反复沟通、来回跑腿，还易出错；

纸笔记录、excel统计，效率低耽误事；

档案、物资，查不清记录、看不了实时；

部门各做各的、各管各的，沟通配合难……

你有没有经历过诸如上述的繁琐办公流程？不用担心！

今天这篇文章，将带你全面解读如何利用OA系统实现自动化流程管理，轻松达成信息的快速流通和共享，让你在功能、价值及应用上对OA系统了如指掌。

• 如果你对OA系统一知半解，那这篇文章非常适合你，帮助你理解OA系统业务流；
• 如果你是有一定经验的管理者，那么这篇文章可以帮助你查漏补缺。

干货满满，建议收藏！

一、OA系统是什么？

OA，全称是Office Automation，即办公自动化系统，是一种应用于办公领域的新型无纸化办公方式，基本所有和办公相关的系统都可以称作是OA。绝大部分企业将OA用于企业内部的协作沟通，处理企业内部工作等。通过OA系统可以助力企业实现数字化办公，优化现有管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力。

为了便于大家更清晰直观的了解OA系统全链路，下面用我司一直在用的简道云OA系统为大家做示例。

简道云OA系统模板，可以直接查看和修改使用：https://www.jiandaoyun.com

二、OA系统的功能有哪些？

（一）事项审批 —— 申请统一管理，操作便捷简单

• 合同审批：数字化合同审批，不用再拿厚厚的合同书了
• 加班申请：自动计算加班时间，还可联动绩效工资
• 外出申请 规范出差流程，填写外出缘由与时长等要素，提交申请
• 报表统计：对审批需求及其处理情况进行分析，延宕一清二楚

（二）用车管理 —— 明细清清楚楚，流程一目了然

• 用车：统一标准、在线查询，内部外部车辆租借划清界限
• 还车：车辆归还一键选择即刻到位
• 加油：建立油卡信息库，智能换算金额，加油油卡自动扣款
• 维保：维保流程清晰，车检/意外登记预设完全，一键使用
• 报表：所有车辆信息、用、还、加油、维保等明细清清楚楚

（三）费控管理 —— 随时随地提报，账单一清二楚

• 项目预算：立项评估，在线登记项目预算，全程数字化运作
• 费控申请：规范项目费用申请，在线填报、实时处理审批
• 报表统计：统计分析所有预算条目明细，透明费控申请处理进度

（四）物资管理 —— 自动归档，灵活调用

• 物资库：建立物资信息库，清晰明了；随时新增入库，快捷便利
• 采购：标准化采购物资，库存数量看得到，采购多少心中有数
• 领用：领用关联一键搞定，智能计算库存，超出库存限制领用
• 归还：选择相关物资，即刻归还入库
• 物资统计：全面监控库存状态，把控物资调用情况

（五）日报周报 ——透明数据，跟踪进展

• 周报：分部门设计日报内容及要求，针对性设置
• 日报：规范一周工作内容总结与下周规划，清晰明了
• 流程待办：将日报设置每日代办提醒，督促团队每日汇报
• 汇总统计：建立统计面板，监督各部门工作时长、日报周报提交情况

三、OA系统对企业的价值点在哪里？

（一）规范处理，减轻 80% 沟通负担

传统的工作方式中，大量的信息沟通需要通过会议、邮件、电话等方式进行，不仅效率低下，还容易引发误解和混淆。

而OA系统通过预设的工作流程、表单和审批机制，使得信息流转更加清晰、准确和高效。规范了物资、用车、费控、审批、团队汇报 等各项工作标准，从而大大降低因为搞不清要点，而反复沟通、来回跑腿等问题。

OA系统通过规范化和标准化的流程设计，极大地减轻了企业内部的沟通负担。员工只需要按照系统设定的步骤进行操作，就可以快速完成各项工作任务，大大减少了不必要的沟通成本。

（二）自动统计，提升 70% 工作效率

OA系统具备强大的自动统计和分析功能，能够帮助企业快速获取各种业务数据，从而做出更加明智的决策。通过OA系统，企业可以轻松实现考勤统计、销售数据分析、财务报表生成等功能。

凡是提报数据，皆在应用后台自动统计； 表单中的“校验、必填”等功能保证数据不错漏，再也不用进行人工整理、汇总了。这些自动统计的数据不仅准确可靠，而且能够实时更新，为企业提供了极大的便利。

同时，OA系统还可以根据企业的实际需求，进行定制化的报表设计和数据分析，进一步提升了工作效率。

（三）数据看板，100% 透明管理

OA系统的数据看板功能为企业提供了全方位、多角度的业务数据展示。通过数据看板，企业可以清晰地了解各项业务的运行状况、员工的工作效率、客户的满意度等信息。

在每个OA工作模块建立数据看板——物资统计、车辆管理报表、费控面板、审批统计等等，能极大提升内部透明度、 监督处理效率。

这些数据不仅有助于企业及时发现和解决问题，还能够为企业的战略决策提供有力支持。此外，数据看板还具备实时更新的特性，使得企业能够随时掌握最新的业务动态。这种透明化的管理方式有助于增强企业的凝聚力和向心力，推动企业的持续发展。

（四）统一流程入口，避免配合难

OA系统通过统一的工作流程和入口设计，避免了企业内部各部门之间的配合难题。在传统的工作方式中，由于各部门之间的信息不透明、沟通不畅等原因，往往会出现配合困难的情况。

为了避免各部门流程散乱带来的配合难、 协作效率低下问题，各部门进入简道云， 打开OA应用，即可查询/提交相应需求，无需频繁切换不同的系统和工具。这种统一化的管理方式不仅提高了工作效率，还有助于提升员工的工作满意度和忠诚度。

四、最后，给大家分享两个真实的落地案例

（一）华生大家居

华生大家居使用简道云OA 系统其实是负责企业整个业务流程审批的系统，将OA 框架搭建至一层和二层，涵盖企业的人财物、研产供销以及 IT 。

各种主数据产品、供应商的开户、采购报价以及采购计划，都是在 OA 上做录入和审批的，审批完了以后自动传到 SAP ERP 系统，后端的付款也是这样，付款申请也在 OA 上去发起、审批，然后传到 SAP 。

此外，华生大家居跟外部的系统也就是银行系统有做银企直联，这个功能也是在 OA 上实现的。企业实时地把数据传给银行，然后再从银行处收集回单。确认付款成功后，再传到 SAP 去完成财务的记账。这就是 OA 系统采购付款流程的应用实例。

（二）U家工场

U家工场目前提供从精装-定制-家具软硬装装一体化的全案美学整装服务，人群定位于追求品质生活的新中产年轻群体，产品及服务主攻品质兼颜值、舒适兼省心，全方位满足目标人群的整体家居需求。

随着业务的深入和规模的拓展，U家工场原有的信息化已经不足以支撑企业所需，在使用简道云之前的遇到了OA无法做数据分析、单系统无法满足所有需求等问题。

针对以上痛点，U家工场通过简道云搭建了OA系统，实现了可以互通管理的OA系统：

U家工场最早期的信息化就是将原有在钉钉上的OA流程全部“搬家”至简道云，让原来需要手填的信息，可以下拉框“引用” 其他表单的数据，构建起了业务逻辑关系。另外，利用简道云“数据工厂”的功能，将多个表单、流程的数据进行汇总、筛选、计算、合并等自动处理，得出想要的关键指标进行分析。

以上就是本文的全部内容，希望对你有所帮助。