精准表达：让你的方案在最短的时间内打动人心
大家好，今天我们要解读的书名为《精准表达》，其副标题是“让你的方案在最短的时间内打动人心”。在工作中，人们经常需要提交各种方案，例如销售人员向大客户介绍公司产品时，需要制定产品营销方案。在互联网公司中，产品经理则需要提交产品策划方案。而每到年底，中层管理人员都要完成本年度的工作汇报，并提交下一年的工作计划等等。但是提交方案并不仅仅是机械地填写文档，而是一个包括梳理思路、写作方案以及讲述呈现等一系列过程。本书的作者将这个过程称为职场的书面沟通能力。
《精准表达》主要讲述如何提高职场的书面沟通能力，使你提交的方案能够成功通过。这本书在日本畅销了10多年，被很多外企咨询公司和管理公司、企业培训指定为必读书籍。作者高田贵九，曾在多家知名的咨询公司工作多年。而咨询机构最重要的一项工作就是向客户提供各种策略方案，因此在提交方案这方面，高田贵九经验丰富。他在实践中总结出，一份优秀的方案总是具备两个条件：合理的思考和准确的表达。接下来我们将从这两个部分出发，介绍本书的内容。
首先让我们来探讨第一部分如何进行合理思考，制定一份逻辑缜密的方案。许多人常常认为在提交方案时表现不佳是因为表达能力有问题，因此他们可能会参加各种演讲培训班来提升自己。不过，对于高田贵九来说，擅长表达的关键并不在于表达本身，而在于不清楚该讲什么。
回想一下，你曾在提交方案时感到无措的经历，是否因为你的大脑里塞满了各种信息，而你又不知道哪些是重要的，哪些不重要。结果就是你将所有杂乱的信息一股脑地说了出来，这实际上是缺乏逻辑的表现。那么如何才能有逻辑地组织内容呢？这需要从纵向逻辑和横向逻辑两个方面来考虑。纵向逻辑指的是一种因果关系，比如由于上个月的业绩不佳，我们需要找出业绩下降的原因并进行调整，或者由于最近出台了新的政策，公司的战略方向将迎来新的调整。在表达这种因果关系的纵向逻辑中，需要特别注意三个问题。首先要将脑子里的隐形前提讲清楚。举例来说，在一个方案中，你向上级领导提议合作的理由可能是我们曾经与A公司合作过，所以这次还选择他们。不过这种表述隐藏的前提条件是，在做出这个判断时，你的脑海中可能有其他考虑，比如A公司的生产规模扩张、工作效率提高，以及这次合作公司的订单量大且时间紧迫。如果这些考虑没有被明确表达，领导可能会认为你的依据不足。
判断草率——纵向逻辑中需要注意的第二个问题是，不要将不同性质的东西混为一谈，有些看起来属于同一类别的东西，实际上存在差异，如果混为一谈，得出的结论就会不严谨。例如在提交方案时说，古风的周边产品未来会有非常好的前景，是不准确的表达，因为古风只是一个概念，其周边产品有很多种类，如古风的美妆产品、汉服的服饰、笔墨纸砚、传统文化的文创产品等。这些产品针对不同的需求，面对不同的客户有不同的销售渠道，不能一概而论或以偏概全。
纵向逻辑中需要注意的第三个问题是要分清楚偶然现象和必然规律。以一个例子说明，如果你看到故宫淘宝做得很好，市场反应火爆，提议公司跟随潮流做一些传统文化的文创产品，这个提议可能并不合理。因为故宫淘宝背靠故宫，拥有强大的文化积淀资源，其产品总是有足够的爆点，而且近年来传统文化是一个热点。因此有必要对故宫淘宝进行系统分析，探究其成功的原因、是否可复制，以及其火爆是否能够长久。如果只是因为一个偶然事件就做出毫无依据的判断，领导可能会质疑你的不够严谨。
总而言之，纵向逻辑的要求在于，在思考方案时不要误以为对方了解所有的细节，要将自己的考虑细致地告知对方，同时要减少以偏概全，严谨地探究偶然现象的背后是否存在必然的因果关系。首先我们探讨了纵向逻辑，接下来我们将谈一谈横向逻辑。横向逻辑指的是总分的关系，其关键在于审视思考的全面性。以一个例子为例，如果你提交了一个方案，认为当前A市的咖啡零售市场正在不断壮大，因此公司应该赶快加入这一市场。采用这种思路提交项目申请几乎是不可能通过的，因为思考不够全面。要说服公司加入这个市场，至少需要整体考量四个方面。首先，从A市整体的经济发展角度看，咖啡零售业是否有好的商业前景。其次，价格和成本要结合起来看，咖啡是否是一个可以持续赚钱的商品。第三，从市场竞争的角度看，公司是否具备足够的资源和能力，能够与已有的咖啡品牌竞争。最后，从公司自身出发，如果要进军咖啡零售业，是否有足够的人才和资源。只有全方位的思考后作出的判断才是准确的。在提交方案时，如果只提到一两个点，就是缺乏横向逻辑，思考中出现了遗漏。为了确保逻辑没有疏漏，一些有效的商业框架可以帮助我们。比如，如果你是做营销的，就要熟练掌握5P的营销理论。如果你是做商业战略规划的，那么就要牢记3C战略、三角模型。这些框架模型就像数学公式和物理定理一样，每个领域都有一些专业的框架，可以让我们的思考更周全，这些都是前人的智慧结晶，可以直接学习和应用。
在横向逻辑方面，作者还特别提到了一个沟通技巧，那就是注意是否与听众处在同一个立场上，这直接决定了是否在同一个维度上拆分问题。以A市咖啡零售业为例，通过系统的市场调查和周全的战略策划，公司决定进军这个市场。如果以销售总监的身份提出产品包装要足够新颖且方便携带，但在产品研发部的人看来，可能会认为你对他们初步提交的咖啡产品和包装不满意。这时需要统一双方考虑问题的维度，指出你们都是从用户和市场出发来考虑问题的。产品研发部侧重咖啡的配方和味道，这是正确的。但如果包装上能增加保温功能，做到不易泄露且美观大方，会给用户带来更好的饮用体验。
一方面告诉对方你们有共识，另一方面要清楚你得出结论的整体考量，确定双方是在同一个场景中对话，从一个维度看问题，会更容易达成共识。在提交方案时要同时具备横向逻辑和纵向逻辑，以确保思路严谨，没有遗漏和重复，从而使方案更具说服力。即便是一份逻辑严谨的方案，在陈述中仍然可能面临一些提问和质疑。举例来说，假设你提交了一个产品企划文案，对方听完提案后可能问你产品的定价问题，这类未来产品定价问题实际上并没有准确的答案，因此需要你做出猜测性回答。为了让回答尽量靠近准确答案且具有说服力，这就需要运用定量、一手和第三方三件合一的原则。
首先，定量要求你搜集的信息是定量信息，即用数据说话，在推测时应多用数据支撑观点，而不是凭主观判断。一手信息指的是信息必须是一手获取的，比如由销售人员亲自收集的顾客信息或经过分析调查得出的产品信息，这些由亲自挖掘而来的信息比二手信息更为可信。最后，第三方指的是需要公司以外的第三方提供的信息，比如来自权威数据平台、大型咨询公司发布的行业调查报告等，这些第三方信息的补充可以使结论更为客观、全面。在回答产品定价问题时，你可以首先给出过去三年内市面上同类产品价格的走向。用真实的定量数据判断一个大致的价格区间，接着提供最新的消费者对该产品价格预期的调查结果，使人对用户的消费能力有直观的了解。最后附上竞争对手目前的价格列表，以这三点信息为基础作出判断，使你的假设价格更具说服力，能够经得起质疑。当然，要真正做到定量、一手、第三方三剑合一，需要对方案中的关键细节了如指掌，知其然且知其所以然。只有这样才能在面对提问时有足够的信息资料储备。
总结来说，为了使方案通过，需要在横向逻辑和纵向逻辑两个方面确保思考严谨缜密，使方案条理清晰且容易理解，同时对方案的细节要从定量、一手和第三方的角度做充分了解，以确保方案经得起提问。接下来我们将讨论第二个重点，即如何准确表达，确保方案能够顺利传达给对方。通常情况下，方案的提交场景往往是在会议对话中，在会议中陈述和提交方案，作者认为需要具备两种能力：设计会议的能力和制作商务文本的能力。首先是设计会议的能力，包括明确会议定位和迎合与会者的思维模式。对于明确会议定位，关键在于明确会议要讨论的具体内容和讨论的深度。例如，如果会议定位是讨论下个月咖啡新品的包装问题，结果需要给设计部，那么这场会议就需要销售部、产品研发部、品牌市场部等各部门代表给出相关的具体清晰的意见，以便在会议结束时以纸面方案的形式提供给设计部同事。
为了避免会议讨论偏题，作者提供了三个小方法，包括提前告知会议要讨论的事项和相关信息，将会议定位写在白板上，时刻提醒参与者要点，以及在输出会议总结后再结束会议，以确保会议能够得到想要的结果。设计会议的第二个点是迎合与会者的思维模式，这些与会者可能是要汇报工作的领导，要沟通方案的甲方或是合作项目的同事。迎合与会者的思维模式意味着要顺着参与会议的其他人的思考模式去设计方案，使对方更容易理解。作者建议，在准备方案时应该问一问自己两个问题，第一个问题是应该制作出便于阅读的方案，还是便于倾听的方案？具体考虑会场大小、参会者的人数以及会议时长等因素，如果时间不够充足，参会者需要把资料带走进行后续讨论，那么方案就需要做成便于阅读的形式。而如果会场面积很大，打算用大屏幕进行解说，那么方案就必须做成便于倾听的形式。
第二个问题是，提案是全局纵观派还是连锁把握派？全局纵观派重视横向逻辑，采取开阔的视野，而连锁把握派重视纵向逻辑，更注重因果关系。在陈述中需要依据听众的思维模式设计方案，使对方更容易理解。在与全局纵观派沟通时，应该先给出结论，简明扼要，交代清楚整体情况，逻辑上可以稍微跳跃。而在与连锁把握派沟通时，不要罗列一大堆宏观的内容，而是要条理清晰，一步一步地推理到具体事项上，以避免对方产生抵触情绪。
在制作商务文本的能力方面，作者建议在方案中对关键细节了如指掌，知其然且知其所以然，只有这样才能在面对提问时有足够的信息资料储备。商务文本指的是像PPT会议提要、产品提案等在商务沟通中会用到的文本。一般来说，商务文本包括文字和图片两大部分，其中文字部分主要用于陈述结论、观点和论据。在商务文本中，文字部分的最重要原则是简洁，这可以通过两个诀窍来实现。首先，每一个内容点用三句话说明，主要内容包括描述事实、启发和结论。其次，删除多余的语句，使用概括性词汇，使自己的陈述简洁明了。如果方案中每一页都充斥着文字，那么会显得混乱，难以阅读。因此需要适度添加图表，因为人是视觉动物，图文结合的内容更容易让人理解。
图表主要分为插图和统计图两种，插图可以包括图画、照片等，用于加深听众对某个产品的印象。统计图则包括饼状图、柱状图等，用于清晰展示统计数据，使数字更直观，方便大家阅读。制作好图文并茂的商务文本后，需要用四个标准去检验是否需要修改，这四个标准分别是目的性、新颖性、明确性和方向性。文字是否表达清晰的论点，是否提出新的发现，是否将内容具体表达，以及是否告诉对方接下来应该采取何种行动，这些都是需要检验的关键点。在商务文本的写作过程中，许多人可能会感到自己脑海中有无数的想法，但要将其转述成简短的文字写到PPT上却非常困难，这是很正常的。商务文本的写作需要不断锻炼，没有捷径，只能通过多练习和反复修改来提高。
总结一下，要想顺利将方案传达给对方，需要具备两个关键能力，一个是会议设计的能力，另一个是商务文本制作的能力。只有在会议中顺应对方的逻辑，时刻把握会议要点，并能够将准备的专业文本清晰地讲述给对方，才能成功通过方案。以上就是本书的全部内容，谢谢大家，我们下期见。
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