Office动态水印终于来了

在信息安全日益重要的今天，保护敏感信息变得尤为关键。目前，动态水印甚至是盲水印技术已经在各种企业软件中广泛应用，常见的钉钉和企业微信等都已经支持此类技术，用户查看消息时画面会显示对应用户的姓名和工号等，而作为第一生产力的Microsoft 365却长期缺失这一个基本功能。

日前，Microsoft 365 终于引入的动态水印功能，能够帮助用户更好地保护文档中的敏感信息。本文将详细介绍什么是动态水印、Microsoft 365 动态水印支持的功能、如何启用动态水印以及使用要求和注意事项。

什么是动态水印

动态水印是一种安全标记，能够在文档中添加实时的、可变的信息，例如用户姓名、电子邮件地址、访问时间等。与静态水印不同，动态水印能够根据访问者的信息自动更新，从而提供更高的安全性和可追溯性。通过在文档中嵌入动态水印，可以有效地防止未授权的文档复制和传播。

Microsoft 365 动态水印支持哪些功能

Microsoft 365 动态水印功能支持以下几项关键功能：

自定义水印内容：管理员可以自定义水印的内容，例如用户名、电子邮件地址、时间戳等，确保水印信息的灵活性和实用性。

自动化水印应用：根据文档的敏感度标签，自动在文档中应用预设的动态水印，减少手动操作的复杂性。

实时更新：动态水印会根据用户的访问信息实时更新，确保每个访问者看到的水印信息是最新的。

跨平台支持：动态水印功能支持在Word、Excel、PowerPoint等多个Microsoft 365应用中使用，提供一致的用户体验。

Microsoft 365 动态水印是如何工作的

Microsoft 365 动态水印通过敏感度标签和策略进行管理：

敏感度标签：管理员可以创建和配置敏感度标签，并指定哪些文档需要应用水印。

策略配置：通过Microsoft Purview（原Microsoft Information Protection），管理员可以设置动态水印策略，包括触发条件和水印内容。

实时应用：当用户打开、编辑或分享文档时，系统会根据预设的策略和标签，自动在文档上生成并展示相应的动态水印。

启用Microsoft 365动态水印

启用Microsoft 365动态水印需要按照以下步骤进行：

配置敏感度标签：

进入Microsoft 365管理中心，导航至“合规性管理”或“信息保护”模块。

创建或编辑现有的敏感度标签，在标签设置中选择启用动态水印功能。

自定义水印设置：

在敏感度标签的水印设置中，自定义水印的内容和格式，例如添加“用户名：{UserName} 邮件：{Email} 时间：{TimeStamp}”等信息。

发布标签：

完成标签配置后，将敏感度标签发布到相应的用户和组，使其在文档中生效。

应用敏感度标签：

用户在创建或编辑文档时，可以选择应用相应的敏感度标签，文档将自动添加预设的动态水印。

使用Microsoft 365 动态水印

用户在日常使用中不需要进行额外的操作，只需按照正常流程创建和编辑文档：

当用户创建新文档或打开受保护的文档时，系统会根据配置自动应用动态水印。
用户在文档上看到的水印内容是动态生成的，包括用户名、日期、时间等信息。
水印会随着文档的编辑和分享保持同步更新，确保每个副本都有正确的标识信息。

使用要求

为了使用Microsoft 365 动态水印功能，需要满足以下要求：

客户端版本：目前 Microsoft 365 网页版都已经支持动态水印，Microsoft 365 for Windows 版在 2404 Build 17425.20046 和 Microsoft 365 for Mac 16.87 Build 24070110 或更高版本中支持此功能。

许可证要求：需要Microsoft 365 E5、Microsoft 365 E3或Microsoft Information Protection及合规性高级版许可证。

注意事项

在使用Microsoft 365动态水印功能时，需要注意以下几点：

权限管理：确保只有授权用户才能配置和应用敏感度标签，以防止敏感信息的误用。

兼容性：检查使用的Microsoft 365版本是否支持动态水印功能，确保所有用户都能正常使用该功能。

水印信息保密：避免在水印中包含过于敏感的信息，以防止水印本身泄露敏感数据。

测试和验证：在大规模部署之前，建议先在小范围内测试动态水印功能，确保配置正确并满足安全要求。

总结

Microsoft 365动态水印功能通过在文档中动态嵌入用户信息和时间戳等标识，防止信息泄露和非法分发。支持Word、Excel、PowerPoint等多种文档类型，具有自动应用、自定义样式等特点。配置简单，通过Microsoft Purview即可启用。使用此功能需要兼容的Office客户端版本和相应的许可证。Microsoft 365 动态水印为企业提供了更高层次的安全防护，是确保敏感信息安全的理想选择。