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在现代企业中，文秘与行政办公人员的工作内容繁杂，涉及到各种数据整理、分析和汇报。Excel作为一种强大的电子表格工具，已经成为文秘与行政办公人员的必备技能之一。可以通过下面几个方面运用Excel高效办公，提升文秘与行政办公工作的效率。

一、数据整理

Excel提供了丰富的数据整理功能，可以帮助您快速完成数据录入、筛选、排序等操作。例如，您可以使用“数据”选项卡中的“删除重复项”功能，快速去除重复的数据；使用“排序和筛选”功能，对数据进行升序或降序排列；使用“分列”功能，快速将一个单元格的内容拆分成多个单元格。这些功能可以帮助您节省大量的时间，提高数据整理的效率。

二、数据分析

Excel提供了丰富的数据分析工具，可以帮助您发现数据中的潜在规律和趋势。例如，您可以使用“条件格式”功能，为满足特定条件的单元格设置颜色，从而快速发现问题；使用“透视表”功能，对大量数据进行汇总和分析；使用“假设分析”功能，模拟不同的方案，找到最佳的解决方案。这些功能可以帮助您深入挖掘数据的价值，为企业的决策提供有力支持。

三、报表制作

Excel提供了丰富的报表制作工具，可以帮助您快速生成各种形式的报表。例如，您可以使用“图表”功能，将数据以图形的方式展示出来，让领导一目了然；使用“数据透视图”功能，对数据进行多维度的分析；使用“条件求和”功能，根据特定的条件对数据进行汇总。这些功能可以帮助您轻松制作出专业、美观的报表，提升工作效果。

四、图表展示

图表是一种直观的数据呈现方式，可以让领导快速了解企业的运营状况。在Excel中，您可以使用各种图表类型来展示数据，如柱状图、折线图、饼图等。此外，您还可以通过调整图表的颜色、样式和布局，让图表更加生动有趣。在制作图表时，注意选择适合数据的图表类型，避免过于复杂或过于简单的问题。

五、模板应用

Excel提供了丰富的模板资源，可以帮助您快速完成各种任务。在模板中，已经预设了各种格式和内容，您只需根据自己的需求进行修改即可。通过应用模板，您可以节省大量的时间，提高工作效率。同时，您还可以根据需要创建自己的模板，方便日后的工作。

六、宏编程

宏编程是Excel的一项高级功能，可以帮助您自动化繁琐的任务，提高工作效率。通过编写宏程序，您可以实现一键完成复杂的操作，如批量填充数据、自动生成报表等。在学习宏编程时，可以从简单的宏开始入手，逐步掌握更高级的编程技巧。同时，注意宏编程的安全性问题，避免因宏病毒等原因导致数据丢失或损坏。

七、安全与隐私

在使用Excel处理企业数据时，注意保护数据的安全和隐私。首先，为重要数据加密，防止未经授权的人员访问；其次，定期备份数据，以防数据丢失；最后，注意防范宏病毒等网络安全问题。通过采取这些措施，可以确保您的数据安全无忧。

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《Excel高效办公：文秘与行政办公（AI版）》

$$掌握人工智能神器AI，轻松搞定文秘与行政工作$$

AI时代Excel高效办公提升之道：场景案例+实战经验+33个“ChatGPT答疑与点拨”+65个“温馨提示”+27个“教您一招”，零基础入门，极速提升文秘与行政办公效率！

编辑推荐

★超实用：通过30多个实战案例和操作技巧，使读者能够快速上手并灵活运用AI工具提高办公效率。
★巨全面：内容设计从文秘与行政管理工作实际出发，涵盖工作中各项事务的数据统计、分析与处理等要求的全方面内容。
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内容简介

随着信息技术的快速发展，Excel作为一款功能强大的电子表格软件，已经被广泛应用于文秘与行政办公领域。Excel不仅可以帮助文秘人员和行政助理高效地处理数据、制作报表和统计图表，而且还可以自动化处理各种日常工作，从而节省时间和精力，提高工作效率。
本书还创新地将ChatGPT引入到学习Excel行政与文秘技能教学中，其提问与使用方式同样适用于国内常用AI语言大模型，如百度的“文心一言”、科大讯飞的“星火”大模型。本书先通过 ChatGPT认识和了解文秘与行政工作中的基础知识，再根据实际的工作案例，讲述了在文秘与行政工作中使用Excel制作各种办公表格文档的方法与工作技能。
本书既适合在公司中从事文秘与行政工作的人员学习，也适合作为广大职业院校文秘与行政相关专业的学习用书，同时还可以作为文秘与行政技能培训教材。

作者简介

凤凰高新教育策划并编著。集团总裁是知深图书策划人及内容创作者，专注于高质量图书策划与出版。曾任五月花学院（现希望教育集团）教研总监，负责教学、教材研发和老师培训，具有丰富的教学经验，常年对政企机构做专业培训。对图书策划与出版领域有深入研究和独到见解，自从事图书策划出版工作以来，策划出版了近500多本书，广受读者的认可和好评，其中部分畅销产品如《案例学——Photoshop商业广告设计》、《Word/Excel/PPT 2016三合一完全自学教程》、《精进PPT——PPT设计思维、技术与实践》、《中文版Photoshop CC基础教程》、《Excel数据分析思维、技术与实践》、《Python数据分析与可视化从入门到精通》、《行政管理高效工作手册》等。

目录

第1章 员工档案管理1.1 使用ChatGPT了解员工档案管理1.1.1　什么是员工档案管理1.1.2　员工档案管理要做些什么1.1.3　员工档案管理的注意事项1.2 创建《新员工档案表》1.2.1　新建档案表基本表格1.2.2　录入员工基本信息1.2.3　编辑行、列和单元格1.2.4　美化工作表1.3 创建《员工资料登记表》1.3.1　新建员工资料登记表1.3.2　设置单元格格式1.3.3　设置字体样式1.3.4　设置表格边框1.4 创建《员工数据统计表》1.4.1　统计员工总人数1.4.2　统计员工性别比例1.4.3　统计本科以上学历的人数及比例第2章 人事管理2.1 使用ChatGPT了解人事管理2.1.1　人事管理的工作内容2.1.2　人事管理人员必备的能力2.1.3　新员工培训的注意事项2.2 制作《招聘流程图》2.2.1　插入艺术字2.2.2　插入SmartArt图形2.2.3　美化SmartArt图形2.2.4　取消显示表格的网格线2.2.5　设置图形与标题的对齐方式2.3 制作《人事变更管理表》2.3.1　导入文本数据2.3.2　设置单元格格式2.3.3　移动单元格中的数据内容2.3.4　快速设置表格边框和底纹2.4 制作《员工培训计划表》2.4.1　录入表格数据2.4.2　设置表格格式2.4.3　调整表格列宽2.4.4　设置表格页面格式2.4.5　添加页眉和页脚2.5 制作《员工离职结算表》2.5.1　制作基本表格2.5.2　设置文本换行2.5.3　设置表格样式2.5.4　插入方框符号2.5.5　绘制下画线第3章 考勤与休假管理3.1 使用ChatGPT了解考勤与休假管理3.1.1　了解考勤的要点3.1.2　制定合理的休假制度3.1.3　制作值班安排表的方法3.2 制作《员工月度考勤表》3.2.1　创建员工考勤表框架3.2.2　在单元格中插入符号3.2.3　设置数据验证3.2.4　设置日期自动显示3.2.5　计算员工的考勤情况3.3 制作《长假值班安排表》3.3.1　管理Excel加载项3.3.2　调整表格辅助计算3.3.3　计算值班安排3.4 制作《加班记录表》3.4.1　记录加班信息3.4.2　设置日期和时间格式3.4.3　计算加班时间3.5 制作《员工出差登记表》3.5.1　用TODAY函数插入当前日期3.5.2　使用IF函数判断是否按时返回3.5.3　突出显示单元格第4章 员工考核与薪酬管4.1 使用ChatGPT了解员工考核与薪酬管理4.1.1　员工考核的意义4.1.2　薪酬管理的注意事项4.2 制作《员工考核表》4.2.1　复制工作表4.2.2　引用其他工作表中的单元格数据4.2.3　按一个条件排序年度考核表4.3 制作《员工薪资管理系统》4.3.1　输入特殊数据4.3.2　使用公式和函数计算数据4.3.3　按多个条件排序4.4 制作《员工工资统计表》4.4.1　创建员工基本工资管理表4.4.2　创建奖惩管理表4.4.3　创建考勤统计表4.4.4　创建加班统计表4.4.5　编制工资计算表4.4.6　打印工资条第5章 登记与行程安排管理5.1 使用ChatGPT了解登记与行程安排管理5.1.1　了解前台来访登记事项5.1.2　办公室来信、来电登记的注意事项5.1.3　工作行程安排的要点5.2 制作《行程安排表》5.2.1　设置日期和时间格式5.2.2　为表格设置单元格样式5.2.3　插入超链接5.2.4　保护工作簿5.3 制作《办公来电登记表》5.3.1　新建工作簿5.3.2　输入记录5.3.3　美化记录表5.3.4　批注记录表5.4 制作《日程检查表》5.4.1　添加【开发工具】选项卡5.4.2　插入窗体控件5.4.3　预览和打印表格第6章 会议管理6.1 使用ChatGPT了解会议管理6.1.1　商务会议前的准备工作6.1.2　了解会议前需要准备的表格6.1.3　了解会议后需要整理的表格6.2 制作《会议议程安排表》6.2.1　使用艺术字制作标题6.2.2　添加会议议程6.2.3　打印会议议程6.3 制作《会议室使用登记表》6.3.1　插入特殊符号6.3.2　添加页眉和页脚6.3.3　打印登记表6.4 制作《参会报名表》6.4.1　制作表格框架6.4.2　设置禁止自动添加超链接6.4.3　插入Word对象6.4.4　发送报名表邮件第7章 办公用品管理7.1 使用ChatGPT了解办公用品管理7.1.1　了解办公室常备用品7.1.2　办公用品管理的表格7.1.3　办公用品管理的注意事项7.2 制作《办公室用品消耗分析表》7.2.1　插入图表7.2.2　更改图表类型7.2.3　设置图表样式7.2.4　设置饼图分离7.2.5　设置图表标题7.3 制作《办公设备折旧计算表》7.3.1　制作基本表格7.3.2　计算折旧值7.3.3　规范折旧表7.4 制作《办公用品申请单》7.4.1　制作申请单模板7.4.2　根据模板创建申请单7.4.3　打印申请表第8章 客户管理8.1 使用ChatGPT了解客户管理8.1.1　客户管理注意事项8.1.2　客户管理需要记录的信息8.1.3　保护客户信息8.2 制作《客户信息管理系统》8.2.1　创建客户信息总表8.2.2　制作“客户信息表”8.2.3　录制宏命令8.2.4　添加宏命令执行按钮8.3 制作《客户月拜访计划表》8.3.1　设置文档格式8.3.2　填写拜访计划表8.3.3　冻结窗格8.3.4　添加与编辑批注8.4 制作《供应商列表》8.4.1　创建供应商列表8.4.2　使用图片美化工作表8.4.3　制定允许用户编辑区域第9章 采购与库存管理9.1 使用ChatGPT了解采购与库存管理9.1.1　了解采购的工作内容9.1.2　产品入库时的注意事项9.1.3　库存管理的常用表格9.2 制作《办公用品采购表》9.2.1　创建办公用品采购表9.2.2　排序数据序列9.2.3　新建表样式9.2.4　按类别汇总总价金额9.3 制作《产品库存统计表》9.3.1　制作产品入库单9.3.2　制作入库明细表9.3.3　完成重填和入库功能9.4 制作《安全库存量预警表》9.4.1　使用公式与函数9.4.2　设置条件格式第10章 市场管理10.1 使用ChatGPT了解市场管理10.1.1　市场管理工作的要点10.1.2　市场推广工作的流程10.1.3　市场管理需要的分析表格10.2 制作《产品促销活动价目表》10.2.1　制作促销表格10.2.2　插入并编辑文本框10.2.3　设置表格样式10.2.4　插入页眉和页脚10.2.5　打印工作表10.3 制作《新产品市场调查问卷》10.3.1　自定义功能区10.3.2　插入与编辑表单控件10.3.3　保护工作表10.4 制作《客户订单表》10.4.1　制作基本表格10.4.2　按地区对数据进行汇总10.4.3　创建图表对比各地区的数据第11章 工作总结与报告11.1 使用ChatGPT了解工作总结与报告11.1.1　工作总结的注意事项11.1.2　年终汇报的要点11.1.3　文秘与行政工作年终汇报时需要的表格有哪些11.2 制作《年度销售计划表》11.2.1　制作年度销售计划表11.2.2　计算要达到目标利润的销售额11.2.3　使用方案制订销售计划11.3 制作《产品销售管理汇总表》11.3.1　制作产品销售统计表11.3.2　插入数据透视表汇总数据11.3.3　插入切片器

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