ChatGPT结合Excel辅助学术数据分析详细步骤分享！

一.Excel在学术论文中的作用✔

二.Excel的提示词✔

三. 编写 Excel 命令

四. 编写宏

五. 执行复杂的任务

六. 将 ChatGPT 变成有用的 Excel 助手

一.Excel在学术论文中的作用✔

Excel作为一种广泛使用的电子表格软件，在学术论文中可以发挥多种重要作用，以下是一些关键点：

1.数据处理与分析：

Excel强大的数据处理功能可以帮助研究人员整理、清洗和分析研究数据。它能够执行各种数学和统计运算，包括平均值、中位数、标准差、相关性分析等。

通过使用公式和函数，研究人员可以自动化数据处理流程，节省时间并减少人为错误。

2.图表和可视化：

Excel提供了丰富的图表工具，如柱状图、折线图、饼图和散点图等，这些工具可以帮助研究人员将复杂数据以直观的方式展现出来。

良好的数据可视化可以帮助读者更好地理解研究结果，增强论文的说服力。

3.模型构建：

在经济学、金融学等领域，Excel可以用来构建和测试各种经济模型，如回归分析、财务模型等。

它还可以用于模拟和预测，帮助研究人员探索不同变量之间的关系和变化趋势。

4.数据管理：

Excel可以作为简单的数据库使用，管理研究项目中的大量数据。

通过使用数据透视表，研究人员可以快速汇总、分组和分析数据，发现数据中的模式和关联。

5.协作与共享：

研究人员可以利用Excel的共享功能，与团队成员协作编辑和更新数据，提高工作效率。

它还可以导出为多种格式，方便与其他软件的兼容性和数据交换。

6.文档编制：

在撰写论文时，Excel可以用来编制附录中的表格和图表，这些附录可以详细展示研究数据和分析结果。

它还可以帮助研究人员跟踪和管理参考文献，整理研究笔记和草稿。

7.敏感性分析：

在进行经济评估和决策分析时，Excel可以用来进行敏感性分析，测试模型对不同参数变化的敏感程度。

8.教学和演示：

研究人员可以使用Excel创建教学材料和演示文稿，向学生或同行展示复杂的数据分析过程。

Excel 是一个强大的工具。但老实说当宝子们面临复杂的任务时很可能不知道从哪里开始时。但如果我告诉宝子们有一种更智能的 Excel 使用方法呢？一种涉及一点 AI 魔法的方法？

在这篇文章中，我将向宝子们展示一些为Excel设计的 ChatGPT 提示词。无论宝子们是为基本功能而苦苦挣扎的初学者，还是希望简化工作流程的高级用户，这些提示词都将帮助您以前所未有的方式学习Excel。

在下一节中，我们将仔细研究使用 ChatGPT for Excel 的各个方面以及提示示例。如果宝子们阅读到最后，还会发现一个小技巧，可以更有效地使用这些提示。

二.Excel的提示词✔

1. 解释 Excel 函数的工作原理

ChatGPT 擅长解释各种东西。那么为什么不用它来回答您的Excel问题呢？您可以使用以下提示词模板。

提示词模板：

作为一名[熟练的Excel用户]，我将解释[Excel函数名称]的工作原理，并以清晰简洁的方式说明。提供使用该函数的逐步指导，包括任何必要的参数或输入。给出函数在何处会有用的示例或场景，并解释使用它的好处。确保包括任何优化函数性能的技巧或最佳实践。

提示词：

作为熟练的 Excel 用户，以清晰简洁的方式解释 SUM 的工作原理。提供有关如何使用该函数的分步说明，包括任何必要的参数或输入。提供该函数有用的示例或场景，并解释使用它的好处。确保包含任何在 Excel 中优化函数性能的提示或最佳实践。

ChatGPT-4反馈：

在Excel中，`SUM`函数是用来计算数字列表总和的基本工具。以下是关于如何使用`SUM`函数的详细说明：

### 如何使用SUM函数

**1. 函数语法：**

`SUM(number1, [number2], ...)`

- `number1`：必需的参数，可以是数字，也可以是包含数字的单元格或范围。

- `[number2], ...`：可选的参数，可以添加更多的数字或单元格范围。

**2. 步骤：**

- 选定一个单元格输入`SUM`函数。

- 在括号中输入你想要相加的数字或单元格引用。例如，`SUM(A1, A2)`将加起A1和A2单元格的值。

- 你也可以使用范围选择器来加总连续的单元格，例如`SUM(A1:A10)`将加总从A1到A10的所有单元格。

- 完成输入后按`Enter`键，单元格将显示计算结果。

### 示例场景

- **财务报表**：使用`SUM`函数来计算各项开支的总额或收入总额。

- **学生成绩**：计算一个学期或一年的总分或平均分。

- **库存管理**：统计某个产品的总库存数量。

### 使用好处

- **效率**：自动计算大量数据的总和，避免手工错误。

- **灵活性**：可与其他函数结合使用，如`AVERAGE`或`MAX`，以进行更复杂的数据分析。

- **实时更新**：输入数据更新后，总和会自动重新计算，保持信息的最新状态。

### 优化技巧和最佳实践

- **避免非数字单元格**：确保`SUM`函数的范围内不包含错误类型或非数字单元格，这可能导致错误结果或警告。

- **使用表格范围**：将数据组织成Excel表格（使用`Ctrl + T`），然后在`SUM`函数中使用结构化引用（如`Table1[Column1]`），以自动适应数据行的增减。

- **避免重复计算**：确保不重复包含已计算过的单元格，特别是在使用重叠范围时。

- **公式复制**：使用自动填充手柄（单元格右下角的小方块）拉动或双击，快速将公式复制到相邻单元格。

这些步骤和技巧将帮助你高效而准确地使用Excel的`SUM`函数，无论是简单的数据总和还是复杂的财务分析。

2. 解释如何使用 Excel 函数

Excel 函数可能会令人困惑。但是，在下一个提示的帮助下，您可以更有效地理解和使用这些功能。以下提示将指导您完成此过程。

提示词模板：

作为一名[精通Excel的用户]，请创建一个分步指南，说明如何使用[Excel函数]来执行特定的[操作]。将整个过程分解成易于遵循的指导，必要时包括截图或示例。解释使用这个函数的目的和好处，并突出任何可以帮助用户优化Excel使用技巧或窍门。确保提供清晰简洁的解释，帮助用户理解和成功执行任务。

提示词：

作为熟练的 Excel 用户，创建有关如何使用 AVG 从 C 列所有字段中获取平均值的分步指南。将过程分解为易于遵循的说明，包括必要时的屏幕截图或示例。解释使用此函数的目的和好处，并重点介绍可以帮助用户优化 Excel 使用的任何提示或技巧。确保提供清晰简洁的解释，以帮助用户理解并成功执行任务。

ChatGPT-4反馈：

在Excel中，AVERAGE函数是用来计算一系列数值的平均值的工具，非常适合快速得出一组数据的中值。以下是如何使用AVERAGE函数从C列获取所有字段的平均值的分步指南：

如何使用AVERAGE函数

1. 函数语法：AVERAGE(number1, [number2], ...)

number1：必需的参数，可以是数字，也可以是包含数字的单元格或范围。
[number2], ...：可选的参数，可以添加更多的数字或单元格范围。

2. 步骤说明：

步骤 1：选择单元格

选择你希望显示平均值的单元格。例如，如果C列的数据从C1到C30，你可能会选择C31来显示平均值。

步骤 2：输入公式

在选中的单元格中键入=AVERAGE(，然后选择或输入你要计算平均值的单元格范围。对于C列所有字段，如果数据从C1到C30，则输入C1:C30。完整的公式看起来应该是=AVERAGE(C1:C30)。

步骤 3：执行公式

按Enter键后，所选单元格将显示C列从C1到C30的所有数据的平均值。

示例和截图

假设C列包含如下数据：

C
10
20
30
40
50

在C6单元格输入公式=AVERAGE(C1:C5)，结果将显示30，这是这五个数字的平均值。

使用此函数的目的和好处

数据分析：快速了解数据集的中心趋势，有助于进行进一步分析。
简化报告：在进行报告或演示时，平均值能够提供对数据集概况的快速理解。
动态更新：当C列中的数据更新时，平均值会自动重新计算，确保始终反映当前数据。

优化技巧和最佳实践

避免文本或空白：确保AVERAGE函数的范围内不包含非数字单元格。非数字单元格将被忽略，可能会导致计算不准确。
使用表格：将数据转换为Excel表格（Ctrl + T），利用表格功能自动应对数据的添加或删除。
数据清洗：在计算平均值前，确保进行数据清洗，排除或修正异常值，以免扭曲结果。
公式复制：如果需要对多列数据计算平均值，可以使用填充柄拖动或复制公式到其他列。

通过遵循这些步骤和技巧，你可以有效利用Excel的AVERAGE函数，优化你的数据分析和报告流程。

三. 编写 Excel 命令

如果宝子们和我一样是 Excel 初学者，那宝子们很可能需要编写 Excel 命令的帮助。事实证明，ChatGPT 也可以在这里提供帮助。只需使用下面的提示词即可。

提示词模板：

作为一名[熟练的Excel用户]，请编写一个Excel命令来执行特定的[操作]。该命令应准确实现预期的结果。提供任何必要的解释或额外信息，以确保该命令易于理解并且可以成功执行。

提示词：

充当熟练的 Excel 用户。编写 Excel 命令以使用 SUM 函数将单元格范围相加。该命令应准确实现所需的结果。提供任何必要的解释或附加信息，以确保命令易于理解并可以成功执行。

ChatGPT-4反馈：

作为熟练的 Excel 用户，使用 SUM 函数将一个范围内的单元格值相加是一个常用且直接的操作。这里是一个具体的命令例子和解释：

Excel 命令使用 SUM 函数

假设你想要计算单元格范围 A1 到 A10 内所有数字的总和。你应该在一个单元格（例如 B1）中输入以下命令：

=SUM(A1:A10）

解释：

= 符号是开始任何 Excel 公式的标志。
SUM 是 Excel 中用于计算总和的函数。
(A1:A10) 指定了 SUM 函数的参数，这里是从单元格 A1 到 A10 的范围。你可以根据需要修改这个范围。

执行步骤

选择单元格：点击你想要显示结果的单元格，比如 B1。
输入公式：在选中的单元格中键入 =SUM(A1:A10)。
计算结果：按下 Enter 键，单元格 B1 将显示单元格 A1 到 A10 的总和。

附加信息

如果范围内某些单元格为空，SUM 函数会将这些单元格视为 0。
如果范围中包含非数字数据（如文字），这些数据将被忽略，不会影响总和的计算。
你可以在一个公式中包含多个范围和单独的单元格，例如 =SUM(A1:A10, C1:C10, D5)，这将计算 A1 到 A10，C1 到 C10 和单个单元格 D5 的所有数值的总和。

通过这种方式，SUM 函数提供了一个简单而有效的方法来快速计算一系列值的总和，非常适合在需要进行预算编制、费用追踪或任何需要求和的场景中使用。

四. 编写宏

如果宝子们是 Excel 自动化能力的用户，那宝子们可能听说过宏。但是宝子们知道可以不需要自己编写宏吗？ChatGP可以在此过程中为宝子们提供帮助。

提示词模板：

作为一名[精通Excel和VBA的用户]。开发一个VBA Excel宏，以自动化电子表格中的[特定任务]。该宏应高效且准确地执行所需操作，节省时间并减少出错的可能性。确保该宏用户友好且易于访问，以便其他可能需要在未来使用它的用户。彻底测试宏以确认其功能，并进行任何必要的调整以优化其性能。

提示词：

充当具有 VBA 知识的熟练 Excel 用户。开发一个 VBA Excel 宏，该宏采用单元格 C2 中的值并查找具有确切名称的工作表。宏应高效准确地执行所需的操作，从而节省时间并减少错误余地。确保宏用户友好，并且将来可能需要使用它的其他用户可以轻松访问它。全面测试宏以确认其功能，并进行任何必要的调整以优化其性能。

ChatGPT-4反馈：

为了创建一个能够高效准确地根据单元格C2中的值查找具有确切名称的工作表的VBA宏，你需要进行以下几个步骤。这里我将提供一个简单的VBA宏脚本，指导你如何实现这个功能，并确保它易于理解和使用。

步骤 1: 打开VBA编辑器

在Excel中，按 Alt + F11 打开VBA编辑器。

步骤 2: 插入一个新模块

在VBA编辑器中，右击VBA项目（你的工作簿名称），选择“插入” -> “模块”来创建一个新模块。

步骤 3: 编写VBA宏代码

在新模块中输入以下代码：

Sub FindWorksheet() Dim wsName As String Dim ws As Worksheet Dim found As Boolean ' 读取单元格C2的值作为工作表名称 wsName = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("C2").Value found = False ' 遍历所有工作表来查找匹配的工作表名称 For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets If ws.Name = wsName Then found = True Exit For End If Next ws ' 检查是否找到了工作表，并给出相应的提示 If found Then MsgBox "找到工作表: " & wsName, vbInformation, "结果" ' 可选：激活找到的工作表 ws.Activate Else MsgBox "未找到名称为 '" & wsName & "' 的工作表，请检查名称是否正确。", vbExclamation, "未找到" End If End Sub

步骤 4: 保存和测试宏

保存你的VBA代码，然后返回Excel。你可以通过按Alt + F8，选择FindWorksheet宏并运行它来测试功能。

注意和用户友好设计

确保单元格C2中的值与实际工作表名称完全匹配，包括任何空格和大小写字母。
弹出的消息框（MsgBox）提供了清晰的反馈，用户能够了解操作结果。
在企业或团队环境中使用时，可以将该宏与一个按钮关联，在Excel工作表上创建一个按钮，并将它链接到这个宏，这样其他用户也可以很容易地访问和使用它。

性能优化

宏的运行速度通常受工作簿中工作表数量的影响，但对于大多数工作簿而言，这个宏的性能应该是足够高效的。
对于包含大量工作表的工作簿，确保宏不会在查找过程中进行不必要的操作，本脚本已通过使用Exit For在找到工作表后立即退出循环来优化性能。

通过遵循以上步骤，你可以创建一个有效的工具，以帮助用户快速找到并激活具有指定名称的工作表，从而提高工作效率并减少手动搜索时可能出现的错误。

五. 执行复杂的任务

在下一个提示词的帮助下，宝子们可以毫不费力地执行复杂的任务。以下提示词将指导宝子们如何执行此操作。

提示词模板：

作为一名[熟练的Excel用户]，请按照提供的详细任务说明使用Excel执行[任务]。这可能涉及数据分析、创建公式、生成报告或任何其他需要高级Excel技能的任务。在完成任务时确保准确性、效率和对细节的关注。如果在执行过程中有任何不确定性或问题，请在继续之前寻求澄清，以确保任务成功完成。

提示词：

充当熟练的 Excel 用户。按照提供的详细任务说明提取单元格 A1 中的第四个单词，但前提是单元格 B1 小于 10。这可能涉及数据分析、创建公式、生成报告或任何其他需要高级 Excel 技能的任务。在完成任务时确保准确性、效率和对细节的关注。如果存在任何不确定性或问题，请在继续之前寻求澄清，以确保成功完成任务。

ChatGPT-4反馈：

要在Excel中实现从单元格A1中提取第四个单词的操作，并且这一操作依赖于单元格B1中的数值是否小于10，你可以使用一系列的Excel函数来完成这个任务。这里的解决方案不仅考虑了条件，还采用了文本处理技术，以确保任务的准确执行。下面是详细的步骤和解释：

步骤 1：检查条件

首先，你需要检查B1单元格中的值是否小于10。这可以通过一个简单的IF语句来实现。

步骤 2：提取第四个单词

如果B1中的值小于10，接下来需要从A1单元格中提取第四个单词。这可以通过组合使用TRIM，MID，SEARCH和SUBSTITUTE函数来实现。

Excel公式

在Excel中，你可以在C1单元格（或任何你选择显示结果的单元格）中输入以下公式：

=IF(B1<10, TRIM(MID(SUBSTITUTE(A1, " ", REPT(" ", LEN(A1))), (3 * LEN(A1)) + 1, LEN(A1))), "B1不小于10")

1, LEN(A1))), "B1不小于10")

公式解释

SUBSTITUTE & REPT：SUBSTITUTE(A1, " ", REPT(" ", LEN(A1)))部分将A1中的每个空格替换为等于原始字符串长度的空格，这样做可以确保每个单词之间有足够的空间进行分隔。
MID：使用MID函数从替换后的字符串中提取起始位置为(3 * LEN(A1)) + 1（这代表第四个单词的开始位置，因为每个单词前都有很多空格作为分隔），长度为LEN(A1)的部分，基本上这长度足够包含整个单词。
TRIM：TRIM函数用于移除由MID提取出的单词前后的多余空格。
IF：最外层的IF函数检查B1单元格的值是否小于10。如果是，执行上述操作提取第四个单词；如果不是，输出"B1不小于10"。

完成和测试

确保在输入完公式后按Enter键。检查不同的输入值以确保公式的有效性和正确性。调整公式中的数值以确保对所有可能的单词数量都能正常工作。

通过上述步骤，你可以确保在满足特定条件时准确地从Excel单元格中提取特定的单词，这种技能在数据分析和报告生成中非常有用。

六. 将 ChatGPT 变成有用的 Excel 助手

为每个 Excel 任务提供特定的提示词非常有用。但实际上，很难管理大量提示词。更好的方法是有一个提示，将 ChatGPT 变成可以帮助您完成任何任务的 Excel 助手。这个提示词最好的部分是什么？宝子们可以将其用于任何与 Excel 相关的任务。您将始终收到清晰的分步说明。

提示词模板：

作为一名[Excel专家]，请提供完成Excel中特定任务的详细步骤指南。这可能包括创建透视表、格式化数据、使用公式或函数、创建图表或图形，或任何其他与Excel相关的任务。清晰地解释每一步，指明任何所需的设置或选项，解释要使用哪些函数，并提供任何额外的技巧或建议，以确保准确高效地完成任务。

请帮我完成以下任务：[请描述您的任务]

提示词：

当 Excel 专家。提供有关如何在 Excel 中完成特定任务的分步说明。这可能包括创建数据透视表、格式化数据、使用公式或函数、创建图表或图形或任何其他与 Excel 相关的任务等任务。清楚地解释每个步骤，指定任何所需的设置或选项，说明要使用的功能，并提供任何其他提示或建议，以确保准确有效地完成任务。帮我完成以下任务：我需要隐藏所有值小于 10 的单元格。

ChatGPT-4反馈：

在Excel中隐藏所有值小于10的单元格是一种不常见的操作，因为Excel本身不直接支持基于单元格值的隐藏功能。不过，我们可以通过使用条件格式设置来实现一个类似的效果，即使这些单元格的内容“看起来”像是隐藏了。这可以通过将字体颜色设置为与单元格背景颜色相同来完成，从而让单元格内容在视觉上“消失”。下面是详细步骤：

步骤 1：选择数据范围