一文讲清：什么是供应商管理？供应商管理怎么做？

供应商管理指的是对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作的总称。其目的在于建立起一个稳定可靠的供应商队伍，为企业生产提供可靠的物资供应。但是企业在进行供应商管理往往面临以下问题：

1、招投标，信息不透明

这主要表现在信息的发布和获取上。有时，招标信息并没有得到充分的公开，导致一些潜在的优质供应商无法及时得知并参与竞标。同时，投标过程中也可能存在信息泄露的风险，给企业和供应商带来不必要的损失。这种信息不透明不仅影响了招投标的公平性和公正性，也阻碍了供应链的优化和升级。

2、询报价：依赖人工

在传统的供应链管理中，询报价往往是通过电话、邮件等人工方式进行，这种方式不仅效率低下，而且容易出错。同时，过度依赖人工还可能导致信息的不准确和沟通的不畅，进而影响采购决策的准确性和及时性。

3、财务管理：进度难追踪，容易引起采供双方纠纷

在供应链管理中，财务管理涉及到资金的流转、成本的核算等多个方面。然而，由于缺乏有效的信息系统支持，企业往往难以实时追踪和监控财务管理的进度。这不仅增加了财务管理的难度和风险，也容易引起采供双方的纠纷。因为一旦出现资金流转不畅或成本核算不准确的情况，双方往往难以达成一致，导致合作关系的紧张甚至破裂。

如果你的企业在供应商管理过程中也面临相同的问题，这时候可以上一套供应商管理系统，那所有的问题都迎刃而解了。这是我们公司在用的一套供应商管理的模版方案，也可以分享给大家。

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一、如何做好供应商管理？

1、供应商管理

（1）供应商准入

先导入「供应商准入条例」数据；有意向的供应商完成注册信息提交后，自动触发供应商准入子流程，表单数据会提交至管理员处；管理员完成对供应商信息的准入审核后，自动触发供应商签约子流程，表单提交至企业主管处；企业主管完成签约的审批流程后，即完成供应商准入的全流程。

（2）供应商信息

供应商信息是由供应商价格表、供应商送货信息、供应商档案和样品管理组成，方便企业对供应商信息做多方面管理。

供应商价格表：是企业进行采购成本控制和采购决策的重要依据。它详细记录了各个供应商所提供产品的产品信息以及采购价格信息，包括产品名称、规格、型号、单位价格等关键数据。管理员可以通过批量导入的方式，快速更新价格表，确保数据的准确性和时效性。同时，在完成采购询报价后，系统还可以自动更新价格表，使得企业能够随时掌握市场动态和价格变化。这些数据不仅可以用于采购决策，还可以为企业的成本分析、预算制定等提供有力支持。
供应商送货信息：它记录了供应商的送货地址、联系方式、送货周期、运输方式等关键信息。这些信息有助于企业合理安排库存和采购计划，确保物料能够及时到达，避免因物流问题导致的生产延误或库存积压。同时，通过对送货信息的分析，企业还可以评估供应商的交货能力和服务质量，为供应商的选择和合作提供决策依据。
样品管理：是企业对供应商所提供样品的信息记录与验收入库的过程。在采购过程中，企业往往需要查看和测试供应商的样品，以了解产品的质量和性能。样品管理模块提供了样品管理、样品信息和样品验收三个方面的功能。企业可以在系统中记录样品的基本信息，如样品名称、规格、数量等，并上传样品图片或文档。在样品到达后，企业可以进行验收操作，检查样品的质量、性能等是否符合要求。验收通过后，样品将被正式入库，并可以在后续的采购过程中作为参考依据。这一环节有助于企业确保采购的产品符合质量标准，降低因质量问题带来的风险。

2、采购管理

（1）采购申请

采购申请是采购人员根据补货、库存预警、工单需求等实际情况，向管理员提出采购申请。采购申请表单包括采购申请信息、采购产品明细以及需求审批。

（2）采购询报价

企业会根据实际需求，向选定的供应商发出询价请求。供应商在收到询价后，会根据自身成本、市场行情等因素进行报价。业务员在收到供应商的报价后，会进行初步分析和比较，形成推荐意见。随后，企业管理者会对这些报价进行审批，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择最合适的供应商。

（3）采购订单

在确定了合适的供应商后，企业会根据询报价表单的数据，生成采购订单。订单中详细列出了采购产品的名称、规格、数量、价格等关键信息，以及交货期、付款方式等合同条款。提交采购订单后，企业可以实时查看采购数据，包括订单明细、财务明细等，以便对采购进度和成本进行监控。此外，采购订单还涉及采购入库、采购退货以及采购订单执行跟踪等环节，确保整个采购过程的顺利进行。

3、招投标管理

告别纸质+线下+电话的招投标管理模式，过线上平台，采购方可以轻松地发布邀标信息，而供应商则可以在线报名参加招投标活动。在整个招投标过程中，答疑、投标和中标等关键环节都可以在线上完成，无需再进行繁琐的线下操作。

这有利于各流程的数据实时透明，采购方和供应商都可以随时查看招投标进度和相关信息，确保信息的准确性和一致性。此外线上操作提高了工作效率，减少了不必要的时间和人力成本。

4、质量检查

在质检环节，供应链管理系统发挥了至关重要的作用。通过扫码功能，质检明细能够自动录入系统，大大提升了录入效率和准确性。采购人员只需简单录入质检结果和数量，系统便能迅速生成质检报告。若质检结果不符合预期，采购人员可立即在线与供应商展开退货协同。他们可以在系统内发起退货申请，详细列明退货原因和数量，并经过在线审批流程，确保退货决策的透明和合规。退货申请一旦通过审批，便会自动流转到供应商端，供应商可在线确认并处理退货事宜，实现双方信息的实时同步，简化了退货流程，提高了协作效率。

5、财务管理

财务管理是对企业与供应商之间财务活动的全部流程管理，确保企业及时支付供应商、优化现金流、减少付款延误以保证供应链的正常运转。

应付账款明细：通过应付账款明细，企业可以清晰地了解到每一笔应付款项的金额、付款日期、供应商信息以及与之相关的合同条款等关键信息。这些信息不仅有助于企业及时安排资金，确保按时支付供应商款项，还能够为企业与供应商之间的合作提供有力的数据支持。
应付账款对账：记录企业和供应商定时校验欠款及交易详情的过程，目的在于迅速解决财务差异、处理可能的争议，并增强合作关系中的明确性与信赖度。
进项发票：是指企业收到的来自供应商的发票，用于记录购买产品或服务的费用。进项发票表单包括应付账款对账信息、发票信息以及付款状态。