SAP项目中的国际化团队

参与过国际项目或者管理过国际化的团队的同仁是不是有同样的感受，管理SAP项目中的国际化团队是一项复杂的任务，需要考虑多种因素，包括跨文化沟通、时区管理、项目协调等。今天我就根据我多个国际项目的经验来给大家分享一下如何很好的管理国际化团队。

跨文化交流

文化差异是国际化团队面临的主要挑战之一。不同文化背景的团队成员在沟通、决策和工作方式上可能存在显著差异。比如最简单的准时概念，每个国家都有不同的理解，比如大部分德国人都比较守时，可以准时达到会议室，但是大部分印度人可能觉得10分钟以内都是准时。还有比如说称呼，在德国一般会把职位较高或者比较年长的同事称为Mr.或者Ms.加姓氏，一般年轻一点的同事可以直呼名字；在日本每个同事都会在对方的姓氏后面加San，表示对对方的尊称。我们在写邮件的时候可能注意不到这些，会直呼对方的名字，这样就会显得不太礼貌。

解决这些文化差异最好的方式是通过参加一些文化课程或者举办交流活动，来达到理解和尊重彼此文化的目的。笔者在日本项目开始前，就曾组织团队成员主动了解日本办公室的着装、称呼等文化元素，以便更好的融入到当地的办公室文化中。

沟通策略和工具

国际化团队带来的另外一个显著问题是沟通，因为项目成员处于不同的时区，几乎所有的沟通都是在线进行的。在新冠以前的年代，整个项目都远程执行时不可想象的，因为新冠我们渐渐习惯了远程沟通的方式，但是我们还是能看到很多远程沟通的弊端，比如在沟通的时候你很难判断对方的反应，不知道对方是否接收到了你想传达的信息，再比如国际远程沟通还有时差的影响，往往没办法举办一整天的研讨会。

所以让团队成员了解彼此的工作时间、提前安排好沟通的策略是非常重要的，比如要举办大型在线研讨会，可能就只能安排半天研讨会，半天用来准备或者总结，这样就能充分利用时差。另外使用合适的沟通工具也非常重要，比如可以开视频会议的Microsoft Teams、Zoom等，Teams支持分会议室讨论、会议白板、录制等功能，在线会议中使用白板来协助讨论可以有效的传递信息，避免沟通中的误解。

沟通的另外一大障碍是项目信息的交流，项目组成员在同一个办公室的时候，我们的感觉可能还没那么明显，因为信息可以及时获取或者澄清。当我们身处世界不同地方，澄清的代价和时间就会高很多，比如对于一个流程的定义文档，传统的方式可能是讨论后发给相关的同事，但是如果有人没有接收到或者后来这个文档又更新了，那么信息就会滞后。

所以在国际化项目中，一般都需要一个项目协作平台来分享信息，比如Teams里面的Sharepoint等，在项目开始前就需要建议一定的目录结构来规范文件的存放位置，并且要鼓励项目组成员把所有项目都要存放在相应的位置，而不是放在本地，这样其他成员不管有没有收到，都可以按照事先约定的存放位置找到相应的文档。

职责和任务

在国际项目中，可能会存在多个地区的团队共同参与。特别在一些大公司，除了公司内部在不同的地区有职能类似的团队，还有一些外部咨询公司的团队也会参与到项目中来。如果在项目初期没有很好的定义每个团队的职责，就有可能在项目执行过程中产生冲突，这样不但会影响每个团队的工作效率，而且会影响到业务部门对SAP顾问的信任度。

在项目初期搭建项目团队的时候，就需要建议明确的责任矩阵（RACI），责任矩阵是一种通用的职责定义划分方式，具体RACI的定义如下：

R（Responsible）：负责人。负责执行任务或活动的人员或团队。这是具体做事情的人，他们直接负责完成工作。
A（Accountable）：决策人。对任务或活动的最终结果负责的人。这通常是批准或签署任务完成的人。每个任务只能有一个决策者。
C（Consulted）：咨询人。在任务或活动执行过程中提供建议或信息的人。这些人通常是专家或有特定知识的人，任务完成前需要征求他们的意见。
I（Informed）：被告知人。需要了解任务或活动进展情况但不直接参与执行的人。这些人需要被及时更新任务状态和结果。

有了责任矩阵的明确定义，可以帮助团队成员了解各自的角色和责任。另外，还需要有一个统一的任务列表，这样所以项目的成员都可以随时查看各项任务的进度和状态，不受时差的限制。任务列表可以是最简单的Excel文件，也可以使用一定的工具如Teams中的Planner或者敏捷项目中用到的Azure DevOps 、Jira等。