【记录】Excel 公式|(一)根据某列内容和关键词列,自动生成当前行的关键词分类名称

文章目录

      • 引言
      • 公式解析
      • 应用场景
        • 数据准备
        • 公式应用
        • 结果分析
      • 结论
      • 扩展应用
      • 注意事项
      • 总结
      • 后续学习
      • 结语

我的 Excel 版本:2021

引言

在当今数据驱动的世界中,高效的数据处理和分类对于企业和个人来说至关重要。Excel 作为最常用的数据处理工具之一,其强大的公式功能可以帮助我们轻松实现数据的自动化分类。本文将以一个具体的 Excel 公式为例,详细讲解如何利用公式进行数据分类,并以安全补丁和功能的分类为例,展示公式的实际应用场景。

公式解析

首先,让我们来解析一下这个公式。公式的主要功能是读取关键词所在行,然后将 title 这行的词与关键词所在行做匹配。如果匹配成功,则输出“安全补丁”,否则输出“功能”。【该公式仅能用于二分类】

为方便,填充列号的时候可以借助 Python,代码如下:

keywords_line = 'U'
title_line = 'H'
print(f'=IF({title_line}2<>"", IF(OR(ISNUMBER(SEARCH(FILTER(${keywords_line}$2:${keywords_line}$1000, ${keywords_line}$2:${keywords_line}$1000<>""), {title_line}2))), "安全补丁", "功能"), "")')

这个公式可以分为几个部分来理解:

  1. FILTER(${keywords_line}$2:${keywords_line}$1000, ${keywords_line}$2:${keywords_line}$1000<>""):这部分的作用是筛选出关键词所在行中非空单元格的值。
  2. ISNUMBER(SEARCH(...)):这部分的作用是检查 title 这行的词是否包含在关键词所在行的词中。如果包含,则返回 TRUE,否则返回 FALSE。
  3. IF(OR(...), "安全补丁", "功能"):这部分的作用是根据前面的条件判断,如果 title 这行的词包含在关键词所在行的词中,则输出“安全补丁”,否则输出“功能”。
  4. IF({title_line}2<>"", ..., ""):这部分的作用是检查 title 这行的词是否为空。如果为空,则整个公式输出空值。

应用场景

现在,让我们来看一个具体的应用场景。假设我们有一份包含软件更新信息的 Excel 表格,其中包含了两列:一列是更新的标题(title),另一列是更新的关键词(keywords)。我们的目标是根据关键词将更新分类为“安全补丁”和“功能”。

数据准备

首先,我们需要准备一份包含更新信息的 Excel 表格。表格中包含了两列:一列是更新的标题(title),另一列是更新的关键词(keywords)。例如:

标题 (H)关键词 (U)
安全,漏洞安全
功能,优化漏洞
安全,补丁补丁
功能,新增修复
安全,修复
功能,改进
公式应用

接下来,我们将使用前面提到的公式来对这些更新进行分类。我们将在标题列旁边的新列中输入公式,以便为每个更新分配一个分类。

  1. 首先,我们选择标题列旁边的第一个空白单元格,假设是单元格 I2。
  2. 然后,我们输入公式:
=IF(H2<>"", IF(OR(ISNUMBER(SEARCH(FILTER($U$2:$U$1000, $U$2:$U$1000<>""), H2))), "安全补丁", "功能"), "")
  1. 输入完毕后,按下 Enter 键,公式将自动对第一个更新进行分类。
  2. 接下来,我们将鼠标移动到单元格 I2 的右下角,当鼠标变成黑色十字时,双击鼠标,公式将自动填充到下面的单元格中,对其他更新进行分类。
结果分析

现在,我们已经成功地对更新进行了分类。分类结果如下:

标题 (H)关键词 (U)分类 (I)
安全,漏洞安全安全补丁
功能,优化漏洞功能
安全,补丁补丁安全补丁
功能,新增修复功能
安全,修复安全补丁
功能,改进功能

从结果中可以看出,公式已经成功地将更新分类为“安全补丁”和“功能”。这对于软件更新管理来说非常有用,因为它可以帮助我们快速识别哪些更新是安全相关的,哪些是功能性的。

结论

通过本文的介绍,我们学习了如何利用 Excel 公式进行数据分类。我们以安全补丁和功能的分类为例,详细讲解了公式的编写和应用过程。这个公式可以帮助我们快速地对大量数据进行分类,从而提高工作效率。希望本文的内容能够对您有所帮助,如果您有任何疑问或需要进一步的帮助,请随时联系。在实际应用中,这个公式可以根据您的具体需求进行调整和优化,以适应不同的数据分类场景。

扩展应用

除了本文中介绍的安全补丁和功能分类之外,这个公式还可以应用于其他多种场景。例如,您可以使用它来分类客户反馈,将反馈分为投诉、建议和其他类别;或者用于产品库存管理,将产品分为热销、滞销和常规类别。关键在于根据您的数据特点调整关键词和分类标准。

注意事项

在使用这个公式时,需要注意以下几点:

  • 确保关键词列中的数据格式一致,避免因格式不同导致的分类错误。
  • 如果关键词列表非常长,可能需要调整公式中的 FILTER 函数的范围,以确保所有关键词都被考虑。
  • 公式中使用的 SEARCH 函数对大小写敏感,如果您的数据中大小写混合,可能需要使用 LOWER 或 UPPER 函数将文本转换为统一格式。

总结

Excel 公式是数据处理的强大工具,能够帮助我们自动化许多繁琐的任务。通过本文的讲解,您已经掌握了如何使用一个简单的 Excel 公式进行数据分类。这个技能不仅能够提高您的工作效率,还能够帮助您更好地理解和分析数据。随着您对 Excel 公式的深入学习和实践,您将能够应对更加复杂的数据处理挑战。

后续学习

如果您对 Excel 公式和数据处理的兴趣更加浓厚,可以考虑进一步学习 Excel 的高级功能,如数组公式、条件格式、数据透视表等。这些功能将为您提供更强大的数据处理能力,让您在数据分析和报告方面更加得心应手。

结语

感谢您阅读本文,希望您能够将所学应用到实际工作中,并不断提升您的数据处理技能。如果您有任何问题或建议,欢迎在评论区留言交流。祝您在数据处理的旅程中取得更多的成就!

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