SAP系统中的总账会计(知识点总结)

总账会计

财务报表的组织结构

  • Company Code: 公司代码,an independent accounting entity, 一个独立的会计实体, 存储的数据为 T001。针对同一个公司代码会有Parallel Financial Reporting(平行帐)的要求,为了实现平行帐,SAP系统中有两种方式:
    • Account Approach: 即在不同的evaluation approach下,会过账到不同的account上面,然后不同的account会被分配到不同的Financial Statement Version上,进而满足不同财务报表的需求。
    • Ledger Approach: 在新总账下(New G/L accouting), 在一个总账的Leading Ledger下可以并行管理多个其他的Ledger, 通过这种方式, 去创建不同的财务报表, 这样不同的会计准则就可以使用不同的Ledger, 例如将IFASs 准则使用leading Ledger;德国的HGB准则使用 HGB Ledger, US的GAAP使用GAAP Ledger等等。
    • 可以使用事物代码fagl_activation来查看/激活ERP系统的的New G/L 新总账功能;激活了新总账,对于利用Account Approach来实现平行帐的方案,其有且仅有一个leading ledger 0L,不会有其他额外的Ledger。也即,新总账引入了Ledger的概念。
  • Profit Center: 利润中心,一个报表的维度,例如可以以一个工厂、业务线或一个地区作为一个利润中心出具报表(a plant, a LoB, a geographical location)
  • Business Area: 业务范围是用来定义业务部门或区域的一种财务会计组织单位。是一种可选的组织单位。和company code是一种多对多的关系。例如,某集团将全集团划分为亚太区、欧洲区、美洲区、澳洲区等几个业务区域。但是公司代码不是区域维度划分的,因此,要出具这个区域维度的分部报告,就可以将这些区域设置为业务范围。启用业务范围后,必须保证所有的进入财务模块的记录行项目都增加业务范围。可以手动指定指定业务范围;也可以通过主数据自动带出业务范围。例如,创建成本中心时,指定了这个成本中心的业务范围之后,使用成本中心时,相应的业务范围就自动确定了,不必重复指定。

  • Segment: 段,a demention for reporting (Segment可以维护在Profit Center的主数据上)
    • a business segment represent a subactivity of a company like “某一产品的制造”, “某一种服务”的风险和收益
    • a geographical segment 提供了不同地理区域的经济、政治因素的风险和收益
  • Controlling Area: 成本控制范围,a sperate unit of cost accounting/成本会计 . A controlling area identifies a self-contained organizational structure for which costs and revenues can be managed and allocated. 一个成本控制范围下,可以有多个公司代码。
  • Operating Concern: 经营组织,一个经营组织下可以有多个Controlling Area。 
  • Currency Type: 在SAP系统中,有着多种维度的货币类型(Domain CURTP),它们包括 :
    • 00 - Document currency也成transaction currency也即交易币种(交易时真正使用的币种)
    • 10 - local company code currency (配置在公司代码级别)
    • 20 - Controlling Area currency,20不能被指定为公司代码的第二、第三本位币; controlling area 下如果有多个company code,则指定CC area的currency时,不能指定10的类型
    • 30 - group currency:SCC4 client level的currency,basis装机时定义
    • 40 - hard currency,硬通货货币,与CC code所属国家有关(例如本币价值波动太大的国家津巴布韦,可以定义美元为其hard currency,进而更好评估其真实的财务状况)
    • 50 - index currency
    • 60 - global company currency,在定义company时定义的
    • 70 - CO object currency

G/L 主数据

  • Chart of Account (会计科目表): 一个会计科目表是所有G/L account的集合,在SAP系统中,可以定义多个chart of account, SAP系统中也已经包含了很多个国家的chart of account作为标准数据。
    • 一个chart of account可以被多个company code使用
    • 在配置中,company code使用的chart of account 叫做 Operating chart of accounts,一个company code仅可assign一个chart of account
  • G/L Account(总账科目): 一个单独的G/L account其包含两个维度的数据,也即在chart of account级别的account type(是Balance accout 还是P&L account), account group (不同的group可以有制定的号段,进而可以进行分类,以及G/L主数据上字段显隐性的控制)等,和在公司代码级别的control data 例如是否是open item管理,是否是统驭账户等。
    • FS00 - Edit G/L account centrally
    • FSP0 - Edit G/L account Chart of account data (通常,总公司负责维护会计科目表,并负责在chart of account级别创建G/L account), 在数据库层,G/L account在Chart of Account级别的数据存放在SKA1表中
    • FSS0 - Edit G/L account Company code data (子公司使用总公司在chart of account级别创建好的G/L account, 并在自己的公司代码级别维护相关的control data), 在数据库层,G/L account在Compay code级别的数据存放在SKB1表中。配置系统时,除了可以手动FSS0去将CoA的G/L account分配到Company code级别,还可以通过事物代码OBY2去copy 一个公司代码下的G/L account到另一个公司代码下。目前SAP未提供标准的批量维护CoA的G/L account到公司代码级别的程序。在实际项目中,可以考虑LSMW 或其他项目方案。
    • Reconciliation Account: 统驭账户用于连接总账(General Ledger)和分类账( Subsidiary Ledger: sub-leger包括 Accounts Payable, Accounts Receiveable, 以及Asset Ledger)。Reconciliation account 不可以通过总账进行直接posting, 他们必须 be posted indirectly with the help of subledger (AP/AR/Asset),也即必须通过Vendor, Customer 和Asset主数据过账。
  • Financial Statement Version: 财务报表版本. 总账(General Ledger)存在的目的在于最终为会计实体生成对应的财务报表,也即资产负债表,损益表,进而满足国家在法律层面的要求。
    • 对于跨国的集团公司而言,其不同地区的会计实体,要满足不同国家的会计准则,例如德国的HGB准则,美国的US-GAAP准则,或是最新的国际会计准则IFRSs等。
    • Financial Statement Version的目的即在于在不同的会计准则下,生成不同的财务表报。
    • 有时,在特定的国家中,必须使用country-specifc chart, 此时,可在系统中创建一套country-specific的chart of account 来满足对应国家的要求。同时,将这些country-specific的account维护到G/L account 的company code级别的control data中的Alternative Account Number字段。
    • Financial Statment Version 是关联在G/L Account的主数据上面的,通过维护G/L account 的主数据可以指定某个特定的G/L account出现在某一个Financial Statement  Version中。
  • Group Chart of Account: 在一个集团中,并不是所有的公司都使用相同的Chart of Account, 为了在集团层面进行合并报表,在SAP系统中可以使用Group Chart of Account 集团会计科目表。在配置中,将某一公司代码使用Operating Chart of Account (CoA + Account Group)分配到期望的Group Chart of Account 上,此时,G/L Account在Chart of Account级别的主数据上,则必须指定与其对应的Group Account Number. 
    • 通常来讲,这种报表合并的动作会在一个独立的Consolidation System完成,不同下属公司的数据会通过某种方式(IDoc, SLT etc)发送给集团,进而进行整合。
    • Consolidation是SAP单独的一个功能模块,其配置路径SPRO >> Enterprise Controlling >> Consolidation 。

总账下的会计交易

  • Posting Key: 用于在录入一条凭证item时,必须先输入记账码,记账码用于控制这条行项目的具体行为,包括:
    • 可以记哪个方向的张(debit 40/ credit 50)
    • 可以为哪种类型的账户记账(account type: Customer/Vendor/GL/Assets/Material)
    • 行项目的字段显示控制(field status)
    • 定义记账码的事物代码OB41
  • Cost Element: 成本要素是External Accounting管理会计(CO)和Internal Accounting财务会计(FI)的集成点。 包含primary cost element初级成本要素和secondary cost element次级成本要素两种。
    • Primary Cost Element: 当一个P&L类型的G/L account创建时,会自动生成一个与之对应的初级成本要素,FS00中可查看(或用KSB1直接在CO查看此cost element的详细数据)。初级成本要素朱勇用于反映经营费用,如工资、销售费用或管理费用。
    • Secondary Cost Element: 次级成本要素,次要成本来自于组织内部的价值流动,如内部活动成本分配、间接费用分配和结算交易。
  • Document Types: 凭证类型用于区分不同的业务操作类型,每一个凭证都必须分配一个凭证类型。凭证类型级别会控制以下几方面:
    • 指定此种凭证的号码段
    • 指定其Reverse document type
    • 控制哪种类型的account可以使用此种document type
    • 以及其它方面的控制数据例如negative posting, inter-company 等等
    • 定义凭证类型的事物代码OBA7 
  • 经典记账的transaction
    • FB01 - complex posting, 灵活性最大,可以自己指定任意的字段输入 , 适用于expert使用,consultant的最爱
    • FB50 - G/L Account Enjoy postring, 提前填好了document type 和 posting key, 更具体,适用于终端用户适用

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