手把手教学之如何设计财务对账系统

在设计一个对账系统前，我们先想清楚，对账目的、方式、对账场景、使用对象。其次就是和财务了解一下，他们所期望的效果，毕竟他们是使用方。财务对账是一个琐碎而复杂的工作，极需要工作耐心和细心，还要求对账人员对对账系统要十分熟悉。

可能有些小伙伴是初次接触财务领域，对于对账还是比较陌生的。

首先，我们为啥要对账呢？企业的结算业务大部分是要通过银行进行结算的，但由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，这样就可能导致双方账目不一致的情况。即所谓的“未达账项”。为了能够准确的掌握银行存款的实际余额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止企业在记账报税工作中出现错误，企业必须定期与银行进行账单核对，并编制银行存款余额调节表。

其次，对账的方式是哪些？

账证核对，是将账簿记录与记账凭证进行核对，这里是记账凭证是指日常经济活动的书面证明。例如，我们超市购物的小票、购买商品的发票、银行卡的收款转账记录，都是记账凭证。
账账核对，是把有相互关系的多个账簿记录进行核对。有相互关系的账簿记录，包括总分类账簿间核对，明细账簿间核对等多种类型。例如：公司业务总支出和自由币、优惠券、商品采购、商家结算等支出的核对，是总分类帐薄核对；各收款账户的收支明细和总入账、总支出的核对，是明细帐薄的核对。
账实核对，是各项资产物资的记录数值与实际真实数额间的核对。例如：我们使用记账 APP 记录购买了一台手机，我发现自己手里确实有一台手机，这就是账实核对。

然后，对账场景常见的有同银行、支付宝、微信等第三方支付平台进行对账、每个平台的特性也会有不同，在下面会详细说明。

最后，对账的系统的使用对象无外乎是三种：决策层、业务人员、财务。他们所关注的点也会不同，建议分别收集诉求，然后求同存异。 这个过程是很多产品都会犯错的，但是我想说的是，并不是把一个对账系统做成“大杂烩”，而是分别从操作到数据呈现，整个过程流程化。

对账大致可分为5步进行，本文提供一些设计思路以供参考。

下面，我将从财务日常对账过程为大家说明。

1. 数据准备

数据准备即记账，主要是获取对账所需的信息，例如获取银行流水。这些对账文件的格式也会存在一些区别。 比如支付宝对账文件格式为 csv，而微信的对账文件格式为 txt，另外有些渠道为 xml,xls。

注意：对账方式的不同，在数据准备上也有差异，此处以账证核对为例，除了流水外，还需要相应的单据（凭证），例如报销单据。

下面是有几点是在数据准备阶段需要注意和考虑的：

每种渠道的账户可能都不止一个账户，那么在每天都有交易的情况下，系统设计时候需要考虑到多份对账文件处理的情况。
对账文件会有重复下载的情况，渠道的对账文件一旦生成，就不会改变。但是第三方渠道也可能发生异常，导致我方收到对账文件数据不完整。 这种情况下，需要人工介入可以重新下载解析入库，或者提供人工导入流水的环节。
每个第三方渠道下载文件时间都不一样，这点是需要结合对账考虑的。

2. 数据清洗

顾名思义，即对准备好的数据进行清洗，以便针对数据分类，提取可用字段。

前期拿到的字段不一定都是对账所需的，我们只需要提取必要字段即可，无需将整行数据信息都提取出来。一般来说只要需要提取交易时间，对方账户、本方账户、金额，交易订单号，流水号、交易类型等。在上一期，我讲过对账时间一般有t+1、T+0、N+7等，此处就以t+1为例，每天只需要针对前一天的交易数据进行处理即可。可对数据进行合并、排除无用数据。

这个过程中可能会遇到需要对流水进行处理，部分渠道拿到的流水号是会重复的，甚至需要进行拆分。例如，财付通的流水支出和交易都在一条流水中体现，但是我们需要通过一定的规则将流水拆分，并且保证流水号不会重复。

3. 数据核对

数据核对是对账的核心，对账的主逻辑； 一般对账有两种，即对明细账和对总账，对总账一般包括总金额和总条目 。

我们取某一天的同一个账户的数据，分别记录账户期初、期末以及发生数据。

先校验是否缺失流水：

1、期初是否等于前一天期末。

2、期末=期初+发生（加）-发生（减），校验这个公式是否相等。

其次，看分别用流水和单据（凭证）进行匹配，匹配方式可参考金额、交易双方、时间等。

一般会出现4种差异情况，如下：

最后，分别展示已经匹配的和未匹配核对结果数据，方便后期统计以及为业务提供能力。

4. 差异处理

在一般系统中，差错处理分为两种，一种人工来处理，一种系统自动来处理。当然，差异也分为可优化差异和合理差异，合理差异是可以忽略的（但是前提是你知道差异原因，以及并不会对资产造成损失哦），后期可通过调节表进行调整，可优化差异是必须要进行处理的。

系统自动处理一般为：自动补单，即通过一定的规律和标准的规则系统会自动生成单据（凭证），差异自动对平。

人工处理，常见的就是缺少单据（凭证），需要人工填单环节。也有金额不等的情况，这个一般出现在手续费和汇率换算上。

在这个环节中，经常会遇到“乱账”，处理起来比较耗时。

我举个例子：一个公司下会经营不同的业务，考虑到经济、社会等风险，可能会成立不同的子公司，不同子公司下挂有不同的业务；这样的话，不同的业务的收款账户可以是不同的。展现给用户的就是，我在A地点买了一件商品，付款给了A公司；在B地点卖了一件商品，付款给了B公司；虽然A地点和B地点同属于一个集团，但付款给了不同公司，收款进了不同账户。

所以，我们做了一件事情是，统一收款至一个公司，再由此公司进行内部分账；这样对于顾客来说，我不管在哪里购物，付款给了同一个公司，收款进了同一个账户。 除了分账，做好企业内部账户管理也是非常重要的准备工作，可以减少很多不必要的麻烦。