SAP系统中的应收账款(客户主数据,日常交易,催收,争议管理)

1. 客户主数据

  • Customer Accounts (客户账户):客户账户由两部分General Data(通用数据)和Company Code Data(公司代码段数据)组成。通用数据是在client级别独立于公司代码的数据,例如客户的地址,姓名等等;公司代码段的数据是company-code specifc的例如付款条款(payment term)等,一个客户可以被分配到多个公司代码下。
    • 类似于GL account主数据和Vendor主数据,Account Groups (账户组)的概念同样使用于客户主数据。同一个账户组的客户具有类似的属性,例如可以建立国内客户(domestic customers), 海外客户(customer abroad), 隶属客户(affiliated customers)以及一次性客户(one-time customers)等用户组等。每个Account Group都可以分配特定的号码段,并指定是内部给号(internal number)或是外部给号(external number)。同时,可以在Account Group级别控制客户主数据的布局显示(layout),例如定义哪些字段是optional、mandatory、displayed或者hidden。
    • 可以通过FD01或BP来创建客户的主数据。

2. 应收账的日常财务事务

  • Invoice/Credit Memo Entry(发票/贷项凭证录入): 大部分的应收账的发票或是贷项凭证都是通过SD模块过账到FI模块,在一些特殊场景中,即使没有销售订单,在FI模块也是可以直接录入发票。常用的事物代码为FB70或是FB01(借方记账码01 - customer account,贷方记账码50 - revenue account)。
  • Incoming Payment (收款): 收款有以下几种情况:
    • 完全收款(complete payment):收款金额和发票金额一致
    • 容差范围内的完全收款(Minor payment difference within tolerances):收款金额存在一个可容忍范围内的尾差,自动抵消完全收款。容差的大小由tolerance group进行设置,这个属性可以维护在客户主数据上;
    • 部分收款:部分收款有两种方式: 其一是Partial Payment,并不发生清账动作,而是做一笔通过贷项的付款凭证,贷项金额即为已收款金额,部分收款凭证通过invoice reference与原始发票进行关联,当完成收款后,通过手动清账程序抵消贷项收款和原始发票的应收款;其二是Residual Payment, 发生清账动作,并生成新的余额行项目。

3. 催账和信函

  • Dunning Functions(催账):SAP系统提供了自动分析未清项,并对到期未付项进行催账的功能。系统根据应付项目到期后拖欠的日期确定催账级别(dunning level)。催账级别会决定催账费用(dunning charges)和应征收的利息(interest),并且确定使用哪种催账文案脚本。在发送完催账通知单后,系统中会生成催账的历史记录,并更新在客户主数据上。催账动作主要是由催账步骤(dunning procedure)来控制的。在客户主数据的公司代码维度,可以维护对其使用的催账步骤。
  • Correspondence (信函): 在日常业务中,如需给客户发送信函,则首先需要在系统中生成信函请求。在系统中,信函的打印都属于打印请求(spool request, Tx: SP01)。通常来讲,下面几种场景会发生信函请求:
    • 一些自动执行的特殊事务会触发信函请求,例如汇票交易(Bill of Exchange charges)会生成汇票费用清单(BoE statement),付款差额(payment differences)会生成付款通知单(payment notice)等
    • 由accounting clerk手动执行
    • 周期性的程序生成信函请求,例如周期性的账单(account statement),内部文档(internal documents)以及标准信件(standar letters)等
    • tips: 在系统中测试信函功能时,可以使用SAP标准的输出设备(output device)LP01
  • Accounts Receivable Information System (应收账信息系统):基于记录于SAP数据库中的AP数据,SAP系统可以做一系列的分析和报表,帮助客户快速分析重要的财务数据,例如:到期日明细(due date breakdown),客户付款历史(payment history),海外客户货币风险(currency risk),过期项目(overdue items),应收账款平均回收时间(DSO- Days Sales Outstanding),以及客户现金折扣历史(cash discount history)等。
    • 另外一个比较常用的事务代码是FD11,进行客户账户分析,可以集中展示客户的账户余额,销售金额,未清项,付款历史等,支持数据的向下钻取(drill-down)。

4. 争议管理

  • 争议管理是SAP FSCM(Financia Supply Chain Management)金融供应链管理模块的一个功能。FSCM的主要目的是支持和优化财务领域的业务流程,优化企业现金流,强化与合作伙伴间的沟通进而保证呆滞资金的高效利用。FSCM中包含的很多子模块,例如信用管理(Credit Management), 账单合并(Billing Consolidation), 现金和流动性管理(Cash and Liquidity Management), 征收管理(Collections Management),内部现金管理(In-house Cash), 银行通讯管理(Bank Communication Management),商品风险管理(Commodity Risk Management)以及经融风险管理(Treasure and Risk Management)等。
  • 争议管理的主要目的在于:在收付款流程中尽早检测问题,监测影响DSO的因素,减少降价和不完全付款的发生。争议管理是对发票到付款步骤的重要补充,解决付款完成前与客户出现的争议问题。进而帮助企业实现,最小化成本(Minimize cost),保证现金流(Guarantee Liquidity),和最大化收入(Maximize Revenue) 的目的。
  • 从技术上讲,争议管理与应收账模块和信函模块高度集成,用户可以为一笔有争议的付款发票创建dispute case,并通过争议管理工作台(Tx: UDM_DISPUTE)集中管理其生命周期,包括创建的原因,与客户沟通的历史,信函历史等。此外,当对争议发票的付款完成时,AP也会有一个post-process(SE38: FDM_PROCESS_BUFFER)去关闭争议case。

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