在使用Excel 建立数据表时，养成规范、良好的制表习惯至关重要，这不仅有益于后期数据分析的顺利进行，而且能体现专业素质。下面介绍一些新手容易犯的规范上的错误。

1.随意插入空格

很多新手在制表时容易随意插入空格，认为这样可以更有条理地显示数据，如下图所示。事实上，这样的空格完全没有添加的意义，并且会导致数据表无法使用【分类汇总】和【透视表】功能分析数据。

2.数值和单位放在一个单元格内

制作数据表时，给数据添加单位是一个好的习惯，但是如何添加单位就体现了专业性。如下图所示，将数据和单位放在一个单元格内，虽然表面上看起来没有问题，但是却导致单元格内不是纯数据，无法进行计算。

3.数据格式不对应

在Excel 中，不同类型的数据都有不同的格式，如日期数据有对应的日期格式、文本数据有对应的文本格式。格式设置关系到后期的统计分析能否正确进行，如下图所示，选中日期数据，在【数字】下拉菜单中可以看到其格式是【文本】格式，这就是一个格式上的错误。

4.插入空格对齐文字

单元格中文字长度不一致，如姓名，有两个字和三个字的。为了让文字显示对齐，使用添加空格的方法是错误的，如左下图所示，在两个字的姓名中间加入空格，强行对齐。正确的设置方法是，选中需要对齐的单元格区域，单击【开始】选项卡下【数字】组中的对话框启动器，打开【设置单元格格式】对话框，如右下图所示，设置【水平对齐】为【分散对齐(缩进)】。

5.数据记录和汇总混合输入

在制作数据表时，为了方便查看数据汇总，有的新手会在原始数据记录表中进行汇总，导致数据记录和汇总记录混合，如下图所示。虽然表格中按照每5 天进行了一次“小计”计算，但是却破坏了数据输入的规律，影响后面数据分析。更何况，这样的汇总完全可以使用【透视表】功能快速查看。

6.不必要的工作表划分

一个Excel 文件可以建立多张工作表，于是新手就容易分表输入数据，导致后期数据合并统计困难。尤其是连续时间段的数据，更不应该分表输入。如下图所示，两张表格中的数据字段完全一样，只是因为时间不同就分表输入。其实完全可以加一列“时间”，将表合并输入。

7.插入多行标题

Excel 中数据输入过多后，向下拖动窗口滑块，会看不到标题行。此时部分新手的解决方法是插入多行标题，方便查看数据对应的名称，如下图所示。插入多行标题会导致数据的类型出现混乱，不方便数据统计分析。要想保持标题行不消失，可以使用前面讲过的【冻结窗格】功能。

8.滥用单元格合并

滥用单元格合并是常见的Excel 错误，合并后的单元格不仅在使用【透视表】【分类汇总】功能时受限，在使用函数计算数据时也会有局限性。如下图所示，加了一列“利润统计”，以7 天为周期对利润进行求和计算。如此一来，表格的后续操作将受到限制。解决方法是删除这一列，使用【透视表】功能查看利润的统计数据。

9.颜色设计不合理

Excel 表格可以针对不同单元格设置填充颜色、文字颜色、边框颜色。没有设计基础的新手在制作表格时，很容易为了标新立异，彰显自己的用心制作，让表格的颜色搭配不合理。这其中有两个主要“雷区”：第一，底色与文字颜色太接近，导致文字显示不清；第二，颜色太刺眼，不能直视。如下图所示，该表格标题行文字显示不清，红色底色刺眼。在不知填充什么颜色的情况下，建议不设置底色填充，至少能保证数据清晰可见，也可以使用Excel 的【套用表格格式】功能为表格设计合理的配色。

10.一个单元格输入多行数据

在单元格中输入数据时，按【Alt+Enter】组合键可以换行，但是该功能不能随意使用。通常情况下，只用于标题行。在输入数据时，要避免在一个单元格中输入多行数据。因为Excel 是以单元格为单位计算的，一个单元格中有多个数据会引起计算错误。如下图所示，将一个店3 天的销量数据输入一个单元格中，正确的做法是输入3 个单元格中。

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