2.6.1 月末操作：自动清账

       清账是指会计科目的借贷挂账后的核销，包括客户、供应商和实行未清项管理的总账科目等。
       总账模块实行未清项管理的科目有GR/IR（Goods Receipt/Invoice Receipt）、银行存款-清账（较少使用）等。GR/IR科目是采购订单收货和发票校验时使用的过渡科目，它相当于国内会计中的“材料采购”科目。
采购订单收货时，系统产生的凭证如下。
Dr：原材料
Cr：GR/IR 采购订单行项目金额 采购订单号、行号
收到供应商发票时，在系统中进行发票校验，产生的凭证如下。
Dr：GR/IR 采购订单行项目金额 采购订单号、行号
Dr：应交税费-应交增值税-进项税
Cr：应付账款
当采购订单收货和收发票都操作完毕后，GR/IR科目虽然从借贷方余额上能够平衡，但是从业务清理角度看，还需要按照“采购订单号+行号”维度进行“核销”，这就是“清账”。
        自动清账则是指系统根据会计凭证行项目的某些关键字段进行匹配、清账，实现未清项的自动核销。其原理是，先在后台配置好可以用来匹配的关键字段（一个或多个），然后再在前台执行自动清账程序。
后台配置：
路径：IMG>财务会计（新）>总账会计核算（新）>业务交易>未结清项目的结清>准备自动结清
事务代码：OB74
在后台配置时，需要针对科目表、科目类型、科目范围（也可以是单一科目）配置自动清账的标准，系统最多可以指定5个字段作为清账时匹配的字段。

        如图所示，针对科目表INT、科目类型S（总账科目）、科目191100（GR/IR清账）配置了3个标准：ZUONR（分配）、GSBER（业务范围）、VBUND（贸易伙伴）。
        这意味着，在GR/IR科目的凭证行项目中，如果存在这3个关键字段完全一致，而且金额相加正好为0的记录，则可以被系统自动清掉。
        在国内企业实施项目时，一般会使用两个字段，即EBELN（采购凭证）+EBELP（项目），作为GR/IR科目自动清账的关键字段，比较直接且足够。
        考虑到应收应付业务的挂账及核销与外部单位的资金收付相关，客户和供应商的未清项一般不进行自动清账。而总账科目中的GR/IR科目属于企业自身对于收货和收发票之间的匹配核对，一般采用自动清账。
        客户和供应商的清账通常在收款和付款的同时完成（可以称为“边收边清”或“边付边清”），或者在事后专门用手工方式清账。
◆客户的事后清账，事务代码为F-32。
◆供应商的事后清账，事务代码为F-44。
GR/IR清账的具体操作：
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>期间处理>自动清账>无清算货币说明
事务代码：F.13
① 进入“自动清账”界面，在“一般选择”区域输入清账的选择范围，如“公司代码”“会计年度”范围等，甚至可以单独选择某些会计凭证。同时，勾选“选择总分类账科目”复选框，并在“总账科目”字段输入GR/IR科目的编码，如图所示。

② 在“过账参数”区域输入清算日期（将默认为清算凭证的记账日期）、期间（过账期间，如果不输入，则根据清算日期自动确认过账期间）。首次运行时，建议勾选“测试运行”复选框，如图所示。

③ 在“输出控制”区域选择系统运行的结果清单中，可以看到哪些记录被显示出来，如是否需要显示可清算的凭证、不能清算的凭证、错误消息，如图所示。

④ 单击“执行”按钮，运行程序，系统会根据后台配置的匹配规则，输出自动清账的结果，如图所示。

图中显示的是“可清算的凭证”。它们按照“分配”“业务范围”“贸易伙伴”3个字段组合，只要金额相加等于0，就被系统归为一组，并被写入结算日期，标以绿色背景，表示可以被清算。
⑤ 返回参数选择的界面，不勾选“测试运行”复选框，再次执行（正式执行），系统会再次输出自动清账的结果，不同的是，界面下方出现“凭证XXXXX记账到公司代码XXXX中”的信息提示，如图所示。

⑥ 可以利用事务代码FB03，复核清账产生的凭证。
多数情况下，清账凭证为“有头无行”的凭证，如图所示。

在凭证下方会出现的消息提示，表明该凭证是没有行项目的。这是因为清账时只是将GR/IR科目的正负两行进行对调，没有实质的会计要素变化。如果清账时，被清掉的借贷两方利润中心、段或其他在会计上有影响的要素彼此不同，则系统还是会产生行项目的。