采购流程是企业整个采购部门的关键要素。无论企业规模大小，构建采购流程的模式都将直接影响企业控制成本、管理风险和保持流程弹性的能力。
下面我们将解释采购模式的类型、优缺点，以及如何确定哪种模式最适合你的采购部门。
集中采购的优缺点
在集中采购模式中，所有采购均由单个团队、部门或分支机构管理和处理。这意味着任何员工或团队的采购都必须通过单一采购流程提交、审核和批准。
在决定为企业集中采购时，需要考虑很多因素。大多数企业的主要驱动因素通常是节约成本，但也有其他重要因素需要权衡。
集中采购的优点
- 减少库存
通过集中采购，可以随时减少库存量，腾出宝贵的存储空间，并有助于降低账面成本。
- 改善现金流
当大批量采购时，可能会获得折扣，从而增加现金流。此外，一次性支付一大批货物的货款也有助于改善企业的现金流。
集中采购的缺点
- 合同不灵活
当承诺从单一供应商处大量采购某种产品时，可能会被不灵活的合同所束缚。利用供应商的优惠价格或在必要时改用其他产品时会受到限制。
- 交货期长
当大量采购时，可能需要更长的时间才能收到货物。如果需求突然激增或遇到其他生产问题，这可能会成为问题。
分散采购的优缺点
分散采购是指由各个专门团队、部门或分支机构进行采购和管理的模式。这意味着团队或员工根据其需求向各个部门或团队提出采购请求，而不是单个部门。
分散采购的优点
企业内部组织采购职能有许多不同方法。一些企业选择集中采购，而另一些企业则选择分散采购。每种方法都有自己的优缺点，在决定如何组建自己的采购部门之前，需要考虑这些优缺点。
- 加快采购流程
在分散采购模式下，采购流程会加快。
而在集中式系统中，企业的所有采购都由一个部门负责，可能会导致采购流程延迟。
这是由于，在采购之前必须获得多个来源的批准，采购团队需要从各部门获取采购申请、填写并提交最终审批。
- 供应商更加多元化
在分散式采购模式中，各个团队建立供应商关系，并能够根据当前情况确定最适合的供应商。
分散采购的缺点
- 可能导致重复采购
分散采购的主要缺点之一是可能导致重复采购。每个部门负责自己的预算，可能不知道其他部门采购了什么。
- 可能鼓励不必要的采购
分散采购也可能鼓励不必要的采购，因为每个部门都试图证明自己的预算是合理的。因此，采购部门应制定明确的指导方针和预期目标，以避免出现这种情况。
集中采购还是分散采购？哪种方式最适合你的企业？
这取决于具体需求和情况。如果需要快速应对市场变化，分散采购可能是最佳选择。如果想更好地控制供应链，集中采购可能是更好的选择。
根据采购项目的不同，一些企业会选择集中采购和分散采购相结合的方式。例如，他们可能会集中采购原材料，然后允许个别地点采购成品。在合同管理方面，许多企业选择集中采购部门。
企业规模也是考虑的因素。如果是大公司，集中采购更能发挥规模经济的优势。
如果是小公司，分散采购可能是更好的选择，可以更加灵活。例如，如果需要快速改变产品组合，分散采购会让你更快地做到这一点。
在决定分散采购还是集中采购时，必须考虑所有因素，做出最适合贵公司的决定。
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