中小企业ERP实施的项目管理

目前，我国正在大力推行企业信息化建设，作为一种包含了现代管理思想的ERP(Enterprise Resource Planning)系统日益成为现代企业业务运作的主要工具，为了提升管理水平，提升企业竞争力，在一些实力较强的企业纷纷导入ERP之后，中小企业也跃跃欲试，想通过ERP管理系统来改善自己的管理水平和核心竞争力。但是，ERP实施成功率不高的客观事实说明了中小企业ERP的实施面临着更大的风险。ERP的实施是一个系统工程，必须通过项目管理方法进行严格的控制管理。良好的项目管理是规避风险，提高ERP实施成功率的有效方法，对提高中小企业ERP系统的实施成功率至关重要，也更具有现实意义。

　　一、中小企业的特点

　　中小企业是根据原国家经济贸易委员会对企业规模的划分标准而言的，是指销售收入不超过5亿元人民币的企业。我国中小企业明显存在着人才缺乏、资金短缺、技术落后、信息滞后、管理水平低和协同能力差等一系列问题，大多数中小企业在面对ERP项目时都表现出共同的特点，即他们可能没有自己的信息技术和信息服务部门，也可能拥有一个由技术人员组成的信息中心，他们几乎用技术的思维方式去思考管理问题，希望对所有的管理问题进行数字化，做到精确和完美;几乎认为ERP是一个软件和计算机方案问题;大多没有比较全面的企业运作经验，难以将业务流程与软件功能进行有效融合;基本上没有用项目管理方法对ERP实施项目进行管理;难以吸引优秀的ERP人才。这些往往给ERP项目实施带来很多风险和问题。

　　由于中小企业是我国国民经济的重要组成部分。在ERP系统不断深入中小企业，并成为一种自然趋势和发展方向时，从中小企业自身如何管理好ERP项目的角度探索和研究适合中小企业ERP项目成功的一般管理过程和方法是十分重要的。

　　二、项目管理定义

　　所谓项目，就是为了创造某种独特产品或服务所做的一次性的努力。项目管理则是为了满足或超过相关者对项目的需要和期望而对有关知识、技能、工具和手段的运用。在项目的管理中要同时关注项目产品的管理和项目本身的管理，不仅要创造满足要求的产品，还要在项目范围、时间、成本和质量等方面，也能够达到项目的管理目标。根据项目的定义显示出ERP实施项目具有如下的属性：

　　1.一次性。一次性是ERP实施项目与其他常规运作的最大区别，ERP实施项目有确定的起点和终点，没有可以完全照搬的先例，也没有完全相同的复制。

　　2.独特性。每个ERP实施项目都是独特的，每个项目都在时间、地点、内部和外部环境等方面有别于其他项目，项目总是独一无二的。

　　3.目标的确定性。ERP实施项目有确定的目标，包括时间目标、成果目标，以及其他需满足的要求。

　　4.活动的整体性。ERP实施项目中的一切活动都是相互联系的一个整体。

　　5.组织的临时性。在项目进展过程中，其团队成员来自于多个组织，他们通过协议结合到一起，在项目的不同阶段介入项目活动，项目终结则团队解散。

　　6.开发和实施的渐进性。项目的特性，决定项目的开发是渐进的，需要逐步的完善，直至项目完成。

　　三、ERP实施项目管理的主要内容

　　1.ERP实施项目的整体管理。ERP实施项目的整体管理是保证各种项目要素协调运作，在准确的时间结合在一起，对冲突目标进行权衡中，最大限度满足项目相关人员的利益要求和期望，以成功地完成项目。其管理过程：

　　(1)ERP项目的计划管理。计划管理包括收集其他计划编制过程及其结果，并将它们整理成一个协调一致得到一个ERP实施的项目计划文件。

　　(2)ERP项目的计划执行。计划执行包括通过执行ERP实施的项目计划所包含的有关活动，实施项目计划。

　　(3)整体变更控制。它包括调整整个项目的变更。ERP实施项目的整体管理，涉及项目的范围，质量、时间和成本管理以及人力资源、沟通、风险管理。项目的整体管理是实现项目成功的关键。

　　2.ERP实施项目的范围管理。ERP实施项目的管理范围是保证项目计划所需要进行的所有工作。范围分为产品范围和项目范围。二者必须很好地组合，才能确保项目的工作符合事先确定的范围规格。在确定范围时，首先要确定最终产生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特征，并以认可的形式表达出来。在此基础上才能进一步明确需要做什么工作才能产生所需要的产品，即产品范围决定项目范围。其管理过程：

　　(1)启动。启动是一种认可过程，用来正式认可一个新项目的存在。其主要输出是项目任务书。

　　(2)范围规划。范围规划是生成书面的有关范围文件的过程，其主要输出是：范围说明、项目产品和交付件定义。

　　(3)范围定义。范围定义是将主要的项目可交付部分分成更小的、更易于管理的活动。其主要输出是工作任务分解(WBS)。

　　(4)范围审核。范围审核是投资者、客户等正式接收项目范围的一种过程。审核各种产品和结果，并进行验收。

　　(5)范围变更控制。即控制项目范围的变化。它必须与其他控制(如时间、成本、质量)综合起来考虑。

3.ERP实施项目的时间管理。ERP实施项目的时间管理是保证在规定时间内成功完成ERP实施项目。其管理过程：

　　(1)活动定义。识别为完成ERP项目所需的各种特定活动。

　　(2)活动排序。识别活动之间的时间依赖关系并整理成文件。

　　(3)活动工期估算。估算为完成各项活动所需工作时间。

　　(4)进度安排。分析活动顺序、活动工期以及资源需求，以便安排进度。

　　(5)进度控制。控制ERP实施项目进度变化。

　　4.ERP实施项目的成本管理。ERP实施项目的成本管理是保证在规定预算内成功完成ERP实施项目。简单地说，就是通过开源和节流，使项目的净现金流最大化。其管理过程：

　　(1)资源计划。确定为执行ERP项目活动所需要的物理资源及其数量，明确工作任务分解所需要的资源及其数量。

　　(2)成本估计。估算出完成ERP实施项目所需资源成本的近似值。

　　(3)成本预算。将估算出的成本分配到项目活动上，用以建立ERP实施项目基线，用来监控项目进度。

　　(4)成本控制。根据成本预算控制开源和节流。

　　5.ERP实施项目的质量管理。ERP实施项目的质量管理是保证满足承诺的项目质量要求。其管理过程：

　　(1)质量计划。识别与ERP实施项目相关的质量标准，并确定如何达到这些标准。

　　(2)质量保证。定期评估ERP实施项目整体绩效，以确信项目可以达到相关质量标准。

　　(3)质量控制。控制ERP实施项目的结果，确定它们是否遵循相关质量标准。

　　6.ERP实施项目的人力资源管理。人力资源管理是保证最有效地使用实施项目人力资源完成该项目活动。其管理过程：

　　(1)组织计划。识别和分配项目角色、职责和汇报关系。其主要输出是人员管理计划，描述人力资源在何时以何种方式引入和撤除项目组。

　　(2)人员获取。将所需的人力资源分配到ERP实施项目，并投入工作。其主要输出是项目成员清单。

　　(3)团队建设。提升ERP实施项目成员的个人能力和项目组的整体能力。

　　7.ERP实施项目的沟通管理。ERP实施项目的沟通管理是保证及时准确地产生、收集、储存以及最终处理项目信息。其管理过程：

　　(1)沟通计划。确定信息和项目相关人员的沟通需求：谁需要什么信息、何时需要信息以及如何向他们传播信息。

　　(2)信息传播。及时地使项目相关人员得到需要的信息。

　　(3)性能汇报。收集并传播有关项目性能的信息，包括状态汇报、过程衡量以及预报。

　　(4)项目关闭。产生、收集和传播信息，使项目阶段或项目的完成正式化。

　　8.ERP实施项目的风险管理。ERP实施项目的风险管理是识别、分析以及对项目风险做出响应。其管理过程：

　　(1)风险管理计划。确定风险管理活动，制定风险管理计划。

　　(2)风险辨识。将每种风险的特征整理成文档。

　　(3)定性风险分析。对已辨识出的风险评估其影响和发生可能性，并进行风险排序。

　　(4)定量风险分析。对每种风险量化，对项目目标的影响和发生的可能性，据此得到整个项目风险的数量指标。

　　(5)风险响应计划。风险响应措施包括：避免、转移、减缓、接受风险。

　　(6)风险监控。整个风险管理过程监控。

　　在推进企业信息化建设的进程中，作为现代管理思想的ERP管理信息系统必将成为中小企业业务运作的主要工具，为提高中小企业ERP实施项目的成功率，从企业用户的角度讨论ERP实施项目管理的一般过程和方法是非常具有现实意义的。