晶科能源股份有限公司（简称“晶科能源”）是一家全球知名、极具创新力的太阳能科技企业。

（图片素材来自晶科能源官网）

公司战略性布局光伏产业链核心环节，聚焦光伏产品一体化研发制造和清洁能源整体解决方案提供，销量领跑全球主流光伏市场，入选2023年《财富》中国500强企业。

​

随着新能源行业的迅猛发展、企业的全球化扩张，晶科能源在技术创新、业务发展、管理优化的过程中，积累了大量的文件。作为重要的数字资产，需要有一个统一的线上管理系统，对全集团文件进行全生命周期的有效管理：

文控管理需求

1、文件统一管理需求：企业中有大量的文件需要管理，需要统一的线上管理系统，简化管理工作程序，并且实现对全集团文件的全生命周期管理。

2、文件权限需求：针对不同文件有不同的密级程度，可查看该文件的人员也不同；借阅文件需要有记录、实时跟踪，确保集团文件安全。

3、文件新建、变更与废止的需求：企业中大量的文件随着业务需求的变化，需要进行相应的新建、下发、变更、废止，如何减少手动操作的工作量？

4、文件查询的需求：便捷的文件查询功能，减少线下查找的时间成本，让文档更快地应用在企业业务中，发挥更大的价值。

……

此次，晶科能源联合泛微采知连建立文控管理平台，将运营体系文件集中在一个平台上进行维护，建立全生命周期的文控数字化管理体系，围绕文件的全生命周期，实现从文档发布、使用、版本控制以及作废销毁的全过程管控。

1文件制作

1、套用模板，一键生成标准体系文件

可在系统中维护各类体系文件对应的模板，并且对其中不可编辑的部分进行锁定，快速进行套用，一键生成标准体系文件。模板中的部分内容与填写的信息自动关联（如文件名称、文件编号等信息）。

（文件模板）

2、文件自动编号

根据文件类型、文件分类、编制部门等信息可设定多套编号规则，系统后台在创建文档根据所选择的文档类型、文件分类等信息自动判断适配的编号规则，并在文件审核发布后自动根据规则生成编号。

将文件的新建、命名、编号等都根据公司制度统一规范起来，便于后续管理。

2文件全生命周期管理

通过采知连文控管理平台，新建、变更与废止文件简单便捷，很大程度将制作文件的工作化繁为简，提升工作效率。

1、加盖受控章：在线管理各类文控印章，印控章中自动更新归档的时间信息，增强文件受控效果。

（自动加盖受控章）

2、修改留痕：新增文件过程中各节点对文档的批注、评论、编辑内容均可在线留痕。

3、变更管理：变更的文件名称、版本、编号、责任人等属性均可更新至文件封面，变更后版本自动更新。文件变更后，版本自动更新，历史版本自动失效，具有历史版本查看权限的用户，可以看见该篇文档所有的历史版本。

4、文件复审：可设定复审提醒周期，每份文件可以不同；到期自动触发文件复审流程，把需要复审的文件信息自动带出，无需重复填写。

5、文件作废：文件复审后需要作废处理，可触发文件作废流程，选择需作废文件，在线流程处理后，文件状态将自动变更为“作废”，该文件的权限将回收处理。

3文件查阅，高效利用

1、文控统一门户：形成统一文件查询和借阅入口，文控门户整合快捷流程和最新文件，方便用户操作与学习。

2、文件清单：基于管控和审计要求，形成多种类型的文件清单，包括生效文件清单、待培训清单、待发布清单、作废清单、文件复审未处理清单等。支持按照文件属性进行检索、统计，以及清单中文件的在线预览。

（文件清单）

3、文件借阅：文件在线借阅申请，申请、审批、借阅、收回全流程管控，系统能够按照借阅期限，对借阅查看的电子文件进行自动赋权与自动收权。

可替他人申请借阅权限，可申请永久查看权限和定期查看权限。多种灵活的方式，让文件查阅更方便。

4文件权限管理，灵活管控

1、精细化权限管理：对文档上传、下载、预览、打印、共享等具备精细化的权限管控，满足企业的合规管理需求。支持分级授权管理，对于不同下属业务版本、部门可单独设置文件分类的管理和使用权限；根据部门、岗位、职级、角色等维度进行权限分配，不受组织变动影响。

2、权限回收：可对文件进行权限回收，包括全部权限回收和部分权限回收，全部权限回收：原有下发部门均无法再查看本文档，部分权限回收：仅被回收的部门无法查看。

价值总结

结合晶科能源实际情况，泛微采知连构建了文控模块，有效地整合了企业资源、规范了企业文件管理，进一步赋能前端业务，助力企业文件管理更智能、高效、合规：

1、统一平台：文件统一在采知连文控系统中进行维护，统一文件查询和借阅入口；

2、提升效率：通过文控管理平台，新建、变更与废止文件简单便捷，很大程度将制作文件的工作化繁为简，提升工作效率；

3、规范制度：将文件的新建、命名、编号等都根据公司制度统一规范起来，也更便于后续管理；

4、数据统计：针对文件进行的操作等数据都进行留档，方便领导根据不同条件查询文件，便于管理层的审查分析。