如何创建和填写 PDF 表单,简化您的文档工作流

阅读本文,了解如何在开源办公套件 ONLYOFFICE 中创建和填写 PDF 表单。

ONLYOFFICE表单发展小

ONLYOFFICE 表单首个版本发布于2022118日,是 ONLYOFFICE 版本 7.0 更新的一部分

您可以使用 ONLYOFFICE 表单,创建各种类型的模板文档,包括法律协议、合同、报告、录取表单调查问卷等实现电子文档工作流自动化。您可以实时协作填写表单分享现成的表格表单进行电子填写。

时间已过两年ONLYOFFICE 表单哪些变化?我们增加了更多字段和设置,增加了很多实用新功能,如设置字段填写接收方的角色我们还持续扩充免费的表单库提供多种语言的现成模板

最大的变化在最近 ONLYOFFICE 文档 8.0推出。在先前的版本中,我们使用自己的 OFORM 格式来保存和分发现成可用的表单;自 8.0 版开始,我们改用行业标准的 PDF 格式同时保留了我们原生格式的所有优点

我们针对用户的要求和建议,对表单打磨

  • ONLYOFFICE 中创建的专业表,可以通过其他应用处理
  • 在其他应用中创建的表单,可以使用 ONLYOFFICE 进行
  • 方便开发者和集成商 ONLYOFFICE 编辑器(包括表单进行集成

如何构建可填写表单

需要DOCXF

构建可填写的 PDF 表单,请使用 DOCXF 模板您可以这种文件格式插入各种类型的字段对其进行调整表单看起来如您所需可以像在普通文档中一样处理文本进行任意样式和格式设置还可以与团队协作处理表单

我们开始创建表

结合所用的解决方案可以通过以下几种路径开始创建

  • ONLYOFFICE 协作空间操作 -> 表单模板 -> 空白

  • ONLYOFFICE 桌面编辑器新建 -> 表单模板

  • ONLYOFFICE 工作区文档 -> 创建 -> 表单模板

实用小贴士您也可以使用任意已有 DOCX 文档创建表单此外使用 ONLYOFFICE 协作空间和桌面编辑器可以使用内置的表单库。

集成中的表单

ONLYOFFICE 表单可用于集成实例,因此,您在云平台(如 MoodleRedmineConfluenceownCloud 等)使用 ONLYOFFICE 文档在其中创建表单的具体选项,取决于您使用的集成及其前端

可填写字段

如果从头开始创建模板,可以添加背景图片“插入”选项卡 -> “图片”)、其他装饰元素(如形状)以及所需的文本类型和格式。表单内容准备就绪后,就可以添加字段了

您可以将光标放在要放置字段的位置,然后点击所需的字段类型“表单”选项卡):

  • 文本字段,输入任意信息
  • 组合框,从下拉列表的建议选项中选择一个,或自行输入
  • 下拉框,从预定义列表中选择一个选项
  • 复选框可选多个选项或选中必填字段
  • 单选按钮,从一组按钮中选择一个选项
  • 图片插入图片设置图片的位置或大小
  • 电子邮件地址键入与正则表达式 \S+@\S+\.\S+ 相对应的电子邮件地址
  • 电话号码输入与任意掩码相对应的电话号码默认格式 (999)999–9999
  • 日期和时间插入日期默认格式 DD/MM/YYYY
  • 邮政编码输入与任意掩码对应的邮政编码默认格式 99999–9999
  • 信用卡输入与任意掩码对应的信用卡号默认格式 9999–9999–9999–9999
  • 复杂字段组合多种字段类型,如文本字段和下拉列表。您可以按需对字段进行组合

您在添加表单字段后,可以将移动到文档中的其他位置。为此,请点击控件边框左侧的按钮选择字段将其拖动到文本中其他位置过程中按住鼠标按钮

字段设置

添加字段后,您可以在右侧工具栏上看到其属性。您可以在此处限制字符数支持多行文本输入、为每个字符将字段分隔到单元格等。为了让后续的填写过程更方便、更透明您还可以添加提示小贴士——光标悬停在字段上时就会出现

可以将字段设为必填字段在做好表单必填字段红色笔划标出

如要防止插入的表单字段再次编辑选中“锁定”设置注意:填写字段仍然可用

所有可用字段及其设置

用户角色

您可以创建新角色,决定谁可以填写哪些特定的表单字段(管理角色)。这样,用户就能通过角色匹配颜色直观地识别出自己填写哪些字段

预览和保存表单

所有字段添加完毕后,可以使用查看表单选项查看表单的外观

如果您觉得满意可以点击顶部工具栏上的保存 pdf按钮,将表单保存为 PDF 文件即可用于填写。您可以按需保存多个 PDF 文件

如何填写 PDF 表单

您可以打开 PDF 文件填写所有必填字段。如果表单包含日期字段使用日期选择器选择日期

您可以使用顶部工具栏上一字段下一字段按钮在字段之间导航。您还可以使用导航工具浏览 PDF调整缩放适应页面大小或宽度。

所有字段填写完成后,点击顶部工具栏提交按钮,即可发送表单进一步处理。此操作不能撤销。需要注意的是填写完所有必填字段才能提交表单

在桌面编辑器中,这个按钮显示另存为”,而非“提交”如果您使用的是 ONLYOFFICE 文档的服务器版本“提交”按钮如何显示取决于配置。如果没有提交表单的配置这个按钮也显示为“另存为”

您也可以使用打印选项来打印表或切换到文件选项卡下载表单,可在受支持的格式中做选择

创建和填写 PDF 表单的软件

您可以在以下地方使用表单功能

  • ONLYOFFICE 协作空间提供免费计划
  • ONLYOFFICE 文档可以在自己云环境中集成和使用
  • ONLYOFFICE 桌面编辑器:免费的桌面应用程序,可安装在任意操作系统上;
  • 免费手机应用:有 iOS 和安卓系统版本。

此外,您可以在免费的表单库中获取很多现成的模板这个表单类别分类导航更方便

截至目前单库中已有 1300 多种模板供您选择支持 8 种语言,包括中文、英语、德语、法语、西班牙语、意大利语、巴西葡萄牙语和日语。您无需注册或安装其他软件,只需打开获取到表单即可在线填写或将其下载 PDF 文件

相关链接

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