合规性管理如何帮助产品团队按时交付？

成功的产品和产品发布背后通常需要经过一个涉及多个监督机构、多功能团队和利益相关者的复杂流程。在组织的治理、风险管理和合规性（GRC）框架下，产品团队不仅需要追求市场创新，还需要确保符合所有适用的法规、标准和合同要求。由于管理产品开发过程中的众多规则、程序和合同条款是一项全职工作，缺乏有效管理可能会导致项目延误、失败，甚至可能会损失收入、破坏声誉或面临法律诉讼。

鉴于利益关系如此重大，每个开发项目都应该在GRC框架下有一个流程来监控整个过程的合规风险和活动。然而，将合规管理融入到完整的设计过程中可能是一项艰巨的任务，合规性问题的延误可能会阻碍产品的发布。产品团队通常需要找到更好的方式来将合规管理融入到开发过程中。如果团队能够在他们的流程中加入合规管理，那么他们就能降低失败的风险，并可能更快地将产品推向市场。

什么是合规管理？它如何帮助产品团队按时交付？

合规性可以涵盖多种形式，包括各种法律、指南、标准、流程、程序或其他管理性文件，以及合同等。而合规性管理则指的是，由指定的团队成员或合规官员有意识地进行的一种流程，他们监控和管理产品的设计、开发、发布和执行等各个环节，以确保满足所有的法律规定、合同约定以及程序要求。

在理想的情况下，合规性管理涉及到的既有人员，也有一个能够跨越组织各个职能进行完全整合的系统。在开发生命周期中，对合规性管理的整合程度越高，就越有可能在合规问题对公司或消费者造成长期损害之前发现它们。

一个完全整合的合规性管理系统可以帮助你的产品团队在设计、开发和交付过程中始终优先考虑所有合规性因素，从而使产品能够按时或提前交付。当团队在整个开发生命周期中确保合规性时，不可预见的延误和消费者问题就更不可能破坏产品的成功。

为了完全整合合规性管理，团队需要一个在开发过程中包括评估合规性接触点的流程。这个流程应当包括以下活动：

标准操作程序
安全和保安程序
报告和文档
内部和外部的审计

将所有这些活动都整合在一起，将有助于确保团队在产品发布前完全准备好与适用的标准、法规和法律保持合规，从而减少可能导致高昂延误或失败的风险。

什么是合规性控制？

合规性控制是一套设计出来给产品团队和利益相关者提供合规框架的指导原则和政策。这些指导原则和政策适用于所有参与合规性管理的人，从董事会成员到合规官员或管理人员，再到普通团队成员，无一例外。

常见的内部合规性控制可以包括以下内容：

发布的标准、政策和操作程序培训和培训完成的记录内部审计合同外部合规性控制是那些源于公司外部的任何地方的控制：

法律和法规
行业标准
外部审计
外部风险评估

什么是合规性管理系统？

合规性管理系统是一个集成了书面文档、流程、功能、控制、工具和其他帮助组织遵守法规，以及减少因违反适用法律而对消费者产生风险的程序。全面的合规性管理系统不仅会包括适当的工具，如软件，还会清晰地定义各个利益相关者的角色，包括：

团队成员
合规官员或合规性管理人员
董事会
内部审计员

合规性管理系统还会定义以下流程：

评估和回应消费者投诉
处理合规性审计结果
提供适当的相关合规性培训
持续了解法规变更
当产品发现违规时采取纠正行动

为什么在受监管的行业中，产品团队保持合规性如此重要？

如果你觉得遵守规定（合规）的成本很高，那么你可能没有尝试过违反规定（不合规）的后果。在任何行业中，不遵守规定可能会带来罚款、产品失效、召回产品以及引发法律诉讼，这还不包括失去声誉、客户和商业机会所造成的损失。

对于在受到严格监管的行业中工作的团队，保持遵守规定是尤为重要的，因为这些行业往往会涉及到特别的安全和规定问题。例如在汽车、航空航天和医疗设备等行业，如果一个产品没有达到法规或法律的标准，那么这个产品可能会因为不合格导致财产损失或者人命伤亡。

Ponemon研究所的研究表明，违反规定的成本可能是遵守规定的2.65倍。更为严重的是，该研究所还发现，从2011年到2017年，违反规定的成本增加了45%。

合规管理的最佳实践有哪些？

虽然每个行业的合规管理实践会有所不同，但是存在一些适用于所有产品团队的最佳实践，这些实践有助于确保产品成功地上市。

确定合规管理员：如果你的公司没有指定的合规管理员，应至少确定你的团队中有谁可以充当临时的合规管理员。在开发过程的早期阶段确定合适的人或者人选，可以设置一个中心的联络点，这样团队内部的人就不需要去猜测到底谁负责合规工作。
了解相关要求：团队的所有成员至少应该了解一些产品开发环境中的法规和法律信息。此外，每个人都应该订阅政府和行业的邮件列表或网站，以便实时了解法规的变化。据一项研究显示，对法规进行监督可以为公司平均节省103万美元。
创建一个集中的需求存储库：公司应该创建一个集中的信息来源，包含所有的合规性要求，包括内部流程和标准，而不仅仅是记录与某个团队或项目相关的要求。当所有的团队都可以访问并贡献到这个集中的信息来源，团队在开发过程中就不太可能忽视某些需求。
建立需求与标准、法规和其他相关合规文件之间的可追溯性：通过记录合规要求与项目成果之间的联系，产品团队能够创建出一个强大的分析工具，该工具可以为审计和评审提供有价值的详细信息。
实施支持合规性管理的工具：虽然人工输入和管理合规性的方式无法被替代，但是没有疑问，使用正确的工具可以使得管理合规性任务变得更简单。这些工具应当支持产品团队，为他们提供一个集中的地方，进行可追溯性管理、需求管理、分析、文档化以及所有相关的活动。

一个有效的合规计划应具备哪些特征？

一个全面且有效的合规计划将带来以下优点：

减少成本：当团队有了一套全面的合规性管理计划，无论是团队还是公司，都将在整体上节省一定的资金。
改善风险管理：通过在整个生命周期中进行风险评估和处理，能够提升整个开发生命周期的风险管理水平。优质的合规性管理将协助团队在开发过程的早期阶段，更早地识别和评估风险。
保持产品开发的合规性：有效的合规计划将确保产品的开发过程符合内部控制要求和整体的公司治理、风险管理和合规性（GRC）框架。
提高产品上市速度：如果合规性被完全融入到产品的设计和开发中，那么产品出现延误的风险将会减少，按时或者提前出货的可能性将会提高。

什么工具和软件可以帮助产品团队在应用生命周期中保持合规性？

合规性管理解决方案是任何合规性管理系统的关键组成部分。在一个完整的合规性管理系统中，合规性管理解决方案支持工作流程、自我评估、调查以及问题修复的流程。除此之外，它还提供直观的仪表板和图表，能够给予用户对于合规性流程的实时洞察。

对于在高度受管制的行业（例如医疗和汽车）中工作的团队，PingCode能够帮助他们在应用开发的整个生命周期中维持合规性。PingCode通过跟踪需求以及提供必要的可追溯性，把合规性管理完全融入到应用开发的整个过程中，从而简化了合规性管理。如果你想了解更多关于PingCode的信息，可以联系我们进行演示。