企业会议简单要求

会议原则:

* 能不开会就不开会,根据开会目的与目标来确定
* 分清自己的角色,做好会前准备和会议引导

会议过程:

1. 会前准备
  • 会议召集人会前准备工作:
  * why:开会是否能解决问题,是否需要开会* 需要多人(n>2)一起解决的问题* 邮件无法描述清楚* 比较紧急需要决定的事情* 需要更多人当面沟通效果更好的事情
  * who:需要谁参加* 不知道谁参加时:请求经理、技术指导人* 控制不超过8人:参加会议的人必须是能够对会议目标作出贡献的人* 设计会议程序,部分人可以晚来或者先走* 将大部分会议分成几个小的会议* 对于部分与会者,可提前征求意见,减少不必要的参与
  * time:需要开多久* 鼓励快速的短会* 会议时间1小时以内* 如果会议有延长的可能性,考虑安排在11点或者17点
  * when&where:会议开始时间&地点,并发出会议通知* 描述清楚目标、希望解决的问题* 时间、地点、参与人列表* 参与人需要做的准备工作* 预计持续时间
  • 会议参与人会前准备:
  * why:是否需要参加* when:会议时自己的时间安排是否合适
2. 会议引导
  * 召集人:将自己看作服务者* 预先对议题有一个整体研究(过去、现状、预期)* 能够聆听他人发言,给予意见不同者一定的反对时间,鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究* 纠正误解和不相关的话题* 有下列情况应立即结束讨论* 意见已经达成一致* 进一步讨论的资料缺乏* 讨论所需的人没有参加会议* 成员认为需要时间考虑或者下来商量* 讨论说明原有议题的假设已经发生改变* 本次会议太长,没有时间更好的讨论该议题* 有反对意见,达成一致较困难* 结束议题后应该总结一下
3. 会议总结
  * 会议之后进行会议总结* 如果需要,向参会人发出会议总结邮件

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