关注我们 - 数字罗塞塔计划  -  

数据化，是以数据为基础，以信息技术为手段，以数据分析为切入点，通过数据发现并分析问题，实现科学决策。而工程档案资料的数据化是实现工程全生命周期管理智慧化，发挥数据生产要素作用，形成行业新质生产力的前提和基础。当下存量和增量工程档案资料实现数据化的道路还在探索中，也取得了部分成果：如工程资料在线编制、管理利用软件和平台以及AI技术在行业的应用等。但从行业实际应用来看，目前数据化实现效果并不理想。本文尝试从工程资料数据化参与主体的视角，通过权责分析、诉求分析来探究如何实现的具体路径，并给出解决思路。

 ·PART 1· 

多方主体参与下

工程档案资料现状

工程档案资料是指在工程建设过程中，形成的各类工程技术资料、文件、图纸等重要文件，它对于确保工程质量、提高工程管理效率、保障工程安全等方面具有重要作用。由于工程资料形成的复杂性和工程文件归档的局限性，目前在档案资料管理过程中存在多方主体权责不明、数据割裂、平台孤岛等各类问题，具体包括：

01、工程项目建设参与主体众多，各主体档案资料编制方式、数据标准、验收归档等要求不一，降低各方工作效率；

02、工程项目多、地域广、标准不统一，资料汇总难，且资料易漏做、易重复、易混装；

03、数据割裂，难以提取，无法形成数据池供档案部门或监管部门进行统计分析；

04、各方平台分散建设、功能重合、目的单一、难以互通，天然形成平台孤岛，浪费资源。

基于云计算、大数据、人工智能等新技术的催生，工程档案资料的形成与管理发生了重大转变，各方主体对数据的要求也不断提高。从市场来看，众多厂商均提出了各自的解决方案，但聚焦方向多限于某一方的业务提升，如建设单位项目在线申报、施工单位资料单套制编制、档案馆在线移交接收等，单一管理模式仍然难以解决上述问题，且政府主管部门无法有效参与其中，数据共享通道依然闭塞。

从工程建设项目资料形成阶段来看，我们大致将资料分为开工前审批资料、施工过程资料、竣工验收资料与运维服务资料，多方主体对数据的聚焦与要求也不同。如建设五方责任主体均需要对项目施工负责，其中施工单位更关注施工过程资料的形成与编制；城建档案馆则保障档案验收与保管利用；而政府部门需要大量的原生数据进行分析与监管。

【图】资料形成各阶段的参与主体

为真正实现工程档案资料的数据化管理，满足多方主体的现行需求，笔者以此提出多方主体参与下的工程档案资料数据化实现路径，将建筑企业、市县城建档案馆、政府主管部门紧密结合在一起。建筑企业将工程项目的档案资料管理和项目管理相融合，以资料全流程在线编制为核心；市县城建档案馆以“市县一体化”形成接收、指导、归档机制；政府主管部门以数据化治理开展全工程链的决策参考与规划运营，从而实现工程档案资料全生命周期闭环式数据化管理。以下将针对各方实现路径展开具体探究。

【图】多方主体参与下的工程档案资料数据化实现路径

 ·PART 2· 

建筑企业主体下的

工程档案数据化实现路径

随着当前工程项目的日益增多，存量档案不断扩充，建筑企业传统方式的工程档案管理在实践中面临着一些挑战，主要体现在以下四个方面：

目前工程档案资料80%来源于项目施工过程中，故对建设、施工等单位而言，工程建设过程中的档案资料数据化管理迫在眉睫，下面针对上述四大难点分别提出以下解决思路。

1、确保工程资料及时编制

2、确保工程资料数据的真实性

3、确保档案数据的完整性

4、基于工程资料管理加强项目管控

通过上述措施有望解决施工单位存量数据量过大、增量数据录入繁琐、线下审批签章耗时长等现状问题，并可进一步实现系统对接及数据应用、业务融合，提高一线工作效率，从而带来更多的经济效益。

 ·PART 3· 

市县城建档案馆主体下的

工程档案数据化实现路径

各市（区县）城建档案馆在工程档案管理中占据着核心地位，担负着工程档案的“收、管、存、用”职责，确保城建工程档案的准确与完整，为城市的可持续发展提供重要的信息支持和决策依据，为此各市（区县）应建立工程档案市县一体化平台。

工程档案市县一体化平台应“以市为中心，以县为终端”，构建一个由资源层、服务层、保障层和应用层组成的信息化架构。

【图】市县一体化架构图

1.资源层建设

以档案信息资源建设为核心，包括存量档案数字化和增量档案电子化以及档案数据结构化。

2.服务层建设

建立统一的信息共享通道和服务平台，创新档案信息服务手段，实现市县两级档案资源共享，提高档案资源利用率；统一工程档案管理模式，同时又需支持市县差异化配置；统一监管措施，通过平台进行工程档案实时动态监管。

3.保障层建设

自下而上，建立系统安全、网络安全、资源安全的全方位安全保障体系。

4.应用层建设

主要涉及行政审批系统，业务指导系统，档案接收系统，智能数据结构化系统（如下图所示），全文检索系统，公众在线服务平台、三维可视化系统、档案知识库等系统，实现信息技术与档案业务的创新融合。

【图】智能数据结构化系统

随着工程档案市县一体化平台的普及应用，将积累起大量原生电子档案并完成存量档案智能数据结构化处理，使之成为动态的、可以承载重要的质量、安全、进度等管理要素的数据载体，为后续省住建大数据中心的建设提供数据来源。

 ·PART 4· 

政府主管部门主体下的

工程档案数据化实现路径

政府主管部门作为建设工程项目的监督与管控单位，更加注重工程档案资料的真实完整，确保住建事业的高质量发展和高水平安全。通过建立一套“省住建大数据中心”，以“全省统一，各方协同”为整体目标，以“数据+应用”为抓手，自上而下实现政府部门对工程项目全生命周期的监管、分析、统计与运营。

【图】省住建大数据中心业务架构图

01、全省统一规范，构建全省数据化归档标准规范，解决数据获取与接收问题，规范结构化数据体系；

02、强化数据治理与数据挖掘工作，提升数据分析价值，为质量监管、实时决策、运营维护提供基础；

03、建立完善统一的数据归档平台，按照数据标准分阶段获取数据，实现监管机制、预警机制、回流机制，数据互联互通；

04、成立省住建大数据中心（部门），对各单位档案数据进行汇总，以统一标准进行信息梳理并开展综合分析，为监管部门提供决策支持，提升工程管理精益化水平。

 ·PART 5· 

总    结

伴随着多方主体对工程档案资料的共同参与维护，工程档案资料将不再是简单的“收”与“存”，而是使其真正成为城市发展的历史记载、工程安全保障的合法依据、数据统计监管的重要来源。在“数字中国”建设的浪潮下，各省正着力开展“数字住建”工作的整体布局规划，本文所探讨的实现路径将全面提升建设的整体性、系统性、协同性，使多方主体相互融入，促进数字技术和住房城乡建设业务的深度融合，以数据化驱动住房城乡建设事业高质量发展。

数字罗塞塔计划公众号致力于成为全国领先的档案信息化知识分享与交流平台。独木难成林，众创力量大！作为中立的第三方平台，我们将努力为广大档案信息化从业企业提供一个展示自身业务与技术专业水平的舞台，共同推动档案行业的进步与发展。

关注我们 - 数字罗塞塔计划  -