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一、功能介绍
1. 使用场景
2. 操作逻辑
3. 常用定义部分
3.1 主数据
3.2 营销单据
4. 字段设置表单
4.1 字段基础信息
4.2 不同类详细设置
4.3 默认值/必填
二、案例
1 要求
2 操作步骤
一、功能介绍
1. 使用场景
在实施过程中,经常会碰见用户需要的信息字段在标准单据中不存在的情况,这是需要使用【用户定义字段(UDF)】这一功能,新建自定义字段,用于收录标准单据无对应字段的信息。
2. 操作逻辑
在【用户定义字段 - 管理】表单中对增加字段进行设置后,它会出现在对应表单的自定义字段部分。点击【查看】下的【用户定义字段】,选中单据的用户定义字段就会显现,如下两图。
3. 常用定义部分
基础部分最常用需要增加用户定义字段的表单包括:【业务伙伴主数据】、【物料主数据】、营销单据。均在下图打框的类别中。
3.1 主数据
1)其中【业务伙伴主数据】、【物料主数据】在【主数据】部分。
打开【主数据】子目录,会看到许多表单类别:
找到【业务伙伴】和【物料】子目录,在其下对应位置增加用户定义字段即可:
由于【业务伙伴主数据】和【物料主数据】都是结构复杂的单据,在后台对应着多张表单,增加字段时需要确定登记位置是主表还是子表:
其中详细字段解析见同专栏《SAP B1 三大表单标准功能介绍-业务伙伴主数据》和《SAP B1 三大基本表单标准功能介绍-物料主数据》的系列文章。
3.2 营销单据
营销单据是指和营销活动相关的一系列单据,主要集中在【销售】和【采购】模块。在【用户定义字段 - 管理】表单中,【营销单据】子目录结构相较于【主数据】要简单很多,对比如下:
官方说明文档中并未指明【营销单据】范围,却经常使用这一说法,博主通过查看单据是否显示【营销单据】下新建的用户定义字段来判断单据是否属于营销单据,查出单据包括:
- 销售:销售报价单;销售订单;交货;退货请求;退货;预售款申请;应付发票;营收贷项凭证;应收预留发票
- 采购:采购申请;采购报价单;采购订单;采购收货单;采购退货单;采购退货请求;采购退货;预付款申请;应付发票;应付预留发票
也就是说,从用户定义字段影响的单据数量上说,【营销单据】要比【主数据】多得多。【营销单据】每增加一个用户定义字段,以上所有单据均受影响,而【主数据】内细分明确,设定用户定义字段时往往确定了唯一的影响单据。
4. 字段设置表单
4.1 字段基础信息
头衔:该字段是所保存信息的系统列名,类似于 “CardName”。输入全英字母,尽量是含义的英文缩写,不要用拼音。在字段保存成功后,系统会在输入内容前自动加上 “U_” 以示区分。
描述:该字段是所保存信息的单据显示名,类似于【名称】。根据客户系统语言,输入中文或英文解释,保存后会在单据页面显示为字段名。
类型:分为可选的 5 类,用于定义新建字段的类型,对应理解:【字母数字的】类似于 字符串;【数字】类似于 浮点数(可以是小数);【日期/时间】类似于 时间型;【单位与总计】用于存放有特定结构、单位的数(如费率、金额);【常规】用于存放附件信息(如链接、图片)。
长度:若字段类型没有格式长度要求(如时间型长度确定),则需要在【长度】字段输入新建字段的长度加以限制。
4.2 各类型结构/高级验证
【结构】与【验证】字段选中【高级】时【规则】选项内容,会随着【类型】的变化而变化,这里分情况讲解。
1)字母数字的
结构:此时结构包括 定期、地址、电话号码、文本、复选框。默认项为【定期】,选中时就是普通单行文本,除此结构需要设置【长度】,其余均不用。如需要对应特殊格式,则选择其他四种。其中【复选框】所生成字段效果类似于下图中【必填字段】,为勾选字段,无需对【验证】字段做设置。
验证(高级):此时规则有如下选项。其中【以...开始】意为,填入信息需要以【值】中内容为开头,否则报错。
如下例,设置需要:从“1”开始。
填入信息为“X123”,为符合开头设定,报错且不可保存。
2)数字
选择【数字】类型时不需要设置结构。
验证(高级):此时规则如下图。
3)日期/时间
结构:此时结构包括日期和小时。
选择【日期】结构后,新增用户定义字段会出现小日历图标召唤日历,并以固定的【yyyy.mm.dd】格式将日期填入字段中。
选择【小时】结构后,输入数字会自动转换为小时形式,或输入【__:__】结构。
验证(高级):结构选择【日期】时,同类型为【数字】时。结构选【小时】时,无规则。
4)单位与总计
结构:此时结构包括 费率、金额、价格、数量、百分比、度量。均不需要设置【长度】。
验证(高级):同类型为【数字】时。
5)常规
结构:此时结构包括 链接、图像,生成的字段需要从附件文件夹选取。均不需要设置【长度】。
验证(高级):无规则。
4.3 验证
验证:默认值为【无】,选【无】的时候即没有验证需求,若选择其他选项,则会通过一定的方式对字段中内容进行限定。
1)已链接至实体
选择【已连接至实体】,则设置变为下拉框字段,并且所选项来自于其他表单的实体内容,不可直接手动更改。
- 链接至系统对象:指系统表单和字段,点击下拉框可进行选择。设定效果如下面第二张图。
- 设置链接表:链接表为用户定义表单和系统预设的自定义表,效果类似【链接至系统对象】。
- 链接至用户定义对象:链接表为用户定义表单,效果类似【链接至系统对象】。
2)有效值
选择【有效值】,则设置变为下拉框字段,与【已连接至实体】不同的是,内容需要手动添加。如下图,点击【新建】即可新增选项值。其中【值】类似【头衔】是系统内记录的值,【描述】为表单内显示的值。
3)高级
见前一小节。
4.4 默认值/必填
设置字段默认值:勾选后,表示该字段需要默认值,出现单行文本字段用于输入默认值。
设置成功后,字段初始状态不为空,而是默认值。
必填字段:勾选后,该字段必填,若为空时保存单据则会报错。
二、案例
1 要求
客户给的业务伙伴信息表格中,包含 “供应商等级”、“客户简称”、“信息来源” 列,其中,要求供应商默认等级为 “C”。
2 操作步骤
1)点击通过进程:工具 --> 定制工具 --> 用户定义字段 - 管理,打开【用户定义字段 - 管理】表单。
2)找到业务伙伴主数据主表对应的位置,点击【添加】,召唤出【字段数据】。
3)逐一设定。
4)如下图,此时对【业务伙伴主数据】的【主表】定义了三个用户定义字段:
此时打开【业务伙伴主数据】显示用户定义字段,效果如下:
3. 补充
后续维护字段,或许需要在设定上做修改,或者删除。
3.1 更新字段
如需修改字段设置,则在【用户定义字段 - 管理】表单中选中需要维护的字段,这时【更新】按钮会亮起,点击后出现字段设置,可进行部分更改。
其中灰色字段不可修改,如果一定要改(如头衔拼写错误),需要整个字段设定删除重新设定。
3.2 删除字段
选中待删除字段,这是【删除】按钮会亮起,然后如下图操作即可。