多项目并行比单个项目管理更容易出现意外，因为与单项目管理相比，多项目管理的环境显得更加复杂和难以管控。

需要协调来自不同部门的资源；项目的优先级经常会被调整；有些项目是相互依存的；各部门间沟通困难；决定必须在很短的时间内完成；需要精确的项目信息。

如果成功地解决了这些问题，那么项目运行就会很顺利。以下是影响多项目管理的一些关键因素：

一、分清轻重缓急

当面临多项目时，以什么顺序开展项目，哪个项目要优先启动，哪个项目要暂时搁置，对企业战略目标的实现非常重要。多项目的管理者要清楚地知道哪个项目是最紧迫的，哪些请求有所重复，以及哪些请求将会被围绕它的其他请求所代替，确保每个项目都被恰当和合理地排序。
为了避免突然要面对一大堆问题，应该把注意力集中在重要和紧急的项目上。因此，需要根据企业战略目标确定优先顺序，然后依次有序地开展项目。
有了优先顺序的合理排列，项目经理在面对多项目管理的时候，就能有据可依，重点突出，而不是眉毛胡子一把抓。

二、做好计划

如果没有好的计划，我们见哪些不紧急的项目进行推迟，但随着那些可以推迟的时间的流逝，那些原本不紧急的项目变得紧急了，不重要的工作也变得重要了，导致一堆问题的产生，其他项目的正常实施也会受到不利影响。
因此项目经理要安排好项目计划，项目经理可以使用项目管理工具来对项目的紧急情况进行标记，在进度猫中我们在建立任务的时候可以根据项目的时间、紧急程度将项目设置为普通、紧急、非常紧急，项目经理在管理项目的时候，可以在进度猫中按照项目优先级来对项目进行排序。

针对那些不紧急、不重要的项目，项目经理和团队也应该有清晰的计划安排。通过具体的工作流程，为项目活动设定出明确的里程碑节点。

三、做好时间管理
作为身兼数职的项目经理，在同时管理多个项目的时候，更要做好自己的时间管理。项目经理合理授权，把适当的管理责任分配给其他团队成员。
如果所有权力都集中在项目经理一个人身上，团队成员就会变得消极、被动。不论遇到什么问题，大家的第一反应都是找项目经理，团队效率自然低。

项目经理可以使用进度猫甘特图来制定项目计划。在甘特图中将一个完整的项目划分为若干子项目，然后在对团队成员的能力、经验充分了解的基础上，进行任务分配，赋予成员相应的权利。这既可以减轻项目经理的压力，也有助于团队成员的锻炼和成长。

四、建立完善的沟通机制

单项目管理中，各项目实施人员相互沟通少，需要协作的事务也相对较少。然而，多项目管理中，各个项目组成员在统一的合作体中工作，需要在各个项目之间交换各种信息，沟通信息量成倍增加，团队间的协作也更加频繁。
项目经理如果不能掌握工作状况，基本等同于项目失控，因此必须要在各个项目中建立明确的沟通计划，包括内容、对象、方式、频率等细节。