在职场中，掌握一定的excel知识，有时候可以极大的提高工作效率，减少加班次数。

但是有的人可能不知道如何去做，下面我使用一个我前几天遇到的工作场景，一步一步的来给大家展示一下，如何使用excel提高工作效率。

在这里不会涉及到具体操作、具体公式的教学，只是从一项工作接到手里，如何进行分析其内在规律，确定是否能够使用excel表格来快速的处理，从而大大的提高自己的工作效率。

工作场景

具体工作场景，是领导交代的一项任务。在一个内网系统中，有一个挺大的目录树，需要把这个目录树整理成一个excel表格。因为工作关系及方面大家操作，在懂车帝找了个类似的。

就是这样的需求，按照领导的意思，是一个一个复制到excel表格中，我大概看了下，数据量非常多，是懂车帝中目录的好几倍。如果真的人工操作的话，费时费事，估计做完眼睛也要废了。

大家来思考一下，完成这项工作，需要多长时间？

逻辑分析

这项工作，按照领导的意思是一个目录一个目录的复制出来，然后整理到excel，有很明显的规律性。一般而言，在电脑上重复的、循环的工作，基本都可以使用相应的技术来实现，这就是所谓的办公自动化。

针对这项具体工作，首先我们可以发现这个网页没有禁止复制，我们就可以把整个目录树全选后复制下来。这样比一个一个的复制，已经大大的提高了效率。复制下来的数据如下图：

接下来，就可以关掉网页，剩下的工作全部都在这个excel表格中了。

我们分析下这一列数据，可以看出：一级标题、二级标题、空白行，这就是这一列的全部数据。那么要实现领导的要求，我们只需要把这一列的一级标题、二级标题单独拿出来分成两列，删掉空白行就可以实现。

接下来深入分析这一列数据中，一级标题、二级标题和空白行之间的逻辑关系，可以看出以下规律：一级标题、二级标题、空白行、二级标题、空白行......一级标题、二级标题、空白行、二级标题...如此循环。

只要找到逻辑关系，那么就可以写公式。因为所谓的excel公式，就是符合一定的逻辑关系的需求整合在一起，就变成了公式。

发现规律：一级标题(这里指A,B,C,D等)以及它的下一行都有数据，然后我们就可以判断出这一行是一级标题。公式为：

=AND(NOT(ISBLANK(A2)),NOT(ISBLANK(A3)))

运行后如下图：

可以看出，一级标题后面都为TRUE，二级标题及空白行后面都有FASLE。接下来我们继续扩展这个公式为：

=IF(AND(NOT(ISBLANK(A2)),NOT(ISBLANK(A3))),A2)

意思是：如果当前行为一级标题，那么在B列显示A列的值，如果不是一级标题，那么显示FASLE。

将B列公式应用后，复制后选择粘贴为数值，然后把B列中FALSE替换为空，删除掉A列的空白行，具体删除方法比较容易，不再赘述。得到下图：

我们可以看到，已经非常接近领导的要求了，需要再接再厉，继续处理一下B列。我们选中B列，按快捷键CTRL+G，然后选择空值，这样就能把B列所有空行选中。

写入公式：=b2，然后按CTRL+ENTER应用公式。可以得到下图：

接下来，只需要把B列相同的数值合并成单元格后居中，将B列数据放到A列前面，就可以完美的完成领导交代的任务了！

在wps中，合并相同的单元格是非常方便的，可是在excel中，需要一定的技巧。

我们选中B列，点击分类汇总，如下图：

然后会发现在A和B之间自动产生了一个新列，选中新列，按CTRL+G，选择空值：

这时候会发现B列空白行都被选中了，然后点击合并后居中,得到下图：

删除分类汇总，得到下图：

选中B列，然后点击格式刷，在点击C列，得到下图：

整理之后，得到领导需要的表格，此项工作完成！

总结

某项工作能否使用excel，应该使用excel的哪些技巧，都是根据这项工作的规律性来决定的。所以首先要对工作进行细致的分析，找出其规律性，然后再去考虑excel中有哪些技巧、哪些公式、甚至是VBA可以实现。

掌握一定的excel技巧，可以极大的提高工作效率，大大的减少了加班的次数。微软的办公套件，比如word、ppt也是如此。往往非常复杂的工作，认真分析其内在规律后，会发现：使用excel，这项工作原来那么简单！

我是职识，欢迎关注，一起探讨如何使用excel助力职场。