less is more | 越不繁，越不凡

还在为邮箱爆掉而烦恼吗？学会清空你的收件箱

我一般只用Gmail收发邮件，而且处理邮件已经成为日常工作的核心之一。我每个小时能收到大量邮件，并且快速回复。但是，有一件事要特别提一下，那就是我的收件箱永远是空的。

清空收件箱能让我到达一种精神境界，使我感觉平和，冷静，获得极大的满足感。所以我极力推荐大家：清空你们的收件箱。

之前，我的收件箱也塞满各种邮件。所有邮件堆积在那里，未读的，已读的，有些等待处理，有些需要归纳分类，还有一些因为我的严重拖延症就抑制存放在收件箱里。

我邮箱里面也曾设置了很多的文件夹，如果我要找邮件，我能很快定位到。但是，我发现给邮件归类消耗我大量的时间，所以我常常拖着不去分。我相信很多人也和我一样。

一年前接触到GTD时间管理系统，按照里面的方法操作，现在已经能够保持收件箱清空的状态。

有一些其他的理论，比如43 Folder理论都可以，有兴趣的朋友可以去搜一下。各类体系内容都差不多。

以下我总结出简单步骤，让你变成邮件清空达人：

1.不要一大早或者时不时检查邮箱。

这不是个新的观点，很多人都建议过。因为当你检查邮箱时，多少会花掉你一点时间。相反，一大早你就应该做当天最重要的事情或者完成已经拖延很久的工作。在处理完这些事后，你再来检查邮箱。最理想的情况下是在做完2到3件事后再来打开邮箱。

此外，如果你一直检查是否有新的邮件进来，你根本不能集中注意力到你面前的任务上去。我每隔一小时检查邮箱，但是你可能不需要。

2.当你看邮件时，现在立刻马上去处理。一次处理一封。当下作出判断，决定操作思路。

2.1 垃圾邮件或一些转发邮件，请立刻放垃圾箱

2.2 需要获取信息的长邮件，请放到已读文件夹中（或者标记已读以及归档）或者请打印出来在路上读信 （比如在排队的时候也可以有大把时间阅读）

2.3 如果邮件要求立即行动，读取邮件中的细节，把邮件中提到的事情分类，立马备注到你的to-do-list或者GTD list上。完成这些操作后将邮件归类，在之后需要做任务时也可以轻易找到邮件。

2.4 可以在一到两分钟内回复完邮件。那就赶紧回复。不要拖着，如果不立马回复，你会积压很多邮件，就再也绕不出去。我回复内容比较简短，快速的把它发送出去。

2.5 需要跟进进度或者要等待对方回复的邮件。把事情记录到to-do-list中。不要邮件放到收件箱里面当作提醒。

3.我邮箱里面只有一个存档文件夹。当我回复完一封邮件、读完不需要回复的邮件或者吧预见备注到to-do-list之后，就直接把这些邮件移到存档中。操作就是这么简单。

如果有必要，你也可以添加一个已读文件夹。我一般会将长内容的邮件打印出来，等我吃午饭的时候或者等候的时间来读取。

有些人还会设置一个行动文件夹或者待读文件夹，但是我发现这其实变相多了一个收件箱而已。你还是得时刻去翻查文件夹。

我不是很喜欢去点开额外的文件夹。配套使用to-do-list，完全足够了。所以邮箱中设置一个存档文件夹，简简单单就好。如果后面需要重新找邮件，Gmail强大的搜索功能根本就不在怕的。

总结一下，清空的收件箱只要你在平常时间读邮件，每封邮件都立即处理（处理不了的写到你的to-do-list上），最后邮件放入存档。

嗒嗒，清清爽爽、干干净净的收件箱

微信公众号：talent优先， 欢迎关注