为了确保项目高效交付，项目经理需要在管理过程中及时发现问题并解决，所以80%的时间都在进行沟通以及各种项目汇报。但项目经理往往会陷入低频沟通、无意义汇报的困局，进而导致四处救火、项目各种延误、团队的工作效率低下。例如：

对外沟通—收集需求时，项目前期开了大量会议讨论项目需求，但双方对需求的理解还是存在一定偏差。在后续执行过程中，项目经理没有及时反馈项目的成果以及进度，导致项目做了一半，还经历大量的需求变更，导致成本增加。

对内沟通—项目内部会议时，部门团队成员没能及时将执行中遇到的困难进行反馈，导致项目风险转化为严重的问题，严重影响项目进度。

对内沟通—向上汇报反馈时，项目经理没有及时、准确的将项目所处阶段的情况向上反馈，导致项目资源被抽调走，最后面临项目延误。

以上列举的几个情况，都是项目经理日常管理工作中常见的一些场景，主要是由于没有建立有效的反馈机制所致，项目经理可以从以下几个方面着手有效解决。

1.项目中如何建立有效的反馈机制？

1.1制定定期反馈的管理流程

项目经理需要定期收集和分析项目各项运营数据，了解团队的执行情况，发现问题并解决问题；同时定期将项目进展反馈给管理层/甲方，尤其是一些解决不了的难题，更应在第一时间汇报给管理层，寻求支持。

在这里项目经理可以采取两种方式相结合来建立起良好的反馈机制，获取最全面的项目运营情况：

定期让项目成员汇报自己的工作进展（每日/每周）；

通过设置关键里程碑审批以及交付物评审来主动获取项目真实情况。

项目经理将这两种方式获取的数据相结合进行分析，可以得到更加客观、真实、准确的信息，从而进行科学决策。

1.2采用结构化表达，高效进行反馈

为了高效进行反馈、获取有效信息，项目经理/项目成员在进行反馈时要注意以下两个原则：

以目标为导向：例如，团队成员反馈问题时，要明确是否需要提供支持？/解决方案是什么？

反馈内容要具体：例如，项目经理向领导反馈项目问题，项目目前遇到了哪几个问题、影响程度如何、解决方案分别是什么等等。

其核心就是要将精准的信息传达给他人，那么在反馈时还可以采取“SCQA架构”这一工具，是麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个“结构化表达”工具。

S-情境（Situation）：是由大家熟悉的情况引入，即目前这一项目处于什么状态，遇到了什么问题。

C-冲突（Complication）：是在这个背景下所产生的突出，即项目实际情况与计划有冲突。

Q-问题（Question）：是这些冲突导致了什么问题。

答案（Answer）：是针对这些问题提出的解决建议。

利用以上表达结构，能有效突出反馈的重点，方便项目经理快速解决项目管理过程中的疑难点。除了制定定期的反馈管理流程，透明化的项目运营信息也是高效反馈的重要保障，利用一款合适的项目管理工具，可以确保项目各项运营数据全面、客观、及时的呈现给各个层次的管理人员，也能有效节约沟通成本，下面以易趋项目管理软件为例。

2. 透明化的项目运营信息是高效反馈的重要保障

不同层级的管理人员所关注的项目重点不同，高层管理者关注项目的整体里程碑进度，项目经理需要关注项目各项任务的进度，而团队成员则关注所负责项目任务的完成情况。那么在进行反馈时，所需的项目运营数据则不同，借助易趋项目管理软件，则能针对不同角色提供所需的项目运营数据，节约反馈时的沟通成本。

2.1针对高层管理人员等角色

项目经理利用里程碑计划，高效进行反馈

领导层关注项目的整体进度以及完成的质量，项目经理在进行反馈时就需要相关的数据。而借助易趋的管理阶段计划（里程碑计划）模块，项目经理可以对项目进行拆分，设置各个关键时间节点为重要阶段，项目的具体进度情况会实时更新、展示。

同时可以在每个阶段设置审批流程以及交付物评审流程，管理层在系统里一键进行审批，评审通过，才能进入下一阶段，管理层通过这一流程就可以掌握项目的进度和交付物的质量。

（易趋管理阶段视图）

管理层主动获取项目情况，节约反馈时间

管理层还可以借助项目概况模块，主动获取项目的各项关键指标信息，包括项目的整体进度、交付物完成进度、任务进度、里程碑进度、成本预算执行情况、资源使用情况等等。其中项目进度、任务、交付物、团队、阶段这些重点关注项，可以一键跳转到相关管理页面，查看更为详细的情况。

（易趋项目概况视图）

2.2针对项目经理角色

一键获取项目报表，向上反馈更加便捷

项目经理需要定期向上汇报反馈项目的情况，数据的收集就是一大难点，借助项目状态报告模块，可以根据需要查看和下载项目周报/月报。

项目报表数据全面，包含项目管理阶段情况、交付物完成情况、本周/本月执行的任务、下周/下月执行的任务以及存在的问题和风险。

（易趋项目周报视图）

团队成员进行工时填报以及进度反馈

借助易趋-工时管理模块，项目成员可以主动反馈项目任务的完成情况，也方便项目成员合理分配工作。项目经理将项目计划发布后，各个项目成员会收到项目任务的通知，可以根据实际工作情况，进行工时填报，并拖动进度滑块向项目经理反馈完成进度。

提交后，项目经理需要进行审批，确保工时分配的合理性，同时及时掌握项目任务的完成情况。

（易趋工时填报视图）

3.总结

项目团队的高效交付，离不开有效的反馈机制。但反馈过程中需要用到各项运营数据，收集起来会耗费大量时间和成本，这就阻碍了反馈机制的良性发展。而借助一款专业的项目管理软件，可以给各个层次的项目管理人员提供客观且全面的项目运营数据，方便大家进行有效的反馈，便于项目经理及时发现项目管理过程中的各项风险和问题，并及时解决，从而提高团队效率、高效交付项目。