干货分享:如何做好采购和供应链管理工作?

简单来说,采购是企业获取所需货物和材料的过程,而供应链管理是将这些货物转化为产品并尽可能高效地分发给客户。

但做好采购和供应链管理的关键是实现采购和供应商的协同管理。为什么这么说呢?

  • 在成本方面,采供协同管理使得企业能够更准确地预测市场需求,与供应商共同制定合理的生产计划,避免库存积压或短缺,减少因信息不对称而导致的额外成本。
  • 在供应链管理方面,采供协同管理有助于双方建立长期稳定的合作关系,降低供应链中断的风险,确保供应链的稳定性。

拿宜家来说,作为全球知名的家居零售企业,涵盖了家具、家居用品、装饰品等多个领域,那宜家是如何做到产品种类丰富,而且价格还亲民呢?因为宜家拥有庞大的全球供应商网络,目前供应商达到1220家,遍及55个国家,这种全球化的采购模式的背后,离不开采购协同管理,使宜家能够充分利用全球资源,降低成本,提高采购效率。

那到底如何实现采购协同管理呢?我将以简道云的SRM(采购供应商管理)系统为例,来为你详细介绍。

简道云SRM系统模板自取,点击链接即可修改和使用:https://www.jiandaoyun.com

采供协同管理:支持从需求、寻源、合同、订单、收发货到财务的全流程闭环管理

1、采购需求管理

采购供应商管理系统支持一个入口管理所有采购需求,实现集中化和统一化的管理。

部门可随时随地发起新的采购需求,系统能够自动汇总和分析所有的采购需求,根据产品种类、部门需求等维度进行清晰分类和展示,而且还能够实时追踪和查看各自权限范围内的采购需求进度。使管理层能够一目了然地掌握不同产品、不同部门的采购进度和状态,以确保采购需求得到及时响应,提高采购效率,降低采购成本。

2、供应商管理

采购供应商管理系统可以规范录入供应商信息,包括供应商的企业名称、注册地址、联系方式等,以及相关的资质证明、行业认证等文件,高效管理供应商关系,规范化的录入流程有助于减少信息遗漏和错误,为后续的供应商关系的管理打下坚实基础。

实现供应商的全生命周期管理,从供应商工商认证开始,到准入、考核、评级以及改进优化,每一个环节都进行详细的跟踪和记录。这有助于企业了解供应商的整体表现和潜在风险,为后续的决策提供依据。同时,这些记录也可以作为企业与供应商沟通的依据,促进双方的合作和共赢。

3、询报价管理

询报价管理环节,在线上完成批量询价和报价流程。

采购人员只需在采购供应商系统中一键发起询价请求,系统会自动通知到所有符合条件的供应商。供应商收到询价通知后,只需在系统中输入相应的报价信息即可完成报价操作,然后系统会自动汇总所有供应商的报价信息,并生成详细的比价单供采购人员参考。

4、招投标管理

采购供应商管理系统搭建了一个线上化的全流程协同平台,招标负责人、管理层、供应商、评标专家四方基于线上即可实现从招标项目创建、项目审批、邀标、报名、答疑、投标、专家评标到最终开标的全流程线上管理。

采购供应商管理系统提供了合同模版管理功能。企业可以根据自身需求,在系统中提前定义好各类合同模版。这些模版可以根据不同的采购项目、供应商和合同条款进行个性化设置。当需要生成合同时,只需选择合适的模版,并填写相应的信息,系统即可自动生成完整的合同文档。

企业内部人员可以在线上进行合同审批操作,无需纸质文档的流转,系统可以自动记录审批过程和结果,并提供审批进度的实时查询功能,确保合同审批的及时性和准确性。

6、订单协同管理

采购人员在订单中填好相关信息后,点击提交即可完成线上下单,然后系统自动将订单信息通过微信、企业微信、钉钉等方式传递给供应商。

供应商线上即可查看并打印出订单,完成盖章后,在系统中将订单回传给采购人员,采供双方均可以在系统中实时查看订单进度,随时掌握订单状态,如果有问题的话,可以及时做出调整。

7、发收货管理

供应商登录系统,选择发货通知单。由于系统已经集成了订单数据,因此会自动计算出供应商的订单未发货数据并自动调取,供应商选择本次需要发货的订单即可。

发货完成后,采购供应商管理系统会自动提醒采购方发货进度,让采购方能够实时掌握发货情况。同时,供应商还可以在系统中打印出规定格式的发货单,发货单上带有数据标识二维码,方便收货方进行扫码收货,避免了人工录入纸质发货单数据的繁琐和错误。

8、质检管理

在质检环节,来料后,采取扫码自动录入本次质检明细,然后采购人员只需录入质检结果数量即可完成质检工作,这大大提高了工作效率。

对于不合格的物料,采购人员可在线与供应商进行退货协同。采购人员可以在线发起退货申请,系统会自动将申请流转到供应商进行确认。一旦退货申请获得批准,系统会自动更新库存和订单信息,确保数据的准确性和一致性。

9、财务管理

(1)在对账环节

在发起对账时,供应商无需再手动整理数据,只需在采购供应商管理系统内选择相应的对账周期,系统会自动根据历史未对账数据生成详细的对账数据列表。供应商可以轻松核对每一项数据,确保无误后,只需一键提交即可完成对账操作。

整个对账过程完全基于线上流程,大大提高了对账效率。同时数据实时透明,采购方和供应商都可以随时登录系统查看历史对账数据,从而避免了因数据不一致而导致的纠纷和扯皮。

(2)发票管理

供应商上传发票后,采购供应商管理系统会自动识别发票上的关键信息,如发票号码、开票日期、金额等,供应商进行核对。核对无误后一键提交。接着财务部门会财务收到发票审核通知,审核后自动同步审核结果给到供应商,最后采供双发都可实时查看历史发票记录,方便随时查证和核对。

(3)付款管理

供应商可以随时登录系统查看付款流程的进度,包括付款申请的状态、审批进度等,从而避免了因信息不透明而导致的反复沟通和查询。

供应商也可以在线发起付款申请,系统会自动获取已对账的数据作为付款依据,然后采购方和财务部门在线上进行付款审批,基于预设的流程和规则进行快速决策。审批结果会实时同步给供应商,让供应商能够及时了解付款的进度和结果。这种高度互信的付款管理方式不仅提高了付款效率,还增强了双方的合作信任和满意度。

二、优秀案例分享

中大贝莱特——成功对接300多家供应商,采购供应量减少50%+

1、供应商管理

过去对生产供应商的准入审核和等级评定,主要依靠EXCEl表格单人统计再部门汇总分析,没有标准,每个人填写格式不同,极易出错,汇总分析需耗费大量时间精力,且结果无法前后对比。

使用简道云系统后,中大贝莱特针对准入审核和等级评定建立了统一的表单,基础数据由供方直接填写,采购人员各自审核校正。

供应商刚注册时都只是潜在供应商,采购员审批准入后才能变成合格供应商。中大贝莱特将潜在供应商评级为D,只有被评为B才能成为准入供应商。采购员审批时可以直接看到供应商上传的基本资料、联系人、资质证书等,还可以选择不同条例,根据选择后显示的评分标准打分。

下图为供应商准入审核页面:

下图为供应商等级评定页面:

2、采购订单管理

过去,订单确认流程是采购部门通过微信、邮件等形式把采购订单发给供应商确认,供应商确认后采购员再把订单打印出来交给供应商二次确认,二次确认后采购员再把确认结果手动填入系统,不仅传递效率低,而且存在很多冗余。

借助简道云,订单确认全流程皆可在线上完成。采购部门发起采购订单后先由内部审批,审批通过后再流转到供应商处进行确认,确认后由采购员打印出订单盖章,再由供应商盖章确认即可,更为便捷。实现订单确认全流程线上化后,订单流转效率明显提高,人工工作量减少50%以上。

下图为订单协同发起页面:

综上,通过协同管理,采供可以建立更加紧密的合作关系,共同优化成本控制、确保供应链稳定、提高产品质量、提升管理效率并降低风险,这不仅有助于提高企业的竞争力和市场地位,还有助于实现可持续发展和长期合作。

以上就是本文的全部内容,希望对大家有所帮助。

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