PMBOK® 第六版指导与管理项目工作

读后感—PMBOK第六版目录

我们都不情愿去做重复的工作，也不期望只得到一个计划，而具体的工作任务却笼统模糊，需要在做的过程中一边摸索。如此一来，对于熟悉的事情会因反复而影响心态，对于不熟悉的事情则由于痛苦的学习过程以及紧迫的工期，连半点斗志都难以燃起。

仍以前面提及的软件开发为例，如果一个项目中关于软件开发的部分仅有一个时间节点，而没有进行拆分细化。那么可能产生的后果便是团队不清楚项目需求究竟是什么、个人的工作任务是什么、哪些资源需要及时供应，更不用说诸如测试等工作了。就像个人所在的团队曾遇到过因不了解硬件设备而导致软硬件不匹配的情况；缺少开发设计规范，在开发阶段自行添加字段，却又不敢删除以前的数据，致使接口字段越来越多；测试时大小 bug 繁多，重要测试点也未能测试到；项目进行到某一阶段时因缺少必要资源而不得不暂停等等。

正所谓“砍柴不误磨刀工”，拥有一个清晰明确的工作任务，会减少很多窝工现象和个人不良情绪。这并不是说就缺乏了创新，重复的事情每次都要先进行热身运动这无疑是一种浪费，没有可执行的结果也并非创新，这个结果可能是具体的任务，也可能是思想上的一个要点。

一、指导与管理项目工作内容

指导与管理项目工作是一项至关重要的任务，它涉及领导和执行项目管理计划所明确的工作，以确保项目目标的达成。这一过程中，需要敏锐地识别出必要的项目变更，提出变更请求，并高效实施已批准的变更，包括任何经过批准的预防措施、纠正措施以及缺陷补救措施。这些变革的实施，是整体实施变更控制过程的直接输出。

本过程的核心价值在于对项目工作和可交付成果进行全面而细致的管理，以此提高项目成功实施的可能性。这一管理过程需要贯穿整个项目的始终。

在指导与管理项目工作时，首先要关注的是执行项目管理计划中既定的计划活动（如图1所示），这是确保项目目标与可交付成果实现的关键。同时，也需关注资源的优化分配与管理，确保资源的有效利用。此外，根据绩效数据的深入分析，还需要对项目计划进行必要的调整和优化。

由于不同项目的领域特性和环境差异，在指导与管理项目工作时，必须严格遵循项目管理计划，确保各项工作的顺利完成和预期成果的产出。项目经理和项目管理团队在这一过程中发挥着核心作用，他们不仅需要共同实施项目计划，还需要协调项目中的技术与组织接口，以及应对可能出现的项目变更，采取必要的纠正与预防措施。

在项目执行过程中，不断收集和分析工作绩效数据，以评估项目的进展情况和绩效表现。这些数据将作为监控项目进展和评估项目成果的重要依据，同时也是项目学习和持续改进的宝贵资源。通过不断地学习和改进，不断提升项目管理水平，为未来的项目成功奠定坚实的基础。

图-1 指导与管理项目工作：数据流向图

二、指导与管理项目工作

"指导与管理项目工作"过程涉及从项目管理计划、批准的变更请求、项目文件及组织过程资产等输入中汲取信息，运用专家判断、会议、项目管理信息系统等工具与技术，来执行项目活动、监控工作绩效、协调资源与沟通，并根据需要调整计划。此过程最终产出包括项目可交付成果、更新的项目管理计划与文件、问题记录、新识别的变更请求，以及对组织过程资产的贡献（见图2），旨在确保项目目标的高效达成与持续优化。

图-2 指导与管理项目工作：输入、工具与技术和输出

2.1 指导与管理项目工作：输入

指导与管理项目工作的主要输入包括（不记录事业环境因素和组织过程资产）：

项目管理计划

项目管理计划的任何组件都可以用作本过程的输入，包括但不限于范围基准、进度基准、成本基准、质量管理计划、资源管理计划、沟通管理计划、风险管理计划等子计划。

项目文件

包括各种项目文档的最新版本，包括但不限于一下项目文件

变更日志：记录了项目过程中所有变更请求的详细信息。
经验教训登记册：汇总了项目执行过程中的成功做法和失败教训，用于改进项目绩效，以免重犯错误。有助于确定针对哪些方面设定规则或指南，以使团队行动保持一致。
里程碑清单：列出了项目中的关键里程碑及其预计完成日期，有助于监控项目进度和确保项目按计划推进。
项目沟通记录：记录了项目沟通活动的细节，包含绩效报告、可交付成果的状态，以及项目生成的其他信息，确保沟通透明且有据可查。
项目进度计划：详细规划了项目各项活动的起止时间、逻辑关系和资源需求，是指导项目执行的重要依据。
需求跟踪矩阵：展示了项目需求与项目工作产品（如设计、测试用例、可交付成果）之间的关联，确保所有需求都被恰当地实现和验证，把关注点放在最终结果上。
风险登记册：记录了已识别风险的详细信息，提供可能影响项目执行的各种威胁和机会的信息。
风险报告：定期或不定期编制的报告，总结了风险状态的变化、已实施风险应对措施的效果以及新识别的风险，支持项目团队和相关方进行风险决策。

批准的变更请求

批准的变更请求是实施整体变更控制过程的输出，涵盖了经项目经理审查和批准的变更，以及经变更控制委员会（CCB）审查和批准的变更。批准的变更请求可能表现为纠正措施、预防措施或者缺陷补救，将由项目团队纳入项目进度计划并予以实施。这些变更请求可能会对项目或者项目管理计划的任何一个领域产生影响，甚至可能致使正式受控的项目管理计划组件或者项目文件被修改。

2.2 指导与管理项目工作：工具与技术

专家判断

由具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组针对以下主题给出意见。

关于项目所在的行业以及项目关注的领域的技术知识；
成本和预算管理；
法规与采购；
法律法规；
组织治理。

项目管理信息系统 (PMIS)

项目管理信息系统（PMIS）集成了一系列信息技术（IT）软件工具，旨在提升项目管理的效率与效果。这些工具包括但不限于进度计划软件，用以安排和监控项目时间线；工作授权系统，确保任务有序执行；配置管理系统，维护项目配置项的完整性和一致性；以及信息收集与发布系统，促进项目内外信息的流通。此外，PMIS还常常提供接口，无缝对接企业知识库等其他在线自动化系统，便于知识共享和存取。系统的一个亮点功能是自动采集并报告关键绩效指标（KPI），这让项目团队能够实时掌握项目健康状况，迅速响应变化，从而更加科学、精准地指导与管理项目工作。

工作授权系统是项目管理系统中的一个关键组件，它构成了一套严谨的流程和书面规程，旨在规范项目任务的指派与执行过程。此系统确保每项工作均遵循正确的流程，在恰当的时间由合适的团队或个人以合理的顺序开展，从而维持项目进度的有序进行并避免不必要的工作扩展（镀金现象）。工作授权系统不仅明确了发放工作授权的步骤和所需文件，还建立了跟踪机制和审批层级，以强化控制和透明度，保证所有活动均得到恰当授权且符合项目目标与计划。

工作授权本身，则是一种正式的许可或指令，用以启动特定的进度活动、工作包或控制账户内的工作。通常以书面形式给出，作为批准项目活动执行的正式凭证，旨在强化项目管理的纪律性，确保资源的有效配置与任务的有序执行，防止无计划的工作扩张，保障项目按时、按质、按预算完成。

会议

在指导与管理项目工作的过程中，可以借助会议的形式来探讨和处理项目的有关事宜。参与会议的人员可以包括项目经理、项目团队成员，还有与所讨论事宜相关或者会受到该事宜影响的相关方。应当明晰每个参会者的角色，以保证有效参与会议。会议的类型包含（但不限于）：开工会议、技术会议、敏捷或迭代规划会议、每日站会、指导小组会议、问题解决会议、进展跟进会议以及回顾会议。

2.3 指导与管理项目工作：输出

可交付成果

指的是在某一过程、阶段或项目完成时，必须产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务能力。这些可交付成果是项目成功的关键标志，因为它们直接体现了项目的目标和结果。

一旦完成了可交付成果的第一个版本，就应该执行变更控制。这是因为项目的环境和需求可能会随着时间的推移而发生变化，因此需要一种机制来管理这些变化，确保它们不会对项目的成功产生负面影响。

为了支持对可交付成果（无论是物理文档、软件代码还是构建组件）的多个版本的控制，通常会使用配置管理工具和程序。这些工具和程序可以帮助项目团队跟踪和管理可交付成果的变更历史、当前版本和状态等信息。

工作绩效数据

工作绩效数据是指在项目执行过程中自然产生并持续收集的关于项目范围、进度、成本、质量等各方面的数据。例如，团队今天完成了3个功能点的开发，今天发生了6人天的成本等。未经加工整理的原始数据的价值非常有限，但是对这些数据的完整和规范的记录是进一步分析的基础。

工作绩效信息是指在日常的监控中对工作绩效数据进行整理归纳后所生成的信息，用于分析项目执行情况与计划之间的偏差和产生偏差的原因。工作绩效信息可以帮助团队判断是否需要发起变更，以及预测偏差的发展趋势。

工作绩效报告是指对工作绩效信息进一步统计、分析、汇编所形成的报告，包括按组织要求或合同规定提供的定期报告（如项目周报、月报、阶段报告）和专项报告(如变更报告、采购报告、增值分析报告等)。

	工作绩效数据	工作绩效信息	工作绩效报告
产生于	执行过程	监控过程	监控过程
频率	极高（随时）	较高（定期）	较低（按要求）
用途	跟踪记录项目状态	分析偏差 / 预测趋势	汇报季度 / 辅助决策
对象	项目团队	项目团队	发起人 / PMO / 高级管理层
特征	是什么（What）	为什么（Why）	怎么办（How）
举例	本周发生成本50万元，完成产值75万元	当前成本偏 +15万元，进度偏差 -20万元	拟增加资源，赶上进度（挣值分析报告）

表-1 工作绩效数据、工作绩效信息、工作绩效报告的对比

如表1所示，需要注意的事项如下：

工作绩效数据产生于执行过程，而工作绩效信息和工作绩效报告产生于监控过程。
工作绩效数据和工作绩效信息主要对内，是项目团队内部用于跟踪、分析、预测项目状态的；而工作绩效报告主要对外，无论是给CCB的书面变更报告，还是给PMO和客户的项目周报、月报等，都是给团队之外的对象。

问题日志

在整个项目的生命周期内，项目经理确实会面临各种问题、差距、不一致或意外的冲突。为了有效地管理这些问题，确保它们不会对项目绩效产生负面影响，项目经理通常会使用问题日志这一项目文件来记录和跟踪所有问题。

问题日志中需要记录和跟踪的内容通常包括以下几个方面：

问题类型：标识问题的性质或类别，例如技术问题、资源问题、沟通问题等。
问题的提出者以及提出时间：记录问题的发现者以及他们发现问题的具体时间，这有助于项目经理了解问题的来源和发生的时间线。
问题描述：详细描述问题的内容、背景和具体表现，以便其他项目团队成员能够清晰地理解问题。
问题优先级：根据问题的严重性和紧急性对问题进行优先级排序，有助于项目经理和团队集中资源优先解决最重要的问题。
由谁负责解决问题：明确指定负责解决该问题的个人或团队，确保问题得到及时有效地处理。
目标解决日期：设定一个预期的问题解决日期，以便项目经理和团队能够监控问题的处理进度。
问题状态：更新问题的当前状态，如待解决、解决中、已解决等，便于团队成员和利益相关者了解问题的处理进展。
最终解决情况：在问题解决后，记录问题的最终解决情况，包括解决方法、解决结果和任何后续的行动或改进措施。

问题日志是项目管理中的一个重要工具，它能够帮助项目经理高效地跟踪和管理问题，确保问题得到及时的调查和解决。作为监控过程的输出之一，问题日志在项目开始阶段就被创建，并在整个项目的生命周期中随着监控活动的进行而不断更新。通过定期审查问题日志，项目经理可以及时发现潜在问题，调整项目计划，确保项目能够顺利进行。

变更请求

变更请求是项目管理中非常关键的一部分，它指的是有关修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议。当在项目执行过程中发现问题或需要调整时，就可以提出变更请求。变更请求可以涵盖项目政策或程序、项目或产品范围、项目成本或预算、项目进度计划、项目或产品结果的质量等多个方面。此外，变更请求还可能包括必要的预防措施或纠正措施，以防止未来出现不利后果。

任何与项目相关的一方，如项目团队成员、干系人、客户或供应商等，都可以提出变更请求。然而，这些变更请求必须通过实施整体变更控制过程进行审查和处理，以确保变更的合理性、必要性和对项目的影响得到充分考虑。

变更请求的来源可以是项目内部或外部，它们可能是可选的，也可能是由法律（如合同）强制要求的。不同类型的变更请求包括：

纠正措施：将项目工作绩效重新与项目管理计划保持一致而采取的有针对性的活动。例如，如果发现项目进度滞后，可能需要增加资源或调整进度计划以纠正这一偏差。
预防措施：确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划。例如，如果发现某个工作流程存在问题，可能需要在问题发生前采取预防措施，如修改工作流程或提供额外的培训。
缺陷补救：当产品或产品组件存在不一致性时，需要采取有针对性的活动来修正这些缺陷。这可能包括修复代码、替换零部件或重新进行测试等。
更新：对正式受控的项目文件或计划进行的变更，以反映修改或增加的意见或内容。这包括更新项目管理计划、工作分解结构、范围说明书等文件，以确保它们与项目的当前状态保持一致。

通过妥善处理变更请求，项目经理可以确保项目的顺利进行，并在必要时对项目进行调整以适应变化的环境和需求。

项目管理计划更新

项目管理计划的任何变更均需以变更请求的形式提出，并通过组织的变更控制过程来进行处理。项目管理计划的任何一个组成部分都能够在本过程中借助变更请求来实现更新。

项目文件更新

可在本过程中进行更新的项目文件包含（但不限于）：

活动清单：为完成项目工作，能够通过增加或者修改活动来对活动清单予以更新。
假设日志：既可以增添新的假设条件和制约因素，也能够对已有的假设条件和制约因素进行更新或者关闭。
经验教训登记册：任何有利于提升当前或未来项目绩效的经验教训都应当得到及时记录。
需求文件：在本过程中能够识别新的需求，也能够适时对需求的实现情况进行更新。
风险登记册：在本过程中能够识别新的风险，也能够对现有的风险进行更新。风险登记册用于在风险管理过程中记录风险。
相关方登记册：倘若在本过程中收集到了现有或新相关方的更多信息，则予以记录。

组织过程资产更新

可在本过程更新任何组织过程资产。

三、里程碑计划与里程碑清单

里程碑是项目中的一个重要时点或事件，它标志着项目阶段的完成或关键可交付成果的达成。里程碑与常规的进度活动不同，因为它们代表的是一个时间点而不是一个时间段。换句话说，里程碑的持续时间几乎为零。里程碑通常用于监控项目的整体进度，确保项目按计划进行。如：在一个软件项目中，里程碑的例子包括但不限于：签约日期、设计完成日期、初步验收日期、最终验收日期、产品发布日期。

里程碑计划是把项目中的里程碑事件依次标记在时间轴上的一种工具（见图3）。它帮助项目团队了解项目的整体时间表和进度安排，并确保所有里程碑都得到妥善的监控和管理。通过查看里程碑计划，项目团队成员和管理层可以快速了解项目的当前状态和预计完成时间。