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我的第「154」篇原创敬上

大家好，我是Z哥。

在工作中，你会发现有的小伙伴每天看上去很忙，但是好像产出的成果比旁边看上去工作轻松甚至有些摸鱼迹象的人还要低。

当然，大家都明白，这不就是工作效率的区别嘛。

如果你对自己的工作效率不是很满意，不妨看看我分享的一些方法，这些都是我多年实践、亲测有效的方法。也欢迎你在留言区分享你的方法，大家相互取长补短。

首先来看一个公式：效率 = 产出/时间。这个公式很好理解，那么提高效率就可以从这两个方向入手，增加产出或者节约时间（对，我们要做一个像小猪哥一样的时间管理达人）。

/01 增加产出/

假设我们用同样的时间做一件事，怎么才能让产出更大呢？思路上也有两个方向：

1. 做更重要的事

2. 一份时间被重复利用。

第一点比较好理解，每天有那么多事需要做，其中肯定有不同的轻重缓急的。比如，多谈成一笔大订单的价值在大多数情况下肯定比多整理好一份文档来的大，当然具体得根据你的工作岗位来判断。

我们可以使用一个看上去老土，但是非常有效的办法，重要&紧急四象限图。

因为我自己平时会用云笔记进行工作和学习的管理，所以过去很长一段时间我是在云笔记软件中创建一个表格，只设置2行2列，正好对应这4个象限，然后每天会整理一次，把其中的任务重新根据重要性进行分配。这样，我每次完成一个任务之后可以有序的扫一眼这个表格，挑选我的下一项任务。值得注意的是，慢慢的，「次要不紧急」分类里的任务会越来越多，需要定期删除一些。

不过从去年开始我开始用kanban代替上面的方法了，使用的软件是在之前的文章里有提到过的Trello。这个新方案的最直接好处是，调整任务的时候特别方便，直接有转移的功能甚至可以通过拖拽来调整。并且它自带任务跟踪功能，可以让我们做更精细化的事情。

我现在会做两个kanban。代替四象限的这个是用于中长期任务管理的，另一个kanban风格专门用于当周的任务管理，根据星期一、星期二、……这样来设定。

第二点，怎么才能做到一份时间被重复利用呢？

其实很简单，主要看你平时是不是一个有心且讲究的人。比如，当你在工作中遇到某个问题，通过搜索引擎解决之后其实可以多花一点点时间将整个过程记录下来。然后每隔一段时间可以将这些记录进行整理并做一次内容输出（内部分享、写博客之类），这样的话，你当时解决问题的过程所花费的时间就被二次利用了。

再如，当你修复一个bug的时候，顺带把上下文的不良代码重构一下，多运用一个设计模式或者多为性能问题考虑一下之类的。

类似的场景有很多，如果你只是抱着一个完成任务的心态的话，估计很少能发现这样的机会。

相比增加产出，节约时间的方法就多了。

/02 节约时间/

节约时间的方法有大有小，先从大的说起。

01  设定标准和流程

来思考一下，在生活或者工作中，设立「标准」和「流程」的意义是什么？为了规范行为吗？我认为不仅仅是这样，而是为了培养习惯。因为我们最终会通过不断的“试探”，对某个标准或者流程找到自己认为的最优解，然后重复执行，逐渐成为习惯。

所以，在培养习惯的过程中标准和流程便成为了我们眼中“极简”的参照，少了就低于标准了，多了就不是最优解。

可能你会想，这和我们现在聊的内容有什么关系呢？我想说，有特别大的关系。因为我想建议你的就是给自己设定一些做事的标准和流程，它们可以在长期帮你节约大量的冗余时间。

想象一下，任何事如果你都是走一步算一步，走在哪算到哪的话，其中的冗余、浪费是无法想象的。

02  不放过碎片时间

上下班通勤，排队买早饭，每天有很多这样几分钟、十几分钟的碎片化时间。在这种时候可以挑选一些同样碎片化的任务来完成，比如回复别人发来的消息、邮件，或者随便挑选一个问题做一些发散性的思考等等。

03  复盘+计划

每个工作日的晚上可以对当日的工作情况做一下复盘，包括修正自己当前定义的一些做事标准和流程，让它们更高效。

另外，提前计划好下一个工作日要做的事情。虽然说计划赶不上变化，但是只计划后一天的话，遇到变化的概率应该就小的多了。

04  每天至少给出一个整块时间专注做一件事

根据我的切身经历，做事最高效的时候是你进入「心流」状态的时候。

心流：一种将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉；心流产生时同时会有高度的兴奋感及充实感等正向情绪。由匈牙利裔美籍心理学家米哈里·契克森首度提出。

维基百科

但是进入心流的前提就是要保持一段时间的专注。

除了那些主要与人打交道的岗位外，大多数坐办公室的岗位都有专注的必要性。如果你长期没有专注的做过一件事，那么基本上很难较好地应对那些困难的、需要一定创新力的任务。

那么，如何让自己能更快的进入专注状态呢？可以试试耳机里放着白噪音工作。树林里的风声，流水声，等等。这些不含有任何信息量的声音，可以掩盖外界各种噪音，并且不会给大脑造成任何负担。

另外多说一句，在企业中，「多任务工作」几乎无处不在——每个人在工作的时候，都难免要接一下电话，跟同事讨论工作，或是回应老板的询问。

大脑来回在不同的上下文之间切换必然是有损耗的，频繁的来回切换会让完成任务所耗费的时间更多。密歇根大学、宾夕法尼亚大学、耶鲁大学做过一个联合研究《多任务处理的错觉及其对表现的积极影响》，得出的结论是「多任务工作」会大大影响工作效率，大约有20%～40%。

所以，我们应当尽可能避免多任务工作。

05  “两分钟法则”

正如前面所说，两个不同的任务之间切换是有损耗的。根据这个规律，企业家史蒂夫·奥伦斯基得到过一个规律：当你完成某件事情只需要2分钟以内的话，先完成它。

举个例子，你正在写程序呢，这个时候XX在IM上问你要某个文件，这个时候你与其不管它，等手头的代码写完之后再发给他，不如直接先发给他。这样在整体上少了一次上下文切换的时间（因为你已经看到这条消息了）。

当然这个法则是建立在一个假设之上的，就是一次上下文切换的耗时大于两分钟。你可以自己根据自己的情况灵活调整。

06  善用工具

古话说“工欲善其事，必先利其器”。虽然很多工具还算不上“吃饭的家伙”，但是对我们提高工作效率很有帮助。

比如，我通过Trello代替了云笔记进行任务管理就是一个例子。

另外，一些软件的快捷键、高阶功能也特别有用。多用快捷键操作每次节约几秒钟，几万次操作就是几万秒；Excel的公式玩得溜，别人需要花好几个小时干的活，你分分钟就完成了。

好了，目前就想到这么多。总结一下。

这篇Z哥和你分享了一些提高工作效率的小技巧。主要从两个角度出发，「增加产出」和「节约时间」。

增加产出方面有以下两点：

1. 做更重要的事

2. 一份时间被重复利用

节约时间方面有以下六点：

1. 设定标准和流程

2. 不放过碎片时间

3. 复盘+计划

4. 每天至少给出一个整块时间专注做一件事

5. “两分钟法则”

6. 善用工具

希望对你有所帮助。

萧伯纳说过，世界上只有两种物质，高效率和低效率；世界上只有两种人，高效率的人和低效率的人。希望我们都是前者。

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