在档案的政策与法规上，《中华人民共和国档案法》2020年修订新增，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，保障数字资源的安全保存和有效利用。

日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》11月1日起施行。《电子档案管理办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。

《电子档案管理办法》出台是贯彻实施《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，确保电子档案管理工作依法依规开展的重要举措，标志着我国电子档案管理工作迈入新阶段。对推动档案事业创新发展，实现档案现代化，具有重要意义。所以档案数据重要性及时限性近年来均有明确的要求。

近年来，档案管理领域呈现出显著的发展趋势。过去，多数用户主要依赖档案库房来存储实体档案，如今已逐步转向档案电子化。借助数字加工系统，档案得以转化为数字影像，实现了电子化存储。在这一转变过程中，那些文档数量庞大的用户进一步构建综合档案管理系统，使档案平台成为业务平台的数据基础资源库。不仅如此，还有部分用户在档案电子化的基础上迈向了 “档案智能化” 阶段，能够对文档进行转换、添加水印、压缩等多种智能操作。这一系列举措极大地方便了前端业务人员的使用，同时有效减轻了运维人员的工作压力。

电子档案系统安全管理需求

在电子档案管理中，通过多维度技术应用构建高效安全体系：

• 可视化管理维度

借助先进技术手段，对项目进度与服务质量展开实时监控。以直观的可视化数据为依托，针对项目的时间、范围、成本、风险等十大关键因素实施精细化管理，确保项目推进的透明度与可控性。

• 自动化流程维度

RPA流程机器人应用：在数字化加工流程里，从档案扫描起始，历经图像优化、质检，到目录著录、质检，再到档案装订与归档，全过程实现自动化无缝流转。整个环节无需人工手动操作干预，极大地提升了档案服务的整体效率与精准度。

OCR 文字识别助力：运用 OCR 技术自动识别录入各类字段信息，与传统人工录入方式相比，其效率呈指数级提升，且数据准确性更高，为档案信息的快速数字化奠定坚实基础。

AI智能语音录入增效：凭借 AI 智能语音识别功能进行数据录入工作，有效突破传统录入方式的效率瓶颈，进一步加快数字化加工服务进程，满足大规模数据录入需求。

• 图像处理技术保障

基于 IOT（物联网）图像处理技术，针对扫描所得图像展开自动化识别、精准校对、智能纠偏、污渍清除以及质检回退等一系列操作。通过全自动化的图像处理流程，全方位提升档案服务的图像质量与数据可靠性。

• 信息安全维度

在国家档案局专业指导下，精心设立 “三员分立” 的系统管理机制。系统管理员、安全保密员、安全审计员三者之间相互制约、相互监督，形成稳固的安全三角架构，全面保障电子档案信息的安全性。同时，系统具备强大的数据防勒索、智能防泄露以及智能助手等核心能力，为电子档案的存储、传输与使用保驾护航。

构建安全可信的智能电子档案库

大道云行通过电子档案智能化可信存储系统结合AI技术，构建一个完善的电子档案智能化可信存储系统，解决档案数据的存储、数据安全及相应的数据分级管理等方面数据管理相关问题。

数据生命周期管理

为档案数据提供在线+离线两种保存方式，在保证海量档案数据长期保存的前提下，充分节约空间资源，降低整体投入成本。

通过电子档案智能化可信存储系统构建在线存储池，所有档案数据通过采集端保存到在线存储池中。由于所有档案数据均需要进行长期保存，这会对在线存储容量造成很大压力，因此可根据用户对档案在线保存周期及使用的要求对在线存储的档案数据进行有规划的迁移。例如对于5年以内的档案数据保存在电子档案智能化可信存储系统在线存储池中，超过5年的数据通过自定义策略进行数据迁移归档，保存到蓝光库或磁带库中，归档数据可通过自动或手动两种回迁方式进行访问。

对于国产化要求用户，可采用国产化CPU、操作系统及蓝光存储构建全国产化存储系统。

档案数据知识化

通过AI模块，将海量档案数据转化为可利用的知识资源，充分挖掘档案数据价值。

TaoCloud电子档案智能化可信存储系统集成了AI智能助手模块，实现低算力支撑大模型，兼具安全性和效率，适用于资源有限的场景，为智能分析提供稳定支持。通过该功能，可对海量档案数据进行智能分析、识别及知识化处理，根据不同类型、内容形成知识库，结合知识推荐、答案自动生成等技术实现与档案利用人员的信息互动，从而更加智能的进行数据检索和分析利用。

档案数据的安全管理

结合AI技术，保障存储的档案数据是加密、安全和不可篡改的。

档案数据的安全是电子档案系统中最为重要的需求，TaoCloud电子档案智能化可信存储系统结合了各种先进的数据安全保护技术，充分保证档案数据的安全。

数据防勒索

以低成本构建创新的防勒索方案，基于进程和存储可信映射技术，有效阻止恶意攻击，不依赖病毒特征库，主动性防御，降低维护和更新成本。

商业秘密保护

自动分类和分级商业秘密，提供全生命周期的痕迹记录，确保在泄露事件后可以迅速溯源和取证，全面保护核心信息资产。通过自动分类分级能力梳理数据资产，识别潜在数据风险，实现数据、人员、事件视角的多维风险评估，帮助企业实施精准的数据安全管控。

智能防泄漏

超越传统DLP，实现实时外发数据控制，结合自动化分类分级能力，提供事中拦截与事后审计，弥补TDE的缺陷，全方位确保数据不被泄露。

数据安全评估

通过自动分类分级能力梳理数据资产，识别潜在数据风险，实现数据、人员、事件视角的多维风险评估，帮助企业实施精准的数据安全管控。

攻克档案数据存管用难题

TaoCloud电子档案智能化可信存储系统通过分布式存储系统与AI技术的完美结合，解决了海量档案数据保存的空间合理化利用、档案数据的价值体现以及数据安全管理等方面的难题，实现了对档案数据的存、用、管全方位服务。为电子档案系统建设提供了有效的技术支撑。

海量存储

多方式存储保障海量档案文件的永久存储。同时XDFS分布式系统和蓝光/磁带库存储可实现对于数据存储的按需扩展、平滑升级。

安全可靠

系统全自主研发，同时支持国产化环境的应用及部署，完全自主可控。通过防勒索、数据加密、权限控制、身份认证、日志审计等各种方式实现安全管理，保证系统的安全可靠。

技术先进

方案采用SDS软件定义存储、AI人工智能等业界先进的技术，并结合档案工作业务推出多项创新功能，为用户带来智能、便捷的档案管理体验，满足用户多元的个性化需求。

完整存储 安全防护

随着《电子档案管理办法》的出台，电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性以及保存时长均有了法律依据。在此背景下，电子档案业务场景中分布式存储解决方案的优势愈发凸显。它在存储容量、安全性、可用性、检索效率和数据管理等多个关键方面展现出卓越性能，为电子档案业务的高效与稳定运行提供了坚实有力的支撑。这种支撑作用体现在保障档案数据完整存储、安全防护、随时可用，同时还能实现快速检索和高效管理，让电子档案业务在合规的框架下有序开展。