内容时，您需要确保每个人都在同一页面上。文档的所有贡献者都需要了解该项目的目标，以便他们能够有效地做出贡献。
步骤 2 – 构建内容导航的结构
每个知识管理项目都有一个结构。创建内部文档时，它可能采用内部知识库的形式，其中包含内容类别，以保持页面井井有条。
浏览您的知识并提出可用于将您的内容分组在一起的合理类别。设计应该直观并且对员工有意义，而不是将您的内容嵌套到太多的子类别中。保持知识库结构简单，以便员工在尝试查找内容时可以轻松浏览。
第 3 步 – 设计模板
文档模板对于标准化您的内容非常有用，无论谁参与了内容的创建。它们通过包含目录、标题和副标题、引言和结论以及虚拟内容等基本元素，使内容编写变得更加容易。
花时间创建可供整个团队使用的文档模板。这些可以存储在您的知识库软件中，并可以在有人想要创建新文章时轻松复制。
第 4 步 – 对想法进行集思广益决策
接下来，就是激动人心的部分了。召集知识冠军团队进行集思广益，并提出应包含在您的知识库中的内容的想法。邀请来自整个组织的不同人员，每个人都应该对要包含的内容有独特的视角。
虽然所有想法都是好想法，但重要的是要记住不要过度记录。如果您的知识库过于复杂，员工将很难找到信息并保持内容的准确性。力求简洁和相关，而不是全面。
第 5 步 – 添加文本、相关图像和视频
下一步是实际编写文档。当然，您应该遵循风格指南并确保您的文档能够很好地反映您公司的品牌。如果您正在编写操作指南，请将文本格式化为带有编号列表的分步说明。
您是否知道文档不需要只是书面文本？如果您的公司有资源，请查找相关的图像和视频来配合您的文字。这将使您的员工更加投入并促进不同的学习方式。
第 6 步 – 包括特殊标注
大多数知识库软件应该允许您包含重要信息的特殊标注，例如警告或注意事项。这些通常会以不同颜色的背景出现，以引起人们对内容的注意，并将其与文章的其余部分区分开来。
在技术文档中包含标注尤其重要，员工应在继续操作之前注意重要警告。这是为了防止他们遇到技术错误或潜在的系统崩溃。
步骤 7 – 添加相关文章的链接
使用搜索功能并不是员工在您的知识库中查找信息的唯一方法。在内容中添加相关文章的链接将引导员工获取可能更接近他们正在寻找的内容的更多信息。
将您的内容相互链接是让员工发现知识并充分利用您的知识库的重要方式。这鼓励员工在网站上花费更多时间并增强其实用性。
第 8 步 – 与同行一起审查内容
当您的内容准备就绪时，进行同行评审以检查文档的准确性至关重要。您应该让不同类型的员工来审查您的内容，例如文档的最终用户和主题专家。
无论您花费多长时间来完善内容，它总是可以受益于第二双眼睛的最后润色。同行评审员可以告诉您您的文档是否有意义，并指导您进行改进。不要忘记文档过程中的这一关键步骤。
第 9 步 – 在中央知识库上发布
最后，您准备好在中央知识库上实际发布您的内容。您应该已经选择了正确的知识库软件来托管您的文档并显示它以供最终用户使用。
当您的内容上线后，请检查知识库以确保其在所有设备上都能正确显示并且看起来良好。确保图像是渲染的并且视频正在加载。您可能会在文档中发现最后一刻的错误，因此请尽快返回并修复这些错误。
在组织内尽可能广泛地推广您的内部文档。鼓励员工提供反馈并确保这是一个协作过程。
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步骤 10 – 监控、跟踪和维护已发布的内容
一旦您的知识库发布，这项工作就不会结束。分析将告诉您有关用户参与度的信息，您可以使用它来改进和完善您的内容。您可以跟踪文章浏览量、文章评分和失败搜索等指标。
请记住，您的组织中的事情总是会发生变化。这意味着您的文档需要更新。至少每个季度安排时间检查您的知识库内容并标记不再准确的文章。
编写内部文档的最佳实践和技巧
使用通俗易懂的语言
没有人愿意阅读充满行话和缩略语的知识库。员工不需要公司词典即可从您的文档中受益。确保您使用简单易懂的日常语言进行写作。如果必须使用技术术语，请包含定义。
遵循风格指南
正如我们之前提到的，请确保在编写文档时遵循风格指南。风格指南确保文档标准化，并适合您公司的品牌。您的风格指南甚至可以包含在知识库本身中，每个人都可以访问它。
确保导航清晰
始终考虑用户如何浏览您的内容，这不仅仅是提供搜索栏。导航可以包括带有类别的清晰菜单等元素，还可以包括分解长文章的目录，以及显示当前页面位置的面包屑。
用图像和视频赞美内容
图片和视频让您的内容栩栩如生，打破了文字墙的束缚。例如，使用屏幕截图是向员工展示如何遵循程序的好方法。另一方面，图表可以分解复杂的过程。
使用标签和元描述优化内容
考虑一下您的内容将如何出现在用户的搜索中。使用相关标签和元描述对其进行优化，这些标签和元描述可以由您的搜索引擎编制索引，并帮助您的用户找到相关内容。
必要时限制受众（私人文档）
您的某些内容在发布后应仅限于少数个人或团队。大多数知识库软件应该允许您限制对内容或类别的访问 - 例如，如果您有有关销售前景的信息，并且希望对销售团队保密。
根据分析刷新和更新内容
知识库永远不会完成。使用Baklib等解决方案的内置分析功能，让您的内容保持新鲜并与用户相关。如果一篇文章被否决，请考虑修改内容以使其更有帮助。如果您的内容被查看了很多次，请考虑将其显示在您的知识库主页上以帮助更多用户。
内部文档示例
流程文档
以下是在 Baklib 门户中创建的示例流程文档。流程文档描述了业务流程，展示了工作流程图，详细描述了每个步骤，并明确定义了每个步骤的职责。
项目文档
以下是在 Baklib 门户中创建的示例项目文档。项目文档重点介绍了项目计划，详细描述了项目的目标、挑战、现有环境、成功指标和新要求。
员工手册
以下是在 Baklib 门户中创建的 HR 文档示例。现有的人力资源文档类型有很多种，其中最流行的是《员工手册》。员工手册也可以算作员工指南、员工手册等。
总结
在阅读本文之前，您可能认为创建内部文档是一件苦差事，最好留到以后再做。现在你知道得更多了。
有了内部文档，您的员工不再需要重新发明轮子。当优秀的员工离开你的团队去寻找新的工作时，你不必惊慌。您拥有一个集体知识源，公司中的任何人都可以从中汲取知识，从而提高生产力和改善协作。
为了方便您的内部文档编制，您需要一个强大的知识库工具，例如 Baklib。它非常适合任何想要创建私有知识库并限制访问权限的团队。该编辑器非常易于使用，您的用户不需要技术学位即可编写内容。请随时联系我们的团队获取演示或免费试用。
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