项目监控：项目跟踪和控制的工具和步骤

项目管理不仅仅是分配和审查任务，还包括平衡团队成员的工作量、创建预测和避免障碍的工作流程。整个过程涉及许多步骤，因此，项目监控成为了成功业务活动的关键之一，是项目经理确保与团队共同实施的计划顺利进行的方式。

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项目监控为何重要？

缺乏评估或监督是项目失败的常见原因。如果无法预测潜在问题或在问题出现时及时发现，就无法足够快地采取纠正措施，令项目重回正轨。

对项目和团队进行监控有助于按预算、按计划、按进度开展工作。它还能让你深入了解不同团队成员的工作量，并为未来项目和初始规划阶段的成功提供参考。

通过有效的监控，你可以看到哪些方面做得好，哪些方面需要改进，然后做出改变和调整，使项目尽可能顺利地进行下去。

为了发现项目中的问题，你需要能在项目进行过程中监控进度和绩效的项目管理软件。8Manage PM是一款出色的项目管理软件，可提供实时监控项目所需的工具。你只需切换到实时仪表板，就能获得项目的高级视图。它能自动收集时间、成本、工作量等指标的项目数据，并以直观的图表显示出来，让你一目了然跟踪项目所有情况。

项目监控步骤

从项目的规划阶段到执行，制定监控计划以确保一切顺利进行非常重要。项目监控与项目执行应同时进行，以下是确保正确监控项目的八个步骤：

创建项目范围基线

项目范围定义了项目利益相关者的期望和要求。在整个项目过程中，它都被用来监控项目进度。项目范围基线捕捉了这些期望和要求，可用于衡量计划工作和实际工作，以确保项目执行与项目计划保持一致。

制定项目进度基线

当主要利益相关者批准了进度表后，就成为了项目进度基线，用来将实际进度与计划进程进行比较。这样，项目经理就可以跟踪项目差异，并采取纠正措施。它还有助于与利益相关者沟通，让他们知道项目是否按计划进行。

估算项目成本并确定项目预算

项目成本越准确，项目预算就越准确。因此，你需要监控所有项目支出，并使用项目管理软件来跟踪项目成本，及时对任何差异做出响应。你还可以制定预算基线，将实际成本与计划成本进行比较，以此来监控支出。

使用风险日志

在监控项目时，最重要的事情之一就是风险。在计划阶段，创建风险日志，收集你认为项目中可能出现的风险。然后记录下风险对项目的潜在影响，以及由谁负责识别和降低风险。

你还可以设置优先级，帮助确定哪些风险必须立即处理，哪些风险可以等待。在监控项目的过程中，风险日志将帮助你对可能影响项目的问题保持警惕。

使用变更日志

检测变更是项目监控的核心。当检测到变更时，需要变更日志来控制它。变更日志是一份按时间顺序列出项目变更的文档。它是对所做变更的总结，使项目经理能够跟踪和交流所有已发生的变更。这也为项目经理提供了另一种沟通工具，让项目利益相关者随时了解情况，以便他们了解所发生的变更并对其进行妥善管理。

建立质量控制程序

如果产品或服务不符合质量预期，那就是失败。质量控制程序可确保产品或服务经过测试，符合项目规划中设定的标准，还能减少错误。因此，建立质量控制程序是全面项目监控的关键部分。

使用项目监控工具

专业的项目管理软件有许多功能，为项目经理提供了了解项目的窗口，包括成本、资源还是时间等方面。端到端的项目管理软件8Manage PM支持项目全周期管理，它的实时仪表盘可以提供项目进度和绩效的高级视图。通过8Manage的详细状态报告和其他类型的报告，你可以获得更多信息，还可以使用资源管理功能来跟踪团队的绩效。